お役立ち情報

こんにちは！法人パーティプロデュースの「NEO FLAG.」です。

当社には、さまざまな形式の社内イベントに関するお問合せが寄せられます。

例えば…

• 参加人数300名以上の社内表彰式
• 身内だけで行うアットホームな内定式
• 全社員参加型の大規模忘年会　など

これら社内イベントの幹事/主催者に抜擢された際、まず考えなければならないのが「会場」です。

今回は、「社内イベント会場選びのポイント」について詳しくご紹介します。

社内イベントの会場選びで幹事/主催者が悩むポイント

• どのエリアの会場にすれば参加者の負担にならないか
• 社外のスペースを借りても、イベント予算内におさまる？
• そもそもどのような会場で社内イベントができるのかわからない
• 参加人数が1000人を超えそう。どんな会場で開催すればいい？　など

「社内イベント会場選びで必ずチェックすべきポイント」を読んでわかること

1. 社内イベント会場の種類
2. 各イベントにマッチする会場
3. イベント会場の収容人数
4. 会場を決める際にチェック&注意すべきポイント　など

イベント関連サービスを複数手掛けるNEO FLAG.は、会場選びのポイント&注意点に関するノウハウも豊富

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

社内イベントでも多くの企業・団体様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのアイデア&ノウハウも豊富です。また、会場選びに関するポイント、注意点も把握しています。一般的なイベント運営マニュアルにはない、プロの視点からお客様のお悩みを解決します。ぜひご相談くださいね。

社内イベントの会場その1：自社内の会場

まずは、「自社内の会場」です。本社や支社など、自社の社屋内を会場に社内イベントを行うケースもあります。

自社内を会場に設定する際、よく使われる場所が以下です。

1. 大規模共有スペース
2. 社員食堂
3. 会議室
4. 社内のホール

大規模共有スペース

収容人数	30人〜200人程度
イベント規模	小規模イベント、中規模イベント
おすすめイベント	社内懇親会、歓迎会、忘年会、季節イベント など

リフレッシュルームや多目的スペースが社内の大規模共有スペースにあたります。社員研修用のセミナーや内定者フォロー、一般の方向けイベントなどで使用している企業も多いかもしれません。

十分な広さを生かしたイベント演出をする企業もたくさんあります。

社員食堂

収容人数	50人〜300人程度
イベント規模	小規模イベント、中規模イベント
おすすめイベント	社内懇親会、歓迎会、忘年会、季節イベント など

社員食堂を社内イベント会場に設定するケースもあります。

場所と設備を活かして「クリスマスパーティだから、社員食堂メニューもクリスマス仕様にして参加者に提供する」などの演出もできます。

会議室

収容人数	50人程度
イベント規模	小規模イベント
おすすめイベント	社内懇親会、歓迎会、送別会 など

自社内の会議室で行う社内イベントもあります。

部署やチーム単位の小規模な打ち上げから、全社員が参加する歓迎会など、会議室の広さに合わせて様々な社内イベントを行うことができます。

社内のホール

収容人数	200人以上
イベント規模	小規模イベント、中規模イベント、大規模イベント
おすすめイベント	内定式、入社式、表彰式 など

企業の中には、社内にホールがあるケースもあります。社員総会や表彰式など、フォーマルなイベントにも対応できる会場です。

自社内の会場で社内イベントを行うメリット

1. 会場費がかからない
2. 機材や設備など、社内のものを流用できる
3. 参加者の移動がないためラク　など

自社内の会場で社内イベントを行うデメリット

1. 会場内に十分なスペースがない
2. 普段と景色が変わらないため非日常感を演出することが難しい
3. イベント内容の演出に限界がある(例：大きなスクリーンに映像を投影させたいが、スクリーンがない)　など

社内イベントの会場その2：イベントスペース

2つ目は「イベントスペース」です。大手不動産会社や管理会社は、イベントスペースとして会場を貸し出しています。多くの場合、時間貸しで、数時間/半日単位でその会場を貸切ります。

