お役立ち情報

こんにちは！法人パーティープロデュースの「NEO FLAG.」です。

自社の社内イベントやその他のイベントを企画する際は、プロジェクトの序盤でイベントの予算を組み立てる必要があります。

しかし、「イベント運営の経験が浅い」「過去の予算表が残っていない」などの理由から、イベント予算の立て方がわからず困る方も少なくありません。

そこで今回は「社内イベント予算の立て方」について詳しく解説します。まずは会の企画から逆算し、どのような予算を確保する必要があるのか、プロの視点から各ポイントをご紹介します。

運営担当者&幹事の“イベント予算の立て方”お悩みポイント

• 初めてイベントの運営責任者を任されたけど、どう予算を組み立てるべきかわからない
• 何を参考にイベント予算を立てればいい？
• 運営チームで予算の立て方に関する共通意識を持ちたい
• イベント予算の稟議書を出す際、詳細を説明しなければならない　など

イベントプロデュースのNEO FLAG.は、社内イベント予算に関する知識も豊富

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

社内イベントやその他のイベントでも、多くの企業・団体様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのノウハウがあります。中には予算に限りのあるイベントや、逆に「イベントで潤沢な予算を使い切りたい」というリクエストを幹事様からいただくこともあります。このような予算に関する豊富な知識を活かし、社内イベント予算の立て方について解説します。

社内イベント予算の費目/内訳の詳細

まずは社内イベント予算の中にどのような費目/内訳が含まれているのか、詳細を一覧表でご紹介します。

以下の表は、当社の見積もりをもとに各費目/内訳の内容をピックアップしたものです。会の主催者や運営者が社内イベント予算を立てる際、頭に入れておくと役立つでしょう。

企画制作費	企画コンセプト設計費/打ち合わせ費用/進行台本制作費用 運営マニュアル制作費用/会場現地調査費用
イベント運営費	統括ディレクター派遣費/アシスタントディレクター派遣費 運営スタッフ派遣費/司会者派遣費
会場費	開催会場のレンタル費用/基本設備使用料/特別設備使用料 控室レンタル費用/宿泊費
飲食費	フード料金/飲料費
演出費	レクリエーション関連費/景品代/BGM使用料/ゲスト費/映像配信関連費/スナップ撮影費
空間装飾費	掲示物制作費/フォトブース制作費/装花費用
各種制作費	ペーパーアイテム制作費/映像制作費/ダイジェスト映像制作費
配布物関連費	プチギフト代/パンフレット制作費
その他 費用	告知費用

これらの社内イベント予算の中には、イベントの内容や開催形式によって省略できるものとできないものがあります。

社内イベント予算を立てる際は、その点を踏まえて考える必要があります。

社内イベント予算の立て方は“10ステップ”

ここからは社内イベント予算の立て方について、順を追ってご説明します。まず、社内イベント予算を立てる際に必ず踏むべき10のステップがあります。

1. 《企画》イベントの趣旨を決める
2. 《テーマ設定》イベント開催で実現したいこと、得たいものは何か
3. 《想定参加者》イベントに招待する人を決める
4. 《スケジュール》イベントの開催時期を決める
5. 《開催形式》イベントの開催形式を決める(リアル/ハイブリッド/オンライン)
6. 《会場》開催するイベント会場のイメージを固める(社内or社外)
7. 《準備・運営》イベント会社に外注するor社内で行うか
8. 《演出》イベントのプログラムを考える
9. 《配布物》参加者にイベント当日配布するものはあるか
10. 《イベント告知》参加者にイベント告知を行うか

