お役立ち情報

こんにちは！法人パーティープロデュースの「NEO FLAG.」です。

そろそろ新入社員や異動で新しい社員を迎える季節になって参りました。入社式や歓迎会などの社内イベントを企画されている幹事様もいらっしゃるのではないでしょうか。

歓迎会の企画はもちろん、「参加者(=社員)にどう告知するか」も幹事様にとって大切なお仕事です。開催案内には、記載するべき必要最低限の情報があります。

また、お知らせする相手によって適した連絡方法を選ぶことや、締め切りの設定を含めた当日までの段取りを決めることも大事です。

この記事では、「歓迎会のお知らせメールや案内文」について解説いたします。

特に幹事様に役立つ告知メールのテンプレートなどは必見です。

歓迎会の実績多数。イベント会社NEO FLAG.がおすすめするメール&案内文

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

社内イベントをはじめとするさまざまなイベントで、多くの企業・団体様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのノウハウや歓迎会の実績も豊富です。イベントの企画から当日運営までを幅広く手掛けることもあり、歓迎会の案内にまつわるご相談や告知方法の提案も行なっています。一般的なイベント運営マニュアルにはない、プロの視点からお客様のお悩みを解決します。ぜひご相談くださいね。

歓迎会とは「新たなメンバーを迎えるために行う社内イベント」

春の社内イベントの定番でもある歓迎会。新入社員や異動してきた社員へ歓迎の気持ちを表す目的で行われます。

イベントを通じて、既存のメンバーと新しいメンバーが打ち解けるきっかけを作りましょう。人間関係を円滑にすることで、一緒に働ける環境づくりにつなげることが目的です。

歓迎会の開催時期

歓迎会の開催時期としては一般的に、新入社員が入ることの多い4月と、異動が多い10月に行われることが多いです。そのほかの時期にも入社や異動があれば、それに応じてよきタイミングで歓迎会をします。

歓迎会の主な会場

フォーマルな歓迎会や全社的に行う歓迎会ではホテルの宴会場やレンタルスペースを利用したり、社内で開催してケータリングを利用することがあります。

部署ごとで催したり、同僚で集まって行うような歓迎会では、よりカジュアルに、レストランや居酒屋などで行うことも多くなってきます。

歓迎会の参加者

歓迎会には、次のようなメンバーが参加します。

1. 新入社員
2. 異動してきた社員
3. 既存社員
4. 役職者

ざっくり説明すると、1, 2は新たに会社に加わる側。3, 4は新メンバーを迎える側です。

既存社員は、ほぼどんな歓迎会でもメインの参加者となります。また、幹事としてイベントの企画や運営を担当することもあります。

全社的な歓迎会や、フォーマルな歓迎会では、役職者が参加することもあります。

会社の規模や、その時に入社や異動してくる人数などによって、役職者が参加する会かどうかを含め、歓迎会の性格を決めましょう。

新入社員

新入社員が入って来るのは主に年度初めの4月。そのため新入社員を招く歓迎会も、4月中に行うことが一般的です。

参加時期

4月

異動してきた社員

人事異動は4月と10月に多いので、異動してきた社員に向けた歓迎会も4月と10月に集中します。

参加時期

4月、10月

既存社員、役職者

既存社員と役職者は、新入社員や異動してきた社員を受け入れる側。企画運営や、当日の参加者となります。一年のうちでも入社や異動が多い4月と10月に歓迎会に参加する機会があります。

参加時期

4月、10月

その他、4月と10月に限らず、新しい社員が入社してくる場合があります。その際は、随時 歓迎会を催すのが一般的です。

歓迎会の案内&告知方法

歓迎会の企画を進め、日時などの詳細が決まったら、幹事は社内で告知をしましょう。告知の方法はいくつかあります。

1. メール
2. 社内イントラネットでの回覧
3. 社内SNS
4. 掲示物(チラシ、ポスター)
5. 特設サイト

メール

全社的に行われる歓迎会の場合は、メールの一斉配信でお知らせします。参加者を関係者に絞って開催する場合は、該当者のみに配信するなど、メールの送信方法を使い分けます。

メールの一斉配信は、スパムとして迷惑メールに入れられることがありますので、その点に注意。配信相手を小分けに設定して送るなどの工夫をしましょう。

社内イントラネットでの回覧

イベント情報を社内イントラネットで回覧してもらう方法もあります。

こちらの方法だと、まずは日時などの大枠などの決まった部分から掲載していき、詳細を徐々にアップしていく方法がとれますので、便利です。

社内SNS

社内SNSや、Slack、LINE Works、chatworkなどのチャットツールを使って告知を行うことも一般的です。

メールと同じく、全社的に告知するのか、該当者のみに配信するのかなどによって、送信方法が変わってきます。どの連絡手段を使うと誰にリーチするのか、あらかじめ把握しておきましょう。

掲示物(チラシ、ポスター)