大会議室のような雰囲気のところもあれば、大型スクリーンや照明などの設備が充実しているところもあり、イメージや使い勝手はさまざまです。

イベントスペースは、大きく２つに分類されます。

1. 中規模イベントスペース
2. 大規模イベントスペース

中規模イベントスペース

収容人数	100人〜500人程度
イベント規模	中規模イベント、大規模イベント
おすすめイベント	表彰式、周年記念パーティ、出版記念パーティ など

収容人数が数百人ほどのイベントスペースは、いわば「中規模イベントスペース」です。

中小企業が開催する全社員参加型の社内イベントにはちょうど良いサイズかもしれません。

大規模イベントスペース

収容人数	〜2000人程度
イベント規模	大規模イベント
おすすめイベント	展示会、全社員参加型イベント など

1000人以上の収容人数を誇る会場は、大規模イベント会場です。

ここまで広い会場だと、複数社が集う展示会や一般の方向けイベント、大企業の全社員参加型イベントなど、さまざまなイベントに対応できます。

イベントスペースを会場に社内イベントを行うメリット

1. 目的に合わせた会場を選べる
2. 参加予定人数に合わせた会場を選べる
3. イベントの内容・演出の幅が広がる　など

イベントスペースを会場に社内イベントを行うデメリット

1. 会場費がかかる
2. イベント会場によっては、別途費用が発生する可能性がある
3. 社外のため参加者は移動の手間がある　など

社内イベントの会場その3：レンタルスペース

小規模な社内イベントに最適なのは「レンタルスペース」です。こちらもイベントスペース同様時間貸しで、数時間/半日単位でその会場を貸切ります。

収容人数	20〜80人程度
イベント規模	小規模イベント、中規模イベント
おすすめイベント	社内懇親会、歓迎会、打ち上げ など

レンタルスペースの広さはさまざまですが、多くの場合、収容人数は数十人ほど。そのため、社内懇親会や打ち上げなどの小規模社内イベントに向いています。

中には、インテリアに凝った場所もあるので、「写真をたくさん撮りたい」、「おしゃれな雰囲気を楽しみたい」などの希望がある場合はおすすめです。

レンタルスペースを会場に社内イベントを行うメリット

1. 目的に合わせた会場を選べる
2. 参加予定人数に合わせた会場を選べる
3. おしゃれなインテリアを活かした写真が撮れる　など

レンタルスペースを会場に社内イベントを行うデメリット

1. 会場費がかかる
2. 空き状況によって、希望の会場が借りられない可能性がある
3. 設備や機材は持ち込み必須の会場も多い　など

社内イベントの会場その4：ホテル

社内イベントの会場として「ホテル」もよく使われています。ホテル内には、客室の他に宴会場があり、そこをイベント会場に設定します。

ホテル宴会場には、以下３つの種類があります。

1. 小宴会場
2. 中宴会場
3. 大宴会場

ホテル内 小宴会場

収容人数	20〜50人程度
イベント規模	小規模イベント
おすすめイベント	社内懇親会、打ち上げ、忘年会、新年会 など

ホテルの規模にもよりますが、だいたい4〜30程度の小宴会場があるケースが多いです。そのため、予約も比較的とりやすい傾向があります。

小宴会場という名の通り収容人数は少なめですが、会場内のインテリアはホテル仕様で高級感があります。ホテルによっては、小宴会場の部屋ごとに内装を変えていることもあります。

ホテル内 中宴会場

収容人数	50〜100人程度
イベント規模	小規模イベント、中規模イベント
おすすめイベント	全社員参加型の社内懇親会、交流会、周年記念パーティ など

小宴会場より一回り大きなサイズの会場が、中宴会場です。

こちらは100人程度収容できるため、交流会や周年記念パーティーなどの社外の方が参加するイベントにも対応できます。

ホテル内 大宴会場

収容人数	100〜2000人程度
イベント規模	大規模イベント
おすすめイベント	全社員参加型の社内懇親会、忘年会、賀詞交換会 など

最大2000人程度収容できる大きな会場が大宴会場です。ホテルによっては、大広間と呼ばれることもあります。一般的には結婚披露宴でも使われるため、シャンデリアやじゅうたんなど、より一層豪華な装飾が施してあることも。