各項目について、次章より詳しくご説明します。

予算の立て方１：《企画》イベントの趣旨を決める

まずは企画の第一段階です。今回開催するイベントの趣旨を決めましょう。

イベントの開催趣旨とは、会のテーマの大枠のことです。

イベント趣旨の例

• 会社設立５周年を祝う「周年記念パーティー」
• 優秀社員を表彰する「社内表彰式」
• 著書の出版を記念して行う「出版記念パーティー」　など

イベント趣旨を決める際のポイント

イベントの開催趣旨とは、「イベントを開催する理由/意味」とも言い換えられます。

どのようなイベントでも、理由や背景なく開催されるものはありません。まずは、「なぜ参加者を集めてイベントを開催するのか」その理由と背景を考えましょう。

予算の立て方２：《テーマ設定》イベント開催で実現したいこと、得たいものは何か

次に決めることは「イベントのテーマ」です。

イベントの開催を通して、何を実現したいのか、もしくは開催することで得たいベネフィットは何かを明確化させます。

テーマ設定の例

イベント開催で…

• 従業員エンゲージメントを向上させたい
• 社員たちの日頃の労を労いたい
• 優秀社員にスポットライトを当て、他の社員の意識改革につなげたい
• 非日常の空間を演出して、感謝の気持ちを伝えたい　など

テーマ設定をする際のポイント

イベントのテーマ設定をする際のポイントは、明確なゴールを定めることです。

運営担当はここで決めたテーマをもとに、イベントのプログラムや演出などの詳細を決めていきます。

プログラムや演出などの詳細が決まれば、イベントのどこに・いくら予算を割けば良いのか見えてきます。

イベントのテーマ設定でわかる予算のこと

会場費	イベントで実現したいことができる会場かどうか
演出費	テーマを実現するためにどのような演出をすべきか
各種制作費	テーマに沿った制作物は必要か

予算の立て方３：《想定参加者》イベントに招待する人を決める

次にすべきことは、イベントの想定参加者を決めることです。

想定参加者の例

• 社員(全社員参加型、本社メンバーのみ、特定のプロジェクトチームのみ　など)
• 取引先
• お世話になっている方
• 社員の家族(子どもやパートナー、両親)　など

イベントの想定参加者を決める際のポイント

イベントの想定参加者を決める際のポイントは、イベントの趣旨とテーマ設定に基づいて決めることです。

例えば…

イベントの趣旨	テーマ設定	想定参加者
周年記念パーティー	非日常の空間を演出し、感謝の気持ちを伝えたい	・全社員 ・取引先 ・お世話になっている方
ファミリーデー	社員と家族の絆が深まる時間を演出したい	・社員 ・各社員の家族

このように趣旨とテーマを明確化させることで、イベントに招くべき参加者像が浮かび上がり、予算を考える際の材料にすることができます。

イベントの想定参加者を決めることでわかる予算のこと

会場費	参加者層、おおよその参加人数、遠方参加者の有無などから会場費の目安を算出する
イベント運営費	参加人数が多い場合、運営メンバーの他に当日の運営スタッフが必要かどうか
演出費	参加者層にマッチする内容の演出にはどの程度の予算が必要か
空間装飾費	招待客の有無、参加者層から適した空間装飾を選択
配布物関連費	招待客の有無や参加者層から、配布物(ギフト、景品など)の予算を確保すべきか考える

予算の立て方４：《スケジュール》イベントの開催時期を決める

イベントのテーマと参加者像が明確になったら、イベントの開催時期を決めましょう。

イベント開催時期の例

• 12月に行う忘年会、クリスマスパーティー
• 7月か8月に夏祭りイベントを開催する
• 4月に入社式と歓迎会を行う
• 年度末に納会を開催する　など

イベントの開催時期を決める際のポイント

イベントの趣旨やテーマによって異なりますが、以下のような点を考慮して開催時期を決めると良いでしょう。

• 繁忙期にあたらないか
• 参加しやすいタイミングか
• 《季節イベントの場合》開催する季節とイベントの趣旨がマッチしているか

イベントの開催時期は、予算にも大きく関わります。

例えばホテル宴会場やイベントスペースなどの社外会場で開催する場合、開催時期や時間帯によって会場のレンタル費が大きく変動します。また、1年〜数ヶ月前までに予約をすれば、「早割」が適用される会場もあります。

予算に限りがある場合は、イベント予算を立てる際に意識しておきたいポイントですね。

イベント開催時期を決めることでわかる予算のこと

会場費	開催時期や時間の会場レンタル費はいくらか
企画制作費	自社の運営メンバーでイベントの準備ができる時間的余裕はあるか
告知費用	開催日まで時間がない場合、参加者告知に予算を割くべきか

予算の立て方５：《開催形式》イベントの開催形式を決める(リアル/ハイブリッド/オンライン)

