お役立ち情報

こんにちは！法人パーティープロデュースの「NEO FLAG.」です。

アフターコロナが日常となり、以前通りの生活が本格的に戻って参りました。会社の周年イベントや、歓送迎会など、大規模なイベント開催を任される幹事様も多いのでは？

イベントを企画する際、「準備や確認することが多すぎて、何から手をつけていいのかわからない…」と不安になったことはありませんか？また、なんとか開催準備まで整えたものの、本番で急に中断してしまうハプニングに見舞われ、ヒヤリとした経験がある方もいるかもしれません。

今回は、イベントを成功に導く鍵である「イベント進行表」についてご説明します。プロの進行表の作り方は必見です！

社内イベントのことならイベントプロデュースのNEO FLAG.におまかせください

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

周年記念パーティーや社内表彰式、忘年会などの社内イベントでも多くの企業・団体様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのノウハウも豊富です。イベント進行表のことなら、当社におまかせください。一般的なイベント運営マニュアルにはない、プロの視点からお客様のお悩みを解決します。ぜひご相談くださいね。

イベントの進行表とは？

イベントの進行表は、進行台本ともいいます。

基本的には、イベントの規模の大小に関わらず、どんなイベントでも進行表を準備します。

進行表には、イベントの開始から終了までの時間や大まかなプログラムだけでなく、何時に何を行うのかが詳細に書かれます。誰が、どこで、何を使うのか…といったビジネス用語でいう「5W1H」の情報をきちんと盛り込んだ、詳細なスケジュール表のようなものを想像すると良いかもしれませんね。

進行表は、当日のタイムスケジュールとともに、イベントのプログラムを記載したものがベース。

イベントには、一般的に、司会、会場スタッフ、参加者、来賓のお客様など様々な方が参加します。どのプログラムで、誰が何をするかまで、可能な限り細分化して記載します。

進行表を用意することで、スムーズなイベント進行を行うことができます。

時間管理のみならず、必要な備品や仕込みを含めた当日の流れなどが明確になり、イベントの成功率がアップしますよ。

例えば、ツールのCanvaを用いてタイムスケジュールを作成することも可能です。試してみてくださいね。

進行表と台本の違い

「進行表」とは、一言でいえば「イベントの構成を一覧化したもの」です。タイムスケジュールと全体のプログラム、その役割を担う人などが、時系列順に整理されています。

一方「台本」には、より具体的な情報を盛り込みます。

台本には、イベント進行表に則ってプログラムを進めるなかで、「円滑に進めていく」、「担当者同士が協力しやすくする」などの目的があります。

例えば、社内懇親会に「参加者同士の自己紹介」のプログラムを盛り込んだとします。

「進行表」では何時何分、プログラム名、司会者（担当者）名のみが記載されているところを、「台本」には、司会進行に必要な最低限の言葉だけでなく、盛り上げるのに使えるキーワードや参加者へのコメントやリアクション、参加者たちの動きを見ながらかけた方が効果的だと思われる言葉、司会者が使った方がいいと思われるキーワード…などが、具体的に書かれています。

まさにセリフを用意した「台本」に近いものです。

例えば、「これが盛り上がったケースでは『○○』と言ってさらに深堀する質問を参加者にする。これがあまり盛り上がらない場合は『△△』と言って別のトピックの助け舟を出す」など、そのときの雰囲気に応じて、何通りかのコメントを用意しておくケースもあります。

パーティーやイベント進行表は運営担当者が作成するケースが多い

イベントの進行表は、イベントの運営担当者が作成するケースが多いです。

イベントに対する会社の意図をよく知る社員が作成するため、参加者や経営者の好みや人間性、経営方針に寄り添った演出を盛り込むことができたりと、アットホームで満足度の高いイベントにすることができます。