チラシやポスターなどの掲示物で告知することもできます。歓迎会の内容や雰囲気がわかるデザインにするケースが多いですね。

ただし、リモートワーク体制のある会社では、出社していない社員には情報がリーチしないので、メールやSNSなどでフォローする必要があります。

特設サイト

歓迎会の特設サイトを活用するケースもあります。

メールやSNSは、入社前の社員とはまだつながっていないことも多く、いつでも使える連絡手段とはなりえないことも。その場合、特設サイトを利用すれば、社外の方へもリンクを告知するだけで情報共有できます。

当社では、イベント告知用のLP（ランディングページ）制作も行っています。

LPではイベント当日までのカウントダウンや運営チームの準備ブログ、呼びかけなどを随時掲載することができます。LP内にちょっとした企画を仕掛けたり、凝ったビジュアルでイベントへの期待を高めたりすることもでき、おすすめです。

必須！歓迎会の案内に盛り込むべき7つの項目(日時や会費、会場など)

歓迎会の企画が決まったら、まずは参加予定者に案内を送るのがマナー。歓迎会の案内に盛り込むべき7つの項目(日時や会費、会場など)をお知らせします。

1. 幹事/運営チームの挨拶
2. 会の趣旨・概要
3. 開催日時
4. 会場
5. 会費
6. 参加可否の〆切
7. 服装

幹事/運営チームの挨拶

まずは歓迎会の幹事と運営チームによる挨拶を記載します。季節に沿った挨拶や、ストレートに新しいメンバーへの祝福の言葉でもいいです。

導入になりますので、簡潔な文章にしましょう。

会の趣旨・概要

案内には歓迎会の趣旨と概要について説明します。

新しいメンバーを迎えることを、既存社員が楽しみにしているといった言葉でもいいですし、新しいメンバーが加わることで会社として益々の発展することを期待している、などという言葉でもいいです。

読む相手が嬉しい気持ちになれるような言葉を一言添えましょう。

開催日時

歓迎会の案内になくてはならないのは、歓迎会を行う開催日時です。

「〇年〇月〇日（〇曜日）　〇時より」というように、年号や曜日もお忘れなく。

会場

もちろん案内には会場についての情報も記載します。その際、ホテルや飲食店なのか、イベント会場などの外部会場なのか。もしくは社員食堂や会議室など社内で催すのかがわかるようにしましょう。

• 会場名
• 所在地(住所)
• 最寄駅
• 駅からのアクセス　など

特にホテルのように大きな会場で開催する場合、「〇階　〇〇の間」のように、階数や部屋名までわかるように記載するのが親切です。

会費

歓迎会の案内には会費についても明記しましょう。

一般的に新入社員や異動してきた社員である、「歓迎される側」は会費を負担しないことが多いです。

そのため、会費については、既存社員や役員者など、迎える側にだけお知らせする方法をとりましょう。

参加可否の〆切

歓迎会について告知した後は、参加可否の返事を募ります。

参加者が十分に日程調整できるだけの余裕を加味して締め切りを設定するのはもちろんですが、会場やお料理の手配などに間に合うよう、会場の都合の面でも余裕をもった締め切りを設定しましょう。

幹事様としては、キャンセルの連絡も想定しつつ、会場の方と打合せしておく段取りも必要です。

服装

歓迎会の服装についても、情報があると親切です。

中途入社の方でも、新しい会社の雰囲気などは気になります。特に新入社員にとっては、社会人の常識に自信がなかったり、会社の雰囲気がよくわからないということが多々あります。ドレスコードの記載があると、招かれる方が安心して準備できますね。

新入社員に出す案内には、どんな服装で参加するか、服装の例として写真があると、よりベターです。

７項目の他に「特設サイトURL」や「歓迎会の告知バナー」も添えると◎

歓迎会の案内には、上記の7つの項目以外にも、「特設サイトURL」や「歓迎会の告知バナー」がある場合、そちらも添えるとなお良いでしょう。

案内のビジュアル的にも華やかになりますし、特設サイトでカウントダウンなどを行っていけば、参加者の期待感を盛り上げていくこともできます。

「歓迎会のメール&案内」から「出欠の〆切」までの適切な期間&段取り

歓迎会のお知らせメールや案内状をお送りしてから、出席の可否についてお返事をいただくまでの締め切りについて、適切な期間は10日-2週間程度です。

まずは会場の都合を把握する

まずは、ホテルやレストランなど会場や、ケータリング会社を利用する場合はその会社と打合せをしておき、人数の確定はいつまでに行えばよいかを、幹事様が把握する必要があります。

お料理や人繰りの手配は、その会場や企業ごとによってさまざま。

後々のトラブルを避けるため、担当者とメールなど文章に残るやりとりで、最終的な締め切り日時を確定しましょう。キャンセル料なども大事な情報なので、キャンセレーションなどの細かい決まりも確認しましょう。

会場への通知連絡から最低３日は前倒しの締め切りを設定する

会場と打合せ、最終的な締め切りとキャンセレーションを把握したら、社内の参加者を募集する締め切り日を設定します。最低3日は確保するようにしましょう。

幹事様の本業との兼ね合いもあると思いますので、仕事のスケジュールとも無理なく管理できる締め切りを設定したいものです。

キャンセル料が発生する場合、誰が負担するのか決めておきましょう

当日参加する人数は変動がないのが一番。また、参加の意志をしたからには、参加する側も万全を期して歓迎会に望みたいもの。ですが、予期せぬ冠婚葬祭や感染症などによる体調不良などで参加できなくなる人が出てくる場合があります。

