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こんにちは！法人パーティプロデュースの「NEO FLAG.」です。

当社には、表彰式や社内懇親会などあらゆるイベント/パーティーを開催したい幹事様・主催者様よりお問合せがあります。

ご相談内容の中で特に多いのが、「去年or前回は社内のメンバーのみで運営したがとても大変だった…」というもの。

今回は、「イベント運営時のチーム編成」について詳しくご紹介します。

イベント運営の役割分担【準備編・当日編】を読んでわかること

1. イベント運営時のチーム編成
2. 運営チームの必要人数
3. イベント運営時の役割分担
4. イベント準備をする際の各係の仕事内容
5. イベント当日の各係の仕事内容　など

イベント関連サービスを複数手掛けるNEO FLAG.がマニュアルにはないプロの視点からノウハウをお届け

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

社内イベントでも多くの企業・団体様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのアイデア&ノウハウも豊富です。一般的なイベント運営マニュアルにはない、プロの視点からお客様のお悩みを解決します。イベント運営の役割についてもぜひご相談くださいね。

社内イベントにおけるイベント運営チームとは

イベント運営チームとは、「イベントやパーティを運営する幹事・主催者のチーム」を意味します。

社内イベントを開催する場合、社内のメンバーを中心とした運営チームを結成し、準備や当日の進行を担当します。これがいわゆるイベント運営の役割分担です。

社内イベント運営チームに必要なスタッフの人数

参加者が20,30人程度の小規模なイベント(チームの打ち上げ、部署の送別会など)は、1,2人の幹事が中心となり、運営します。しかし、数十、数百人が参加するイベントは、そうはいきません。

イベントをスムーズに進行し、成功を収めるためには、最低でも5,10名程度の運営チームスタッフが必要といえるでしょう。

イベント運営チームの役割分担は「準備」と「当日」で変わる

ここからは、イベント運営チームの役割分担について、解説します。

社内イベントの運営時、運営チームには、「準備」と「当日」の2つの軸でそれぞれ異なる仕事が発生します。

イベント準備時の仕事

運営チームのイベント準備時の仕事は、企画・集客・準備の3つに分けられます。

運営チームでは、スケジュールやイベントの趣旨・目的に合わせて、以下のような仕事をしなければなりません。

仕事１：イベントの企画

開催趣旨や目的から逆算し、イベントの名称、テーマなどを設定し、企画を固めます。企画決定後、進行プログラムや余興などの詳細を決めます。

仕事２：イベントの集客

社内イベントの場合、参加者の多くは自社の社員です。そのためこの場合の集客は、「社員の参加」を意味します。

多くの社員に参加してもらうことを目標に、掲示物やメールなどのツールを効果的に用いて広報活動を行います。

仕事３：イベントの準備

イベントには、たくさんの準備物が必要です。また、参加者満足度の高いイベントにするためには、徹底した準備が必要です。

備品や開催に必要な物品のリストアップから、ケータリング&会場の手配、ゲストのブッキングなど、スタッフで役割を分担し、準備にあたります。

イベント当日の仕事

運営チームのイベント当日の仕事は、「イベントをスムーズに進行させ、参加者満足度の高い空間を作り上げること」です。

そのためには、会場での運営チームメンバー間の連携が必要不可欠です。ステージや受付、会場外、控室周りなど、各所にスタッフを配置し、時にはリアルタイムで連絡を取り合いながら、イベントを進行します。

詳しいイベント運営の役割分担については、後述しますね。

イベント準備時の役割分担

ここからは、イベント準備時の役割分担について詳しくご紹介します。

準備時の役割は、主に以下です。

1. 運営チームリーダー
2. 会場係
3. 手配係
4. 景品・備品準備係
5. 制作物係
6. 広報係

各役割を1名ずつ担当するとして、イベント運営チームには最低でも6名以上が必要なことがわかります。

各役割が担う仕事内容は以下のとおりです。

イベント準備時の役割分担その１：運営チームリーダー

人数	1名
主な仕事	イベントの準備や全体の統括、予算管理を行う

イベントの「運営チームリーダー」は、会全体のまとめ役です。

多くの場合、イベントの詳細な企画は、運営チームのメンバーで話し合い、決定します。チームリーダーは、開催趣旨や目的を正しく理解し、予算内で最適なイベントを実現できるようメンバーを導く必要があります。