進行表をイベント会社に外注するケースもある

中には外部のイベント会社に準備と運営ごと委託し、進行表を作ってもらうケースもあります。

その理由は、以下の2つです。

1. 幹事の負担が大きい
2. 専門知識に不安がある

イベント進行表作成は幹事の負担が大きい

イベントの幹事が通常業務を抱えながら進行表を作るのは、大きな負担です。

例えばイベント開催が繁忙期に重なったり、幹事が業務上のイレギュラー対応をしなくてはならないなどのハプニングが起こったりしてしまうと、さらに負担が膨らみます。そのためイベント予算を割いて、外部のイベント会社に委託するのです。

イベント進行表作成には専門知識が必要なことも

イベントは会場と運営担当者、参加者さえいれば、必ずしも成立するとは限りません。

演出に音響や照明を使うなら機材の準備・確認などにある程度の専門知識が必要です。また、イベント全体をスムーズに進行するなら、効率的なタイムスケジュールを組まなければなりません。

これらは普段からイベントに慣れていなければ難易度が高い項目のため、うまくいかないことも多々あります。

運営を初めて担当する方だと、これらの困難をくぐりぬけ、頑張って準備をしてきたとしても、気づかぬ部分にプランに抜け・漏れなどがあり、当日の進行がスムーズに行かなくなってしまうこともあり得ます。

特に家族参加型イベントや夏祭りなどの季節イベントの場合、イレギュラーなプログラムや進行となる可能性が高く、プロのノウハウなしに運営するのは困難といえるでしょう。

本番当日の不測の事態を回避するために、イベントに慣れているイベント会社に進行表を作成してもらう企業も多いですね。

イベント進行表を作る前に、全体のプログラムを固めよう

ここからは、イベント進行表を作る前段階について解説します。

イベント進行表を作成する前にやっていただきたいのが、全体のプログラムを固めることです。以下の表に、幹事が決めなければならないことをまとめました。

参加者	主賓、来賓、参加者、司会者など、当日参加する人の情報
会場	社内or社外のイベント会場。レンタルスペースやホテル宴会場など
プログラム	当日行うプログラムやその順序。 スピーチや乾杯は誰が行うか、余興・サプライズ演出・レクリエーションの内容など
演出	映像や音楽を流す場合は、時間やタイミング、曲名など 照明を入れる場合は、色や種類、タイミングなど その他の演出の有無(例：ゲスト登壇、記念写真撮影など)
準備物	料理・飲み物の内容や調達先。 景品・プチギフトなどの配布物の有無　など

イベント全体のプログラムを考える際の３つのポイント

プログラムを考える際は、以下3つのポイントを明確にしましょう。

1. イベントの目的
2. メインにしたいプログラム
3. 作り出したい雰囲気

これらを明確化すると、運営チームの担当者同士が共通認識を持ってアイデアを出しやすくなります。また、イベントで達成したい目標が明確化するため、会のテーマも自ずと見えてきます。

これに基づき全体のプログラムやコンセプトを固めておけば、外部のイベント会社に委託した場合でも、イベント全体の雰囲気を理解してもらいやすかったり、話しを進めやすくなること間違いなしです。

イベント進行表に記載する内容

ここからはイベント進行表についてさらに具体的に解説します。まずイベント進行表に記載する内容は以下の通りです。

1. 各運営担当者の当日の役割
2. 会場内の見取り図
3. イベント当日の流れ
4. イベント全体の流れ

イベント進行表の作り方１：各運営担当者の当日の役割を決めよう

まず最初に決める必要があるのは、「運営担当者の当日の役割」です。

ひと口に運営担当者といっても、イベントでやるべきことは多岐に渡るため、様々な役割が求められます。

一般的なイベント運営で必要とされる役割は、総括ディレクター、司会者、ステージ係、会場係、誘導係、受付係、機材担当者、カメラマンなど。幹事は運営チームで話し合い、それぞれの役割を誰が担当するのか(もしくは一部を外注するのか)を決めましょう。

各者の役割と名前を一覧にまとめる

社員であればその名前。外注の企業やスタッフ、イベント会場のスタッフに協力してもらうのであれば、その社名や担当者を記録します。内部の担当者も、お客様や外部の方も、全て当日の役割とともに一覧化していきます。

ゲスト/主賓の名前&肩書きも記載

イベントによっては、取引先企業や著名な方を主賓に招いたり、講演やスピーチを行ってもらうこともあります。この場合も、名前や所属、正式な肩書きを記載します。

イベント進行表の作り方２：会場内の見取り図を元に導線やスタッフの動きを決めよう

全体のプログラムと担当者が決まったら、次は「会場内の見取り図やルールを確認する」ことです。

会場の担当者から見取り図を取り寄せ、会場内のどこに・何があるのが把握しましょう。また、事前にイベント会場の下見に行くのもおすすめです。

運営チームがイベント会場についてきちんと理解しなければならない理由

幹事ら運営チームは、イベント会場について事前に理解を深めておく必要があります。

その理由は、イベント会場には様々な制約があるから。

例えば「火器使用禁止」「運搬用の駐車スペースは１台まで無料」といった、すでに会場でルール化されているものから、「控室からステージまでの導線がわかりづらい」「ケータリングのホットミール用の電源で使えるコンセントは１箇所のみ」など、実際に会場の見取り図や下見を経て、はじめて制約があると気づく場合もあります。

イベント会場の詳細を確認し、使用条件や使い勝手を理解して初めて、スムーズにイベントを運営できます。そのため運営チームは、事前に会場についてきちんと把握しなければならないのです。

会場内の見取り図をもとに考えるべきポイント

見取り図をもとに会場内の各場所が把握できたら、各場所に誰を・何を配置するのか決めましょう。

例えば…

• 開場時間前、参加者の待機場所はどこにするか
• 運営メンバーの待機場所はどこにするか
• ケータリング業者やゲスト用の駐車スペースはどこにするか
• 各ゲスト用の控室はどこにするか　など

特に大切なのが「ゲスト用の控室」について。複数のゲストや来賓がある場合、誰を・どの控室で待機させるのか、事前に決めておくと安心です。

会場内の見取り図をもとにスタッフの動き方を決めよう

見取り図で会場を把握することは、運営スタッフの動きを決めていく上で重要なポイント。本番では、スタッフの動きに無駄が生じるほど進行が遅れたり、間延びしたりします。

例えば、スタッフが「控室」から「ステージ」まで移動する際、会場の作りによってはかかる時間が違います。

場合によっては、裏手から回ったり、会場の端の方を移動しなくてはならないなど、導線を工夫する必要もあるでしょう。このような理由から、スタッフの動きに余計に時間がかかってしまうと、「演出のタイミングがずれてしまった」、「サプライズがバレてしまった…」など、思わぬトラブルを引き起こす可能性も。

しかし、事前に会場内を把握しておけば、運営スタッフの行動にかかる所要時間をある程度余裕を持ってスケジューリングできます。

また、会場の作りだけではなく、「同時進行しているプログラムやタイミングによっては、主賓の前を横切らないようにしなければならない」というような配慮や、「スポットライトを当てている場所は通れない：など、演出面など他の条件が関連してくることも。

その時々でもスタッフの最適な導線は変わってていくものですから、必ず会場に合った動き方をよく考えて、決めていきましょう。

会場内の見取り図をもとに考えるべき導線

• 参加者が入退場する際の導線
• ゲストが駐車場から控室に入る際の導線
• ゲストが控室からステージに移動する際の導線
• ケータリング料理や飲み物などを運搬・設置する際の導線
• 照明、音響、カメラ機材等を搬入・設置する際の導線
• 準備物(備品や小道具)を搬入・設置する際の導線　など