次はイベントの開催形式を決めましょう。イベントの開催形式は大きく分けて以下の３パターンです。

1. リアル開催
2. オンライン開催
3. ハイブリッド開催(リアル会場×オンライン参加の混合型)

デジタル化やコロナ禍の影響により、オンラインを活用したイベントが普及し、定着しました。これによりイベントの開催形式も多様化しています。

イベント開催形式の例

• ホテル宴会場で行う「内定者懇親会」(リアル開催のみ)
• 本社会場と各支社をオンラインで繋いだ「ハイブリッド形式の納会」
• 全社員が各自宅からオンラインで参加する「オンライン懇親会」　など

イベントの開催形式を決める際のポイント

開催形式を決める際のポイントは以下の点です。

• イベントのテーマ…どの形式で開催すれば、伝えたいメッセージを効果的に伝えられるか
• イベントの企画内容…どの開催形式が企画趣旨にマッチしているか
• 参加想定人数…リアル開催の場合、参加者を会場に集められるか
• 参加者のオフィス・居住エリア…リアル開催の場合、参加者を１か所に集めるのは現実的か
• 想定会場(広さ、アクセス面)　など

これらの点を踏まえて、イベントの開催形式(リアル/オンライン/ハイブリッド)を決めることにより、予算面もクリアになります。

開催形式でわかる社内イベント予算の要不要

演出費	ハイブリッド開催の場合、映像配信費が必要
企画制作費	オンラインorハイブリッド開催の場合、 テーマに沿ったイベント企画を構築できるかどうか
会場費	オンライン開催の場合は、会場レンタルにかかる費用が不要

予算の立て方６：《会場》開催するイベント会場のイメージを固める(社内or社外)

イベント予算を立てる際、「開催する会場」はひとつの大きな要素です。まず、イベント会場には以下のような種類があります。

イベント会場の種類

社内の会場	会議室/オフィスエリア/社共有スペース/社内ホール　など
イベントスペース	大規模イベント会場/コンベンションセンター　など
イベントホール	コンサートホール　など
レンタルスペース	レンタル会議室/パーティースペース　など
ホテル宴会場	大宴会場/中宴会場/小宴会場　など
飲食店	レストラン　など
屋外会場	グラウンド/運動場/駐車場/キャンプ場　など
その他	体育館　など

イベント会場を決める際のポイント

開催するイベント会場を決める際は、イベントの趣旨やテーマ、企画内容に基づいて決めると良いでしょう。例えば、プログラム内に「映像上映」を加える際、プロジェクターや音響設備のある会場を選ぶ必要があります。

またイベント予算に限りがある場合は、イベント会場を社内に設定しても◎

そうすることで会場費がかかりません。しかしその反面、イベントの演出に制限が生じるケースもあるので、その点も考慮しなければならないでしょう。

開催会場からわかる社内イベント予算の要不要

会場費	社外会場を借りる際は、レンタル費用が必要
飲食費	イベント会場に飲食プランがあるか。 社内開催なら料理はケータリング等を利用するか。その場合の各料金

予算の立て方７：《準備・運営》イベント会社に外注するor社内で行う

イベントの準備と運営を進めていく際、その全て、もしくは一部をイベント会社に外注する企業も多いです。「イベントの準備と運営を外部に委託するのかor社内で行うのか」の2択は、予算の立て方にも大きく関わります。

準備・運営を外注するor社内で行うか決める際のポイント

まず、イベントの準備と運営を外注するかどうか決める際の大きなポイントは、以下の3つです。

1. 社内運営チームの人数と時間を確保できるか
2. 各役割に適したメンバーを確保できるか
3. イベントのテーマを実現できるだけのアイデアがあるか

1.社内運営チームの人数と時間を確保できるか

社内イベントは、いわゆる社内行事です。本筋の業務とは離れているため、運営チームは日常業務をこなしながら同時進行でイベントの準備をしなければなりません。そのため運営チームにはそれができる潤沢な人数と時間が必要です。