イベントの企画が決定したら、当日までのスケジュールや準備物を確認し、各メンバーへタスクを割り振ります。

イベントがスムーズに進むよう、進行台本を準備するのも運営チームリーダーの仕事です。

イベント準備時の役割分担その2：会場係

人数	1,2名
主な仕事	イベント会場の選定、会場運営会社とのやりとりなど

「会場係」は、イベント会場に関する全てを担当する役割です。社外のレンタルスペースや大規模イベント会場、ホテルなどで開催する際は、必須のポジションです。運営チームと会場運営会社のやりとりを行う係です。

会場係の仕事は、会場探しからスタート。収容人数やイベントの企画、参加者の移動などを考慮しつつ、会場を選ぶ必要があります。

おおよその会場の目星が付いたら、会場係は運営チームリーダーとともに会場の下見に行きます。その際、導線や会場内ルール、空き状況を確認。イベント開催に最適な会場かどうか判断します。

イベント準備時の役割分担その3：手配係

人数	2名〜
主な仕事	各種準備物、イベント登壇者の手配

「手配係」は、イベントに必要な各種準備物の手配を行う係です。イベントの準備物と一言で言っても、さまざまなものがあります。

手配係は、例えば以下のような物品・ゲストを手配します。

参加者の飲食に関する準備物

• ケータリング
• ドリンク

イベントの演出に関する準備物

• 景品
• 賞状やトロフィー(表彰を伴うイベントの場合)
• 登壇者の衣装
• 空間装飾品(装花など)

登壇者の手配

• 司会者
• ゲストスピーカー(著名人、文化人など)
• 余興用のパフォーマー(マジシャン、ミュージシャンなど)

イベント準備時の役割分担その4：備品準備係

人数	1名
主な仕事	イベントで使用する備品や機材の準備、手配

「備品準備係」が担当するのは、イベント当日に使用する備品や機材の準備と手配です。

例えば、イベントで映像を放映する際、プロジェクターやスピーカー、スクリーンなどの機材が必要です。会場の中には、このような機材設備がない場合も。その際は、外部のレンタル業者から借りる必要があります。

備品準備係は、イベントの演出・進行などから当日必要な備品と機材をリストアップし、手配の段取りを進めましょう。

イベント準備時の役割分担その5：制作物係

人数	1名
主な仕事	イベント告知や演出で用いる制作物を作る

社内イベント開催時は、参加対象者に向けた告知も行う必要があります。「制作物係」は告知に用いられる、ポスターやメール文面、バナーなどを作る係です。

上記とは別に、イベント当日に流す映像やスライドの制作も制作物係が担当します。そのためクリエイティブ職の社員を担当者にすると良いでしょう。

イベント準備時の役割分担その6：広報係

人数	1,2名
主な仕事	イベント告知や参加促進施策を行う

「広報係」は、イベント告知を主に担当します。社内イントラやメールを用いて情報発信をしたり、オフィス内にポスターなどの掲示物を設置し、社員の興味関心を高めます。

また、イベント後に参加者アンケートを集計し、社内で共有するのも広報係の大切な役割。参加者満足度や率直な感想を社員にフィードバックすることで、次回のイベントに対する期待値を上げることができます。

イベント当日の役割分担

次は、イベント当日の役割分担について詳しくご紹介します。

主に以下の通りです。

1. 統括ディレクター
2. 司会者
3. ステージ係
4. 会場係
5. 誘導係
6. 受付係
7. 機材担当者
8. カメラマン

各役割が担う仕事内容は以下のとおりです。

イベント当日の役割分担その1：統括ディレクター

人数	1名
主な仕事	イベント全体の進行管理

「統括ディレクター」は、イベント全体の進行管理を担う大切な役割です。そのため、会の全体像を把握している、イベント準備時の「運営チームリーダー」が兼任することが多いですね。

