お役立ち情報

こんにちは！法人パーティープロデュースの「NEO FLAG.」です。

新年度を迎え、今年の社内イベントの企画やスケジューリングを考え始めた幹事様も多いかもしれません。

歓迎会や送別会、懇親会など、年間を通してさまざまな社内イベントが催されます。

しかし、どの社内イベントも潤沢な準備期間があるか否かは別の話。中には、「社内イベント開催まで約１ヶ月しかない！」と焦りながらドタバタ準備を進めた経験がある幹事様もいるのではないでしょうか？

今回は、イベントのプロの視点から「１ヶ月で社内イベントを企画・準備する方法」について解説します。

2000件超えの実績！イベント会社NEO FLAG.なら“準備期間1ヶ月”でも大丈夫

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

社内イベントをはじめとするさまざまなイベントで、多くの企業・団体様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのノウハウや実績も豊富です。イベントの企画から当日運営までを幅広く手掛けることもあり、限られた期間で企画・準備するイベントの対応も可能です。一般的なイベント運営マニュアルにはない、プロの視点からお客様のお悩みを解決します。ぜひご相談くださいね。

【通常版】社内イベントの企画・準備のスケジュール

まずは、「通常時の社内イベントの企画・準備のスケジュール」からご紹介します。

以下は、最も一般的な半年〜５ヶ月程前からイベントの企画・準備に取り掛かる際のタイムスケジュールです。

【通常スケジュール】イベント概要

開催趣旨	周年記念パーティー
開催形式	リアルイベント
会場	ホテル
参加人数	約200名
プログラム詳細	5ヶ月間で作り上げた幹事の思いが伝わる創業50周年記念パーティー(株式会社ユニティ様)

企画・準備スケジュール

1. 《5ヶ月前》 面談＆成約
2. 《4ヶ月前》 プロジェクトメンバーのキックオフミーティング
3. 《3ヶ月前》 会場見学＆試食、進行＆アイテム打合せ
4. 《2ヶ月前》映像打合せ＆フォトブース打合せ
5. 《1ヶ月前》 最終打合せ（司会、BGM）
6. 《2週間前》 登壇役員動きすり合わせ

上記は、実際に当社をご活用いただいたお客様の例です。そのため、イベント会社を外注した際のスケジューリングとなります。

５ヶ月前にお問い合わせをいただき、イベントプランナーを交えて面談。イベントの概要を伺ったのち、ご成約→企画・準備に移行しました。

幹事様チームとのキックオフミーティングでイベントの企画について詳しく話を詰め、その後の準備を進めます。３ヶ月前には会場見学やイベント当日に参加者に提供する料理の試食、プログラム&進行内容のすり合わせを実施しました。

こちらのお客様は、プログラム内に「映像上映」が含まれていたため、映像に関する打ち合わせも別途実施しています。

イベント本番約１ヶ月前に、当日の司会者を含めた最終打ち合わせを行います。ここで段取りや台本の最終的な内容を固め、イベント当日に備える段取りです。

【1ヶ月版】社内イベントの企画・準備のスケジュール

次に、「準備期間１ヶ月版の社内イベントの企画・準備のスケジュール」をご紹介します。

イベント概要

開催趣旨	社内懇親会
開催形式	リアルイベント
会場	イベント会場
参加人数	約100名

【1ヶ月前】企画・準備スケジュール

1. 《1ヶ月前》 面談＆成約
2. 《１ヶ月前》TODO確認
3. 《3週間前》 進行打合せ＆手配物決定
4. 《2週間前》 進行詳細打合せ
5. 《1週間前》 最終打合せ（司会、BGM、照明）

まずは、お問い合わせから。成約後に、イベント準備にまつわるTODO確認に取り掛かります。当社の場合、イベントプロデューサーが幹事様と二人三脚で準備を行います。

イベント本番3週間前には、プログラムの内容と各種手配物を確認。印刷物や景品など、手配に時間がかかるものについては、この段階で決定し、すぐに発注をかけます。

2週間前には、イベントの進行詳細を打ち合わせします。進行の段取りについて詳細をすり合わせ、内容を確定させます。

最終打ち合わせは、本番１週間前です。司会者も交えて、最後の段取り確認を行います。また、イベント本番で流すBGMや照明のタイミングについてもここで相談し、決定します。