また、イベント当日も十分な人数の運営スタッフが必要です。特に数百名以上が参加する社内イベントの場合は、会場内外の案内や進行にも人数を割く必要があるでしょう。

2,各役割に適したメンバーを確保できるか

以下の記事からわかる通り、イベントの準備と運営にはさまざまな役割があります。例えば司会者の役割は、イベントをスムーズに進行しつつ、会場全体を盛り上げることがあげられます。このようなスキルと適正のあるメンバーを社内から抜擢し、運営チームに加える必要があります。

3,イベントのテーマを実現できるだけのアイデアがあるか

前述した通り、イベントには開催を通して実現したいことが必ずあります。運営チームはその目標を達成するために、あらゆる準備をし、当日は運営を行わなければなりません。

準備や運営に関するノウハウはあっても、プログラムや演出などの企画に関する知識、アイデアに乏しいケースも少なくありません。アイデアを求めてプロのイベント会社に委託する企業は多数派です。

イベント運営を自社メンバーで行うメリット/デメリット

イベント運営を自社のみで行なった際のメリットとデメリットは以下の通りです。

メリット

• 企画や運営にかかる費用が不要
• 社員のみでチームを構築するため、社員間の結束が強まる

デメリット

• 準備時間の確保が困難
• 各役割の適性がある運営チームメンバーを集めるのが難しい
• スムーズに進行、運営できる人数を確保しなければならない
• 専門スキルを持つ外部スタッフ(カメラマン、音響など)や登壇ゲストは、運営チームで探し、依頼しなければならない
• 当日何らかのハプニングが発生した際、運営メンバーのみで対応しなければならない　など

イベント会社に運営をまかせるメリット/デメリット

そして、イベント運営をイベント会社に委託する際のメリットとデメリットは以下の通りです。

メリット

• 企画や演出に関するアイデアを提供してもらえる
• イベント運営に関して、プロの視点から提案・アドバイスしてもらえる
• 準備からイベント当日の運営まで任せられる
• 専門分野の外部スタッフや登壇ゲストへの依頼も任せられる

デメリット

• 費用がかかる
• (イベント会社によっては)紋切り型のイベントになってしまう

これらの点を踏まえた上で、イベント予算を外注費に充てるかどうか決めると良いでしょう。

イベント会社に外注するor社内で行うか決めることでわかる社内イベント予算

企画制作費	コンセプト設計から各準備までプロがサポート
イベント運営費	当日運営はイベント会社に任せるor自社メンバーで行う
演出費	参加者層にマッチする内容の演出にはどの程度の予算が必要か
各種制作費	映像や印刷物の制作を自社で行うか、イベント会社に委託するか

予算の立て方８：《演出》イベントのプログラムを考える

次は「イベントの演出」です。開催するイベントで実施する内容・プログラムについて、具体的に考えていきましょう。

イベント演出/プログラムの例

「イベント演出とプログラム」と一言で言っても、以下のようにさまざまなものがあります。

飲食物を用いたイベント演出

• 乾杯
• 出張寿司職人による実演&お寿司の提供
• 鏡開き(新年会、賀詞交換会など)
• オリジナルデコレーションケーキの提供　など

ゲスト/パフォーマーによるイベント演出

• 著名人、文化人などによる講演
• 生バンドによる演奏
• マジシャンによるマジック披露　など

映像によるイベント演出

• オープニング/エンドロール映像の上映
• メッセージ映像の上映(社長や特別ゲストなど)
• 自社の歩みを振り返る記念映像の上映　など

各アイテムを用いたイベント演出

• 記念撮影ができるフォトブースの設置
• イベント参加者にパンフレットを配布
• オリジナルギフトやノベルティ配布　など

レクリエーションプログラム

• チーム対抗戦ゲーム
• 大ビンゴ大会
• ワークショップ　など

イベントの演出/プログラムを考える際のポイント

イベントの演出やプログラムを考える際も同様に、「このイベントを通して何を実現したいか」というテーマから逆算して考えると良いでしょう。

まずはテーマにマッチするプログラムの企画・演出内容を洗い出し、イベント予算や会場の規模などの諸条件とすり合わせるのがおすすめです。

演出/プログラム内容からわかる社内イベント予算の要不要

企画制作費	コンセプト設計から各準備までプロが行うor自社メンバーで行う
イベント運営費	自社メンバーのみで行える内容プログラムか、イベント会社に委託した方が良いか
ゲスト費	登壇ゲストの有無
各種制作費	映像や印刷物の制作は必要か