ホテルによっては、「隣り合わせの中宴会場を２つ連結して大宴会場にする」などの対応ができる場合もあります。

ホテルを会場に社内イベントを行うメリット

1. 非日常感を演出できる
2. 料理やドリンクを別途手配する必要がない
3. サービススタッフがいる　など

ホテルを会場に社内イベントを行うデメリット

1. 費用が高額になるケースもある
2. 結婚式などの一般の方向けイベントも行われるため、予約が先々まで埋まっている可能性が高い
3. ホテルのルールによっては、イベントの演出が限定されることもある　など

社内イベントの会場その5：飲食店(レストラン)

もちろん「飲食店(レストラン)」もよく社内イベントに使われる会場です。料理・ドリンクと合わせて、会場を予約します。

収容人数	20〜100人程度
イベント規模	小規模イベント、中規模イベント
おすすめイベント	社内懇親会、忘年会、打ち上げ など

仲間うちだけの懇親会や打ち上げは、飲食店を会場に行うことも多いでしょう。お店の規模と参加人数にもよりますが、貸切りで社内イベントを行うケースもあります。

飲食店を会場に社内イベントを行うメリット

1. 料理やドリンクを別途手配する手間がない
2. お店の選択肢が多い(※参加者20人程度の場合を想定)

飲食店を会場に社内イベントを行うデメリット

1. 精算が面倒
2. イベント開催に慣れてない会場だと、お店側とのすり合わせが大変
3. 設備が乏しい場合が多い(マイクが1本しかない、スポットライトがない　など)

おもしろ社内イベント会場アイデアその1：体育館

ここからは、ユニークな社内イベント会場のアイデアについてご紹介します。まずは、「体育館」です。

収容人数	30〜300人程度
イベント規模	小規模イベント、中規模イベント
おすすめイベント	社内運動会、スポーツ大会 など

自治体や公共団体が所有する体育館の中には、一般企業にも貸し出してくれるところがたくさんあります。

体育館という会場を活かして、社内運動会やスポーツ大会を企画する企業もあります。

おもしろ社内イベント会場アイデアその2：運動場、グラウンド

「運動場、グラウンド」を社内イベントの会場として活用する企業もあります。

収容人数	30〜500人程度
イベント規模	小規模イベント、中規模イベント、大規模イベント
おすすめイベント	夏祭り、社内運動会、スポーツ大会 など

運動場やグラウンドで社内イベントを行う際は、体育館同様に「自治体・公共団体が所有する会場を借りるケース」と「自社が所有する会場で行うケース」があります。

屋外の広々とした空間を活かし、お祭りや運動会を開催すると盛り上がりますよ。

社内イベントの会場選びでチェックすべきポイント

ここまで社内イベントの会場について詳しくご紹介してきました。

ここからは、社内イベントの会場選びでチェックすべきポイントを注意点と合わせて解説します。

会場選びでチェックすべきポイントは以下の通りです。

1. 収容人数
2. アクセス面
3. イベントの目的/企画/趣旨にマッチしているか
4. 会場のロケーション
5. 会場内外の動線
6. 会場内の設備(音響、照明、椅子など)
7. 控室の有無
8. 予算

チェックポイント1:収容人数

まずは収容人数について。社内外のいずれの会場にも、収容人数の上限が設定されています。会場を選ぶ際は、広さと収容人数のバランスを見極めるのが大切です。

実際の参加人数よりも収容人数が大幅に上回る会場だと、人がまばらで一体感が出にくいです。また、社外の会場を借りる際、一般的に広い場所ほど料金が高くなる傾向があrます。