上記とは異なりますが、当社のお客様で「１ヶ月の準備期間で本番を迎えたイベント事例」もございます。ぜひ参考にしてみてくださいね。

社内イベント本番1ヶ月前に幹事がすべきこと

ここからは、「１ヶ月前から社内イベントを企画・準備する方法」について、順を追って説明します。

まずは、社内イベント本番１ヶ月前に幹事がすべきことです。

１ヶ月前に幹事がすべき8つのポイント

本番１ヶ月前は、「決めなければならないこと」がたくさんあります。それは大きく分けて以下8つのポイントです。

1. 参加人数を把握する
2. イベントの趣旨を決める
3. 会場を決める
4. 料理を決める
5. 会場のレイアウトを決める
6. イベントでやりたいこと/やりたくないことを洗い出す
7. 幹事チームを決める
8. 予算を決める

その１：参加人数を把握する

まずは、イベントの参加人数を把握しましょう。全社員参加型ではない場合、参加を呼びかける対象者を選定するのも幹事の役割です。

以下を参考に、参加対象者とその人数を明確化させましょう。

社内の参加者	社員/社長や役員/一部の部署のメンバーのみ　など
社外の参加者	顧客/取引先/社員の家族　など

その２：イベントの趣旨を決める

次に、イベントの趣旨を決めましょう。「何を目的としたイベントなのか」を軸に、イベントのテーマを決定します。

例えば…

• 新入社員との懇親を図りたい…歓迎会、ウェルカムパーティー
• 新社長就任を機に新たな方向性を示したい…社員総会
• 部署間の交流を深めたい…合同懇親会　など

その３：会場を決める

参加人数と趣旨が決まったら、イベントを開催する会場を決めます。

イベント会場には以下のような選択肢があります。

社内の会場	大規模共有スペース／社員食堂／会議室／社内のホール
イベントスペース	中規模イベントスペース／大規模イベントスペース
レンタルスペース	少人数向けレンタルスペース
ホテル	小宴会場／中宴会場／大宴会場
その他	飲食店／屋外会場／グラウンド／体育館

以下の記事では、社内イベント会場について詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてくださいね。

