イベント事例

2023年からNEO FLAG.とタッグを組み、「社員総会＆懇親会」を作り上げてきたウコウコヤオ株式会社様。参加者アンケートをもとに毎年ブラッシュアップを重ね、通算4回目の開催を終えました。

事業所間の壁をどう越えるか、離職防止にどうつなげるか――介護事業を営む同社が抱えていた組織課題に対し、社内イベントはどのような役割を果たしたのか？

幹事を務めた木村講平様(ウコウコヤオ株式会社 取締役)と、イベントプロデューサーの澤智子(NEO FLAG.)が、これまでの歩みを振り返りました。

会社名	ウコウコヤオ株式会社
HP	https://www.ukoukoyao.com/
業種	介護事業
利用サービス	イベントプロデュース
形式	リアル
提供実務	イベント企画/当日運営/司会者派遣
開催趣旨	社員総会&懇親会
事例記事	マジシャンのパフォーマンスをスキル習得に絡めてコンテンツ化。参加者の笑顔が絶えない社員総会&懇親会が実現(2024年開催) 社員総会&懇親会は“コミュニケーション重視のプログラム”で大盛り上がり(2025年開催)

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組織としての課題：事業所間の壁と、“形だけ社員総会”への違和感

―社内イベントを開催しようと思ったきっかけは？

木村さま：会社規模の拡大に伴い、経営層の考えをきちんと社員に伝える場があった方がいいと思っていました。ただ、社員総会を堅苦しい場にしたくはなかったんです。

以前、他社の総会に参加したことがありますが、各事業所のスタッフが資料やスライドを作成し、各事例を発表する形式でした。それだと登壇者は残業して資料準備をしなければなりませんし、結局喜ぶのは経営陣だけ。「これってスタッフは楽しいのか？」と疑問に感じていました。

―なるほど。それで、社員総会&懇親会という形を選ばれたのですね。

木村さま：はい。当社には12営業所がありますが、別事業所のスタッフ同士はなかなかつながりが生まれません。そのため「第1部の社員総会で経営方針をしっかり伝え、第2部の懇親会では事業所を超えたつながりを作ってもらう」という構成が望ましいと思いました。欲を言えば、それがスタッフの離職防止につながればいいなという想いもありましたね。

NEO FLAG.なら「ウコウコヤオらしい総会」ができる

木村さま：初開催を決めたのはいいものの、当初は右も左も分からない状態でした。そこで当社の代表がネットで見つけたNEO FLAG.に連絡し、澤さんに「こんなことはできますか？」と相談したんです。初回の打ち合わせから何でも聞きやすい雰囲気で、安心しました。「この会社なら決まった型に当てはめた会ではなく、一緒に当社オリジナルの社員総会を作り上げられる」と。

澤：木村さんや代表の方が、常にスタッフさんのことを考えていらっしゃるのが伝わってