今回は教育関連の事業を展開するM社様が開催した「キックオフミーティング」のプロデュース事例をご紹介します。
| 会社名 | M社様 |
| 業種 | 教育関連 |
| 利用サービス | イベントプロデュース |
| 形式 | リアル開催 |
| 開催場所 | ベルサール御成門タワー |
| 提供実務 | イベント企画/当日運営/照明・音響サポート/会場手配/ 映像制作/ケータリング手配 |
| 開催趣旨 | 総会(キックオフミーティング) |
| 参加者数 | 100名以上 |
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中高一貫校専門 個別指導塾を運営する企業様のキックオフミーティング
今回、M社様より「キックオフミーティング」のご相談をいただきました。
M社様は、中高一貫校専門の個別指導塾を運営しています。国内には全30ヶ所の拠点があり、今回のキックオフミーティングはそのメンバーが一堂に会する場です。
幹事様には「学生の未来を支える先生方への日頃の感謝と労いを込めたイベントを開催したい」という思いがありました。また本イベント開催時は、全国から100名以上が集まるとのこと。リアル開催の大規模イベントでしか味わえない「交流」も楽しんでもらえる機会にしたいという希望もありました。
イベント当日までのスケジュール
- 《6月初旬》お問合せ/ヒアリング
- 《6月中旬》運営メンバーとのキックオフ、大枠進行策定
- 《6月中旬》会場提案/全体予算のすり合わせ
- 《7月初旬》会場内覧/確定
- 《7月中旬》会場レイアウトの策定、進行内容/リハーサルスケジュール確定
- 《7月中旬》準備物の共有
- 《8月中旬》先方司会進行者との打ち合わせ、進行最終確認
- 《9月中旬》9月中旬 本番
本イベントでは、会場の内覧同行に加えて、本番までに打ち合わせを４回実施。お客様のご希望に応じて、オンラインと対面で実施しました。その他、メール等にて幹事様と連携をとりました。
お客様の抱えていた課題&要望
今回のキックオフミーティングを開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。
- 開催まで３ヶ月。イベントが実現できるか不安
- 初めて大規模なイベントを開催するのでサポートして欲しい
- 予算面
《NEOFLAG.》課題の解決策
当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。
1, 開催まで３ヶ月。イベントが実現できるか不安
→まずは幹事様に全体スケジュールを提示。当日までのマイルストーンを示すことで、適切な会場選びから必要なコンテンツまでを明確化した。
2,初めて大規模なイベントを開催するのでサポートして欲しい
→会場のレイアウト面での不安を解消すべく、イベントホールを利用し、２フロア間での移動を可能に。会場内レイアウトは、スクール形式とし、講和と表彰＆交流懇親会を聴講しやすくした。
3,予算面
→当社のサービスを駆使し、イベント運営からケータリングまでをワンストップで提案することで、予算をおさえることに成功した。
「M社様 キックオフミーティング」のプログラム
上記の解決策を踏まえ、「M社様 キックオフミーティング」の進行プログラムを作成。
実際に行われたイベント内容(2部制)は以下のとおりです。
【第一部】
- オープニング映像の上映
- 司会者挨拶
- 開会の挨拶
- 社長講和
- 取締役講和
- 本部チーム紹介
- ヒストリー映像の上映
- 社長とのトークセッション
※第一部終了後、参加者は会場内フロア移動
【第二部…懇親会&表彰式】
- 乾杯
- 歓談
- 表彰式
- レクリエーション「オリジナル謎解き ミッションアタック」
- 閉会の挨拶
M社様のキックオフイベントは日曜日の昼間開催でした。日時の都合上、ホテル等の予約が困難だと予想されたため、会場は自由度の高いイベントホールをご提案。その中から東京タワーが見える「ベルサール御成門タワー」をお選びいただきました。
今回のキックオフミーティングイベントが二部制だったこともあり、同会場内の別フロアを一部と二部で使い分けることに。こうすることで第一部の進行中に、並行して懇親会準備をできるようにしました。
また、イベントではジョーゼット&照明演出で特別感を演出しています。ケータリングのテーブルにもコーポレートカラーを想起させるテーブルクロスを敷き、M社様らしさを表現しました。
イベントのプログラムについては、幹事様のご要望を反映し、ご提案させていただきました。
| 成功体験の共有 | ヒストリー映像の上映 |
| 承認・賞賛・達成感を感じられる場に | 表彰式の実施 |
| 未来にむけてワクワクしてほしい | 社長講和の実施 |
| 従業員エンゲージメント向上 | 社員インタビューの実施 |
このイベントでは、先方の方が司会者を務められました。
そのため当社は、進行台本の制作、キューだしなどを司会者の方と連携して行い、イベント本番のタイムコントロールをしました。
《手配項目》
会場、NEO DINIG.ケータリング、ヒストリー映像の制作、ライブエンドロール制作、テーブルクロス、音響/照明スタッフ派遣、運営サポート(進行台本作成、運営オペレーション含む)、レクリエーションコンテンツ提案、サポートスタッフ派遣
《お客様の声》NEO FLAG.に満足
無事にキックオフミーティングの開催ができ、満足しています。
NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント
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この度はありがとうございました！
前後半でメリハリのある２部制イベントとなりました。表彰式では、当日参加者で決める投票スタイルをはじめ、賞賛・承認の雰囲気を体感していただけました。エンゲージメント向上につながるレクリエーションも大盛況のキックオフミーティングとなりました。
(NEO FLAG.常務取締役/イベントプロデューサー尾山 知士)