その４：料理を決める

会場決定後、参加者に提供する料理を決めましょう。

社内イベントでは、ケータリングやホテルのビュッフェ、フルコースを提供するのが一般的です。参加人数や趣旨、予算にマッチする料理を選びましょう。

その５：会場のレイアウトを決める

会場内のレイアウトを決めるのも幹事の役割です。

テーブルの配置、入り口や受付からの動線など、さまざまな点を考慮した上で、会場内のレイアウトを決めると良いでしょう。

その６：イベントでやりたいこと/やりたくないことを洗い出す

次は、イベントのプログラム内容を決める際に重要なポイントとなる「イベントでやりたいこと/やりたくないこと」の洗い出しです。

社内イベントの場合、明確な趣旨のもと開催されるケースがほとんど。例えば、社内表彰式なのに、「ゆるゆるっと進行する締まりのない演出」を求める幹事様は少数派です。

このように、イベントの雰囲気も含めて、やりたいこと/やりたくないことを考えるのがおすすめです。

その７：幹事チームを決める

多くの場合、社内イベントは複数名の幹事チームで企画・準備・運営されます。そのため、主幹事を務める方は、幹事チームを結成しましょう。

以下の役割分担記事を参考に、

• どのような役割が必要か
• そのためには何名の幹事チームを結成すればいいか

考えてみてくださいね。

その８：予算を決める

社内イベントにかかる予算決めも同時並行で行いましょう。

「予算から逆算してイベントのプログラムを決める方法」と「イベントのプログラムからおおよその予算を割り出す方法」があります。

以前開催された社内イベントの予算表などがあれば参考にしてみてもいいかもしれません。

社内イベント本番3週間前に幹事がすべきこと

次に、「社内イベント本番３週間前に幹事がすべきこと」をご紹介します。

３週間前に幹事がすべき5つのポイント

この時期は、参加者への案内や具体的な準備がスタートするタイミングです。

1. 参加者へ案内メールを送る
2. 手配物の決定
3. 景品やギフト選定&確定
4. 進行プログラムの確定
5. 登壇者確定

その１：参加者へ案内メールを送る

参加者へ社内イベントの案内メールを送りましょう。参加する方が社員のみであれば、メール連絡でOK。以下の内容を盛り込みましょう。

1. 幹事/運営チームの挨拶
2. 会の趣旨・概要
3. 開催日時
4. 会場
5. 会費
6. 参加可否の〆切
7. 服装

その２：手配物の決定

イベント本番３週間前は、各種手配物の準備も急ぎ進める必要があります。

例えばケータリングやドリンク類、配布するフライヤーや冊子の作成・印刷、会場内に設置するテーブルなど。

まずは備品や手配物リストを作成し、それに基づいて準備を進めると抜け漏れを防止できるので安心です。

その３：景品やギフト選定&確定

社内イベントでは、景品やギフトを贈ることも多々あります。

景品	ゲームやレクリエーションに勝利した方に向けたプレゼント
ギフト	参加者全員に配布する手軽な贈り物、ノベルティ類など

景品贈呈やギフト配布が伴う社内イベントの場合は、その選定と準備をする必要があります。本番３週間前であれば十分間に合うので、予算に応じて決めると良いでしょう。

その４：進行プログラムの確定

イベントの進行プログラムを確定させましょう。会の冒頭から最後まで、タイムスケジュールに則ってプログラム内容を決めていきます。

例えば、社内表彰を伴う懇親会であれば、以下のようなプログラムが一般的です。

1. オープニング映像の上映
2. 司会者挨拶&進行スケジュールの説明
3. 乾杯
4. お食事スタート
5. レクリエーション①
6. 《1回目》歓談
7. レクリエーション②
8. 《2回目》歓談
9. レクリエーション③
10. 《3回目》歓談
11. 表彰式
12. 閉会式

その５：登壇者確定

イベントにゲストを呼ぶ際は、登壇者を確定する必要があります。登壇者のスケジュール上の都合もあるため、３週間前に決めるのがギリギリのタイミング。そのため、登壇者のめどがついたら、早めに連絡をし、当日の予定をおさえてもらいましょう。

登壇者確定後、イベントの進行内容や登壇時間、会場などの情報を伝えます。その際、会場の場所に加え、駐車場や控室の情報も併せて伝えると◎

また、社内イベントの進行をプロの司会者に依頼する際は、この時期に依頼をかけておくと安心です。

社内イベント本番2週間前に幹事がすべきこと

いよいよ社内イベント本番当日が近づいてきました。「社内イベント本番2週間前に幹事がすべきこと」をご紹介します。

2週間前に幹事がすべき2つのポイント

1. 進行プログラムの詳細決定
2. 会場へ参加人数や料理の必要数を連絡

その１：進行プログラムの詳細決定

イベントの進行プログラムの詳細を決定しましょう。

例えば、レクリエーションやゲームの内容、お祝いの言葉などのスピーチがこれにあたります。さらにこれらにかかる所要時間を割り出し、タイムスケジュール化しましょう。そしてこの情報をもとに、進行台本を作成します。

その２：会場へ参加人数や料理の必要数を連絡

イベント本番２週間前は、開催する会場との連携も行わなくてはならない時期。

参加人数が確定し次第、会場に連絡をしましょう。また、ホテル等で料理を提供してもらう際は、会場の規定に則って事前連絡を行わなければならないので注意が必要です。

社内イベント本番1週間前に幹事がすべきこと

社内イベント当日まで１週間！「社内イベント本番1週間前に幹事がすべきこと」をご紹介します。

1週間前に幹事がすべき4つのポイント

1. 司会者への希望を考えておく
2. 進行台本に目を通す
3. BGM＆照明の確認
4. 会場への事前搬入/荷物配送の確認

その１：司会者への希望を考えておく

社内イベントの司会進行を務める司会者に、どのようなMCをして欲しいのか事前に考えておきましょう。

例えば、以下のような内容です。

• わいわい盛り上げて欲しい
• 歓談タイムで社員インタビューをして欲しい
• 新入社員にスポットを当てる一言が欲しい
• 社長挨拶のタイミングで社員の注目を集めたい　など