イベント開催時は、前日もしくは当日にリハーサルを行います。統括ディレクターは、リハーサルにも参加し、会の進行状況や照明、音響などの最終調整・チェックを行います。

当日もイベントをスムーズに進行させるため、関係各所と連携を取り合います。

そのため統括ディレクターは、イベント全体の進行をにぎっている存在だといえるでしょう。

イベント当日の役割分担その2：司会者

人数	1,2名
主な仕事	ステージで司会進行を行う

「司会者」はその名の通り、イベントで司会進行を行う役割。プログラムの内容を発表したり、ゲストを呼び込んだり、イベント全体の空気感を作るキーパーソンでもあります。

また、外部の会場で行う場合、借りられる時間にも限りがあるため、司会者は進行がおさないよう留意しながら行う必要があります。

「司会者が会場内の参加者のもとを回ってインタビューする」「3時間以上に及ぶ長時間のイベント」などの場合は、司会者2名体制で行うと安心でしょう。

イベント当日の役割分担その3：ステージ係

人数	1,2名
主な仕事	ステージ上で行われるプログラムで必要な補助を行う

「ステージ係」は、イベント本番時にステージ袖やステージ下に待機し、進行上必要な補助を行う役割です。

例えば…

• ゲスト、登壇者へマイクを渡す
• ステージ転換を行う
• スピーカー用のスタンドマイクを出す
• 登壇者へ渡す景品を用意する　など

イベント当日の役割分担その4：会場係

人数	1名
主な仕事	会場運営会社担当者とのやりとりをする

「会場係」は、会場サイドとのやりとりを担当する係です。

イベント当日は、多くの参加者が訪れるため、会場内でのトラブルが発生することも少なくありません。

「会場内の駐車禁止エリアに車が停まっている」「会場内の空調設備を調整してほしい」「急きょマイクがもう1本必要になった」など、会場運営会社と連携を取る必要がある場面では、会場係が間に立って調整を行います。

イベント当日の役割分担その5：誘導係

人数	〜5名(※会場によって異なる)
主な仕事	参加者の誘導を行う

「誘導係」は会場内外の参加者誘導を行います。例えば以下のような場所に、誘導係を配置するケースが多いです。

駐車場	車で来場した参加者の誘導
メインエントランス	エントランス〜会場への道順案内
ロビー階エレベーター前	会場がある階を案内
会場内共有スペース	同施設に他の利用者がいる場合、参加者が迷わないよう自社のイベント会場を案内する

イベント当日の役割分担その6：受付係

人数	3,4名
主な仕事	参加者の受付を行う

「受付係」は、イベント会場外のロビーに受付台を設置し、参加者の受付を行います。受付係の仕事内容は、名簿をもとに名前を確認したり、配布物を手渡しするなどです。

イベント当日の役割分担その7：機材担当者(音響、照明)

人数	1,2名
主な仕事	音響や照明設備などの機材担当者

自社の運営メンバーで音響や照明を行う場合、「機材担当者」が必須です。リハーサルで各機材を設置し、ボリュームや明るさ、タイミングを調整します。

しかし音響や照明機材の中には、プロでなければ設定が難しいものも。会場によっては、その会場が提携している音響、照明会社からスタッフを派遣してもらえます。

だからといって、運営チーム側の担当者が不要ということではありません。使用する音源を用意し流すタイミングを指示するなど、スタッフと連携をとりながら進行しなければならないため、必ず機材担当者を用意しましょう。

イベント当日の役割分担その8：カメラマン

人数	1,2名
主な仕事	記録用の写真、動画撮影を行う

イベントには「カメラマン」も必要です。会の様子を記録しておけば、参加者である社員たちに喜ばれるだけでなく、採用や広報活動にも役立てられます。

社内でカメラが得意な社員を任命するほか、外部のプロに依頼する方法もあります。

イベントを成功に導くには、適切な役割分担と人手が必要

ここまで、イベント運営チームの役割分担について詳しく解説してきました。

イベントの規模や会場の広さ、企画内容によって異なる箇所はありつつも、「こんなに役割がある上、人手も必要なんだ…」と驚いた方も多いかもしれません。

確かに、イベントを成功に導くには、適切な役割分担とそれなりの人手が必要です。

社内メンバーのみでイベントを開催する際、上記の役割分担で挙げたすべてを社内で完結させなければなりません。しかもイベントの準備は、毎日の業務と同時並行的に行う必要があります。

NEO FLAG.では、数々の大規模社内イベントプロデュースを手がけてまいりました。上記のようなイベントにまつわる全てを代行することが可能です。

イベントの準備や段取りに不安がある方は、ぜひお気軽にご相談くださいね。

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