逆に、収容人数よりも参加人数が多い場合も注意が必要です。狭い会場内部で人同士がぶつかり合ったり、内装を破損させたりする可能性があります。

収容人数の注意点

• 収容人数と参加人数のバランスがとれているか
• 広すぎる/狭すぎる会場ではないか

チェックポイント2:アクセス面

イベント会場を社外に設定する際は、会場までのアクセス面も考慮する必要があります。

参加者はその日の仕事を終えて、もしくは業務時間中にイベントに参加しなければなりません。

アクセスの悪い会場を選んでしまうと、イベントの参加率が低下します。

アクセス面の注意点

• オフィスからの距離
• 最寄駅からの距離
• 乗り換えが発生しないか

チェックポイント3:イベントの目的/企画/趣旨にマッチしているか

社内イベントを行う際は、必ずイベントを通して実現したい目的や開催の趣旨があるものです。それを達成するために、企画を練り上げます。

例えば「創立10周年の記念に、会社の歴史を振り返る映像を上映し、社員とビジョンを共有したい」という要望があったとします。しかし、会議室のような会場を借りた場合は、大きなスクリーンや映像を効果的に見せる音響設備もありません。

そのため、イベントの目的や企画、趣旨にマッチした会場を選ぶ必要があるのです。

目的/企画/趣旨にマッチしているかどうかの注意点

• イベントで行いたい演出に対応できる設備があるか
• イベントの趣旨や雰囲気を損なわない会場か

チェックポイント4:会場のロケーション

会場そのもののロケーションも、選ぶ際に大切にしたいポイントです。

社内イベントの中には、社員の家族を招待して行うファミリーデーやホームカミングデーがあります。これらのイベントの場合、屋外で飲食をする場面もあるため、周辺環境にも配慮しなければなりません。

会場のロケーションの注意点

• 会場の周辺環境がイベントの内容や趣旨にマッチしているか
• 屋外の場合、騒音などの心配はないか

チェックポイント5:会場内外の導線

会場を選ぶ際は、会場内外の導線も重要です。以下の導線について、事前に会場を下見し、確認しましょう。

会場外の導線確認	駐車場や搬入口などの裏導線、参加者が通る表導線 など
会場内の導線確認	裏導線を通り、イベント会場内までの経路 など

会場内外の導線の注意点

• 搬入や搬出時の流れ
• ゲストが登壇する際の出入り口、控室のルート

チェックポイント6:会場内の設備(音響、照明など)

社内イベントの会場は、ただ単に場所を抑えたからといって成功するわけではありません。

イベントを通して達成したい目標を叶えるためには、演出もとても大切。その演出を行うには、音響や照明などの機材設備が必要不可欠です。

会場内の設備の注意点

• イベント演出を実現するために十分な設備があるか

チェックポイント7:控室の有無

社内イベントに社長や役員クラスが参加する、もしくはゲストが登壇する場合、待機場所として控え室が必要です。

ホテル宴会場でイベントを行う際は、会場とは別に小宴会場も借りて控え室とするケースもあります。収容人数数十人程のレンタルスペースやイベントスペースには、控え室がないこともあるため、事前に確認しましょう。

控室の注意点

• メイン会場、ステージ袖までの距離
• 会場内外から控え室までの導線
• 十分な広さがあるか

チェックポイント8:予算

社外の会場でイベントを行う際、場所を借りるのに費用が発生します。イベント全体の予算から逆算して、無理なく借りられる会場かどうか判断しましょう。

また、会場によっては機材設備や椅子、テーブル、机などを追加で借りる際、別途オプション料金が発生する可能性があります。見積もりを取る際に確認しておくと安心です。

予算の注意点

• 全体の予算内に収まっているか
• 機材設備など別途費用がかかるものはあるか

社内イベントの会場選びは比較検討が大切

ここまで、社内/社外のイベント会場についてご紹介してきました。

社内イベントで会場を決める際は、比較検討が大切です。予算やアクセス面、広さ、屋内の雰囲気など、会場によって特徴はさまざまです。

そのため会場候補を3-4程度に絞り込み、相見積もりをとって決めるのがおすすめ。２か所まで絞ったら、両方の会場を下見し、最終決定しても良いでしょう。

会社を上げてのイベントを開催する場合、会場選定だけでもなかなかの労力があります。NEO FLAG.では会場選定についても承ることができるので、幹事様/主催者様はぜひご相談くださいね。

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