幹事様がイベントに求める雰囲気、空気感を事前に伝えることで、それにマッチする進行を提案してもらえます。

その２：進行台本に目を通す

作成したイベントの進行台本を確認しましょう。主に以下のポイントをチェックします。

• 時間やプログラムの内容に誤り/ズレがないか
• 登壇者の情報に誤りはないか
• 準備物に不足はないか
• 無理のない進行になっているか　など

その３：BGM＆照明の確認

イベント本番１週間前には、BGMや照明の確認も必要です。以下のポイントを確認すると良いでしょう。

BGMの確認

1. 音源の準備はできているか
2. 音響機材の準備はできているか
3. BGMを流すタイミングは決まっているか

照明の確認

1. 照明機材の準備はできているか
2. 照明を当てるタイミングは決まっているか

その４：会場への事前搬入/荷物配送の確認

イベントでは、たくさんの配布物や準備物を搬入することが多々あります。その際は、事前に会場へ直納してもらったり、幹事自らが発送することも。

会場に迷惑をかけないためにも、事前搬入や荷物配送についてあらかじめ確認をしておくのが良いでしょう。

社内イベント本番3日前に幹事がすべきこと

社内イベント本番当日はもうすぐです。「社内イベント本番3日前に幹事がすべきこと」をご紹介します。

３日前に幹事がすべき2つのポイント

1. 欠席者が出た場合の対応を考えておく
2. 手配物の到着確認

その１：欠席者が出た場合の対応を考えておく

当日急きょ参加者や登壇者が欠席となる可能性があります。特に、風邪やインフルエンザが流行る冬場は、珍しい事態ではありません。

そのため、幹事は欠席者が出た場合の対応策を考えておかなければなりません。

料理の数量変更や空席になった座席をどうするかなど、対策を考えたのち、幹事チーム内で共有しましょう。

その２：手配物の到着確認

事前に手配した準備物の到着確認をしましょう。例えば、以下のようなものです。

• 景品
• プチギフト
• ノベルティ
• 配布する印刷物
• BGM音源
• 座席表
• クローク札　など

社内イベント本番前日に幹事がすべきこと

明日は社内イベント本番！「社内イベント本番前日に幹事がすべきこと」をご紹介します。

前日に幹事がすべき2つのポイント

1. 体調を整える
2. 会場入り時間の最終確認

その１：体調を整える

社内イベントは翌日に迫っています。幹事は準備から運営まで携わらなければならないため、イベント終了後まで気が抜けません。そのため体調を崩した状態で臨むのは御法度です。

体調を万全に整え、イベント当日を迎えられるのがベストですね。

その２：会場入り時間の最終確認

翌日のイベント会場に入る時間を最終確認しましょう。イベント当日はどうしてもバタバタとするもの。入り時間を間違え、数十分遅刻すると命取りになりかねません。

そのため念には念を入れ、イベント前日に会場の入り時間を確認しておきましょう。

社内イベント本番当日に幹事がすべきこと

社内イベントの当日です。幹事チームは参加者よりも少し早く会場入りし、段取りや最終確認をしなければなりません。

では、「社内イベント本番当日に幹事がすべきこと」をご紹介します。

当日に幹事がすべき２つのポイント

1. リハーサル
2. タイムキープ

その１：リハーサル

本番前にリハーサルを行います。イベントで予定している内容がしっかり実現出来るか、事前リハーサルを通して確認します。全体の流れだけでなく、BGMや照明のタイミングも併せて確認しましょう。

その２：タイムキープ

イベントがスタートしたら、時間通りに進行できているかタイムキープをするのも漢字の役割です。もし進行がおしてしまい、終了予定時刻が大幅に過ぎたら、追加で会場費を請求されることも。そのためオンタイムで進行できるように気を配りましょう。

また、気にしなければならないのは、時間だけではありません。

イベントの参加者の様子もこまめにチェックし、楽しめているかどうか確認すると良いでしょう。

社内イベントの準備&企画は1ヶ月前でも間に合う。でも…

ここまで約１ヶ月で社内イベントを企画・準備する際の段取りについて解説してきました。

ご一読いただいた通り、社内イベントの企画&準備は1ヶ月前でも間に合います。しかし、通常業務と同時並行的に準備を進めなければならないため、幹事様の負担はとても大きなものとなるでしょう。

特にイベント運営に不慣れな場合は、準備不足も相まって本番当日のハプニングにつながりかねません。

そのため、約１ヶ月程度の短い期間でイベントを開催する際は、イベント会社に外注するのがおすすめです。過去に豊富なイベント経験を積んでいるイベントプロデューサーと一緒に、イベントの企画・運営を行うのです。負担軽減だけでなく、イベントの成功にもつながるでしょう。

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