会場やプランによって、キャンセル料が発生する場合があります。キャンセル料が発生したときに、会社が負担するのか、それとも参加者本人に負担していただくことになるのかなど、予算管理も絡めてあらかじめ決めておくとトラブルを回避できるでしょう。

歓迎会のメール&案内例文テンプレートその１：チーム/部署単位の歓迎会

ここからは、歓迎会のメール&案内例文テンプレートをご紹介します。まずは「チーム/部署単位の歓迎会」の例文です。

件名：〇〇さん歓迎会のご案内


関係者各位

お疲れ様です。
このほど、〇〇さんが新たに入社され、当部署にお迎えすることとなりました。
つきましては、親睦をはかるため、ささやかながら歓迎会を開催いたします。


記

日時：2014年〇月〇日（金）　午後18:00より
会場：レストラン〇〇
会費：3000円

ドレスコードは特にありません。お好きな服装でいらしてください。

参加の可否は、件名を変えずにこのメールへの返信で△月△日（水）までにお知らせください。申し込み後のキャンセルは、□月□日（火）までにお願いたします。

 ＝＝＝＝＝＝＝＝署名＝＝＝＝＝＝＝＝

参加人数	〜30名程度
開催時期	小規模
歓迎会の雰囲気	カジュアル

歓迎会のメール&案内例文テンプレートその2：役員や役職者も参加する歓迎会

次に「役員や役職者も参加する歓迎会」の例文テンプレートです。

上記の歓迎会よりもフォーマル度が増します。

件名：新入社員歓迎会のご案内


社内各位

この度、当社では〇名の新入社員を迎えることになりました。
つきましては、歓迎の意を表するとともに、新旧社員の親睦を図り今後の活躍を期待するため、下記のとおり歓迎会を開催いたします。

記

日時：2014年〇月〇日（金）　午後18:00より
会場：ホテル〇〇 宴会場△△の間
会費：なし

服装：フォーマル

参加の可否は、件名を変えずにこのメールへの返信で△月△日（水）までにお知らせください。参加申し込み後のキャンセルは、□月□日（火）までにお願いたします。 

＝＝＝＝＝＝＝＝署名＝＝＝＝＝＝＝＝

参加人数	50名以上
開催時期	中規模〜大規模
歓迎会の雰囲気	フォーマル

歓迎会のメール&案内文に付け足したい！歓迎の言葉テンプレート

歓迎会を企画する際、幹事様や役職者には「こんな会にしたい」という希望があるはずです。告知する段階から、会を通して実現したい雰囲気や空気感を伝えられるとベスト。

以下の歓迎の言葉を上記の「歓迎会のメール&案内文」に付け加えることで、歓迎会のイメージがより参加者に伝わりますよ。

楽しい歓迎会にしたい場合の歓迎の言葉

「本歓迎会では、新入社員の皆さんと楽しく交流できることを期待します。双方にとって充実した時間になればと思っています」

既存社員との距離を縮めてほしい場合の歓迎の言葉

「一緒に働く仲間として、ぜひ既存社員との距離を縮めるきっかけになれば嬉しいです。ざっくばらんにお話して、楽しい歓迎会になれば幸いです」

新たに加わる社員へ歓迎の気持ちを表したい場合の歓迎の言葉

「〇〇部へようこそ！　私たちは日頃からチームワークを大切に仕事しています。新しく参加する△△さんとも、切磋琢磨してもっといいチームになれるよう成長していきたいです」

歓迎会を通して社内の雰囲気を伝えたい場合の歓迎の言葉

「〇〇社に入社される皆さん。これから一緒にお仕事できることを嬉しく思っています。つきましては、歓迎会を通して、〇〇社のことや社内の雰囲気をもっとよく知っていただければと思います」

役員や社長との交流を促したい場合の歓迎の言葉

「今回の歓迎会には、役員や社長も参加します。経営陣と直接お話していただける貴重な機会となっております。経営陣との交流を通じ、当社のビジョンをぜひ共有していただきたいです」

「歓迎会のメール&案内文」を考える際のポイント

歓迎会のメール本文や案内状の文面を考えるときのポイントは以下です。

1. 会の趣旨をきちんと伝える
2. 日時や場所等のインフォメーションはわかりやすく記載する
3. 対象者によって内容/情報発信の方法を変える

幹事や運営側の挨拶からはじまり、会の趣旨などは最初にお伝えしたいことです。日時や場所、会費などのメインの情報とともに、参加申し込みの締め切りや当日の服装などのフォローも忘れずに。

新入社員たちに送るか、役職者などに送るかでも、記載する内容や情報発信の方法が変わってきますので、お気をつけくださいね。

職者などに送るかでも、記載する内容や情報発信の方法が変わってきますので、お気をつけくださいね。

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