イベント進行表の作り方３：当日の全体の流れを決めよう

会場と全体のプログラムが決まったら、イベントを行う「当日の全体の流れ」を明確にし、進行表に記載していきましょう。

これはイベント本番だけではありません。運営スタッフが会場に入る時間から、イベント終了後に会場を後にするまで、イベント当日に発生する全ての流れを記載します。

進行表にイベント本番以外の全体の流れも記載すべき理由

「進行表に記載するのは、イベント本番の流れだけじゃないの？」と驚く方もいるかもしれませんね。進行表に「当日の全体の流れ」を記載する理由は、以下の2つです。

1. 運営チームの準備をスムーズに進めるため
2. イベントを定刻通りに開始/終了させるため

運営チームの準備をスムーズに進めるため

運営チームには本番当日にもすべき準備がたくさんあります。

例えば、イベントのリハーサル。イベント全体の最終確認を兼ねた「最終リハーサル」や、音響や照明などの「テクニカルリハーサル」など、入念に行うケースも多いでしょう。

この他にも、会場内の空間装飾やケータリングの事前搬入、景品の準備、受付の準備など、本番直前に発生する動きは想像以上に多いのです。

これら準備をスムーズに行うため、進行表には当日のすべての流れを記載します。

イベントを定刻通りに開始/終了させるため

来賓の方や外部の企業など、社外の方のご協力を得ながら行う場合や、会場の利用可能時間が決まっている場合、イベントは定刻通りに開始/終了させる必要があります。

しかし、物品の搬入・撤収や着替えなどの準備には、ある程度時間がかかるもの。そのため入り時間から退出時間までを事前にきちんと把握し、進行表の上でも明確にしておきましょう。

このような理由から、当日の準備を含めた全体の流れをイベント進行表に記載しておくことは、とても大事なことなのです。

イベント進行表の全体の流れは「時間軸×対象者」で整理する

イベント進行表には、イベントの準備・運営からはじまり、本番を進行して、最終的に会場から退出するまでを進行表に記載します。

進行表に盛り込むべき全体の流れは「スタッフ」と「ゲスト」、「参加者」など、対象者を分けて考えると良いでしょう。

運営スタッフ関連の全体の流れ例

• スタッフが会場入りする時間
• リハーサルの時間
• ケータリング等の搬入時間
• 受付や配布物等の準備にかかる時間
• ゲストに当日の流れを説明する時間　など

ゲスト関連の全体の流れ例

• 外部の司会者が会場入りする時間
• 来賓が会場入りする時間
• ゲストが会場から出る時間　など

イベントに外部の司会者や来賓が会場入りする場合は、幹事がお迎えに行ったり控室に案内したり、当日の流れを説明したりなどの対応をする必要も出てきます。その役割を担当する方と、導線と、タイムスケジュールなどを計画しておきましょう。