予算の立て方９：《配布物》参加者にイベント当日配布するものはあるか

イベント当日、参加者に「配布物」を用意するケースが多いです。配布物の有無も予算に関わってきます。

イベント当日の参加者配布物の例

• 周年記念冊子
• オリジナルメッセージカード
• 表彰式で渡す表彰者への記念品
• ゲーム勝者への景品
• プチギフト　など

イベント当日の配布物の有無を決める際のポイント

趣旨やテーマに沿って考えることで、イベント当日に配布物を用意した方が良いか判断できます。

例えば、社外のお世話になった方々も参加するイベントの場合は、御礼の気持ちが伝わるよう「プチギフト」を用意しても良いでしょう。

また、会社設立周年記念パーティーでは、設立からの歩みを記載した「周年記念冊子」を記念として配布するのもおすすめです。

配布物の有無からわかる社内イベント予算の要不要

配布物関連費	景品やギフト、パンフレットなどを準備する必要はあるか
各種制作費	パンフレットやオリジナルパッケージなどを制作するか
イベント運営費	配布時に運営スタッフ人員は必要か(運営メンバーとは別に確保する必要があるか)

予算の立て方１０：《イベント告知》参加者にイベント告知を行うか

イベントの中には、「事前にイベント告知」を必要とするケースもあります。

参加者へのイベント告知例

• イベント特設HPの開設
• 掲示用ポスター、チラシの作成
• 社内イントラに開催情報を掲載
• 社内連絡ツールを活用した情報発信　など

参加者にイベント告知を行うかどうか決める際のポイント

「社内イベントで集客する必要もないのに告知？」と思う方もいるかもしれません。しかし、これは誤りです。

社内イベントも開催に予算を割いて実施するという点では、一般のイベントと同じです。参加者(=社員など)への告知が不十分なままイベント当日を迎え、「思ったよりも参加者が集まらなかった…」ということも十分考えられるのです。

イベント参加率を向上させたい運営担当者は、告知に予算を割くのもひとつの方法です。

イベント告知の有無からわかる社内イベント予算の要不要

告知費用	掲示用ポスターや特設HPなど、告知ツールを制作する必要はあるか

想定イベント内容をもとに「イベント予算書」を作成

上記10ステップの「イベント予算の立て方」を経て、社内イベントのイメージを明確化することで、開催に必要なおおよその予算が見えてきます。

運営担当者は、これをもとに「イベント予算書」を作成しましょう。

イベント予算書を用いて、社内稟議を通し、予算を確保します。イベント予算書には、各費目の内訳や想定の金額を詳細に記載しましょう。

イベント予算書に「予備費」を追加しておこう

当社は予算を統括するイベント運営担当者様や幹事様に、全体予算の中に「予備費」を組み込むことをおすすめしています。

予備費とは、その名の通り、予算オーバーに備えてあらかじめ用意しておく費用です。トータル金額の5%〜10%程度の予備費を準備できると安心です。

イベントは、準備段階でプログラムが変更になったり、新たなオプションを加えたりなどの理由から、当初の想定よりも多くの予算が必要になるケースも考えられます。

しかし、担当者の一存でのちのち予算を追加するのは困難です。その上、イベントのプロジェクトは進行中ですから、より一層難しいでしょう。

そのため事前に予備費として予算に計上しておくと安心です。

運営担当者ひとりでイベント予算を立てるのは大変。最初からプロの力を借りる方法もおすすめ

ここまでイベント予算の立て方について詳しく解説してきました。

読んでわかる通り、イベント予算を決めるためには、さまざまなステップをクリアする必要があります。各ポイントで「この予算は必要か、不要か」「予算をどこに、どう割り振るべきか」という悩みが生じるでしょう。そのため、イベント予算書を完成させるまで、とても時間がかかるケースも少なくありません。

そのようなイベント運営担当者は、当初からプロのイベント会社の力を借りる方法をとるのもおすすめ。

当社では、お客様とのヒアリングで「イベントの趣旨やテーマ、実現したいこと」をお聞きし、各費目と内訳がひとめでわかる見積もりをお出ししています。

お困りの方はぜひ一度ご相談くださいね。

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