参加者関連の全体の流れ例

• 受付開始時間
• 開場時間
• 開演時間　など

イベント進行表の作り方４：イベント全体の流れを決めよう

ここからは「イベント本番用」の進行についてまとめます。

まずはイベントのプログラムを次の項目に落とし込み、時系列とTo Doを整理しましょう。

1. タイムスケジュール
2. 司会者の台本
3. 照明/音響の指示
4. 映像の指示

記載項目その1：イベント進行表の「タイムスケジュール」

タイムスケジュールとは、プログラムの最初から最後まで、イベントの全スケジュールをすべて時系列で並べたものです。

「18:00 開会の言葉」「18:05 乾杯」といったように、そのプログラムに対応して、何時に何をするかがわかるように記載していくのが一般的です。

記載項目その２：イベント進行表の「司会者の台本」

司会者の台本は、進行表に基づいて作成します。

例えば…

• どんなスピーチでイベント開催を告げるか
• どんなMCで来賓の方を会場にお迎えするか
• お礼の言葉を述べるか
• ゲームをどう盛り上げるか　など

これらをできるだけ具体的に計画し、台詞を考え、記載しましょう。

記載項目その３：イベント進行表の「照明/音響の指示」

照明/音響の指示は以下のようなものです。こちらも演出と照らし合わせ、ちょうどよいタイミングで切り替えられるよう進行表に記載します。

照明の指示

• 照明の明暗を切り替えるタイミング
• 何色のライトを使うか
• スポットライトを当てる対象者/タイミング　など

音響の指示

• イベントを盛り上げる効果音のタイミング
• 歓談タイムで流すBGM
• BGMを切り替えるタイミング
• 音楽のフェイドイン/アウトのタイミング など

大規模なイベントほど、登壇者(=話し手)が増える傾向にあります。

その際は、「誰が・どのマイクを使うか」についても進行表に記載しておくことで、音響トラブルを回避できます。

記載項目その４：映像の指示

イベントの最中で上映する映像についても進行表に記載しておきましょう。

担当者が最適なタイミングで映像を流せるよう、「19:00 記念映像の上映」というように、時間と進行との照合を明確にしながら詳細な情報を書きましょう。

4つの項目を進行表にまとめる

今までご説明した4つの項目を、ひとつの進行表にまとめます。

1. 「タイムスケジュール」項目をもとに、各プログラムの始まりと終わりの時間軸を一覧表にします
2. プログラム&時間枠に「司会者の台本」のセルを付け足し。司会者が進行すべき流れと、具体的な台詞を記入します
3. 1・2に対応するかたちで「照明/音響の指示」「映像の指示」を追記。全体の進行や司会者の言葉に合わせ、どのような演出をするのか明確にします

イベント運営時に進行表が必要な理由

ここまでプロのイベント進行表の作り方について解説してきました。幹事や運営担当者の皆様は、イベント運営において進行表がいかに大切かおわかりいただけたでしょうか？

イベント運営時に進行表が必要な理由をまとめると、次の3点に集約できます。

1. 役割分担が明確になりスムーズに運営できる
2. 司会者や運営担当者が正確なタイムスケジュールを把握できる
3. 運営担当者が共通認識を持てる

役割分担が明確になりスムーズに運営できる

進行表を使用することで、各自の役割が明確になり、スムーズに運営することができます。

漠然と自分の役割を把握しているだけでは、他の担当者との連携がうまくいかなかったり、タイミングを逸してしまうことも。

しかし、進行表を確認しながらイベント運営を進めることで、大切なポイントをおさえながら役割を遂行できます。万が一トラブルが起きたり、運営スタッフの誰かがミスをしてしまっても、お互いの役割がはっきりしていれば、周囲がサポートしやすくなるという利点もあります。

司会者や運営担当者が正確なタイムスケジュールを把握できる

まず、単なる「式次第」では、イベントのざっくりとした順序しかわかりません。

しかし、進行表を活用することで、「司会者」や「運営担当者」などのイベントのキーパーソンが正確なタイムスケジュールを把握することができます。

「イベントをスムーズに進行するためには、どのプログラムをどの時間で進めていなくてはならないか」という目安がはっきりしていれば、焦る必要もありません。イベントの進行がスムーズになることはもちろん、時間の遅延などといったトラブルが回避しやすくなります。

運営担当者が共通認識を持てる

同じ進行表を共有することで、イベントの運営担当者が共通認識を持つことができます。

各自が役割に振り回されたり、自分の役割だけに囚われることなく、全体を把握することにつながります。「今、どのプログラムが進行しているのか」「自分はどんな貢献を期待されているのか」を広い視野で意識することで、担当者同士が協力しやすくなり、盛り上げたり、目標を達成したりと、イベントを成功に導きやすくなるでしょう。

さらに、詳細な進行表を作成することにより、進行の抜け・漏れを防いだり、準備すべき物品や機材などの見落としによるミスを減らすことにもつながります。

イベント進行表の作成・準備は確認すべきことが多くかなり面倒…

今回は、イベントの進行表について解説して参りました。進行表の役割や、作成の仕方などお分かりいただけたでしょうか？

正確なタイムスケジュールに沿って、イベントの詳細を記載しつつ、抜け・漏れのない進行表を準備しておくことこそが、イベントの成功の鍵を握るといっても過言ではありません。

そうはいっても、イベント進行表の作成・準備は、確認すべきことが多岐にわたりかなり面倒です。慣れないテクニカルなポイントの不安をつぶしたり、外部の方と連携していったりするのはかなり面倒な作業です。とくに未経験者にはお時間を要するだけでなく、また当日のイベントが無事に終了するまで不安をお感じになることと思います。

NEO FLAG.なら、合計2000件以上イベントを手掛けてきた実績があります。プロの視点から、お客様のイベントをお手伝いいたします。企画運営はもちろん、進行表の作成準備についても代行できます！　ぜひお気軽にご相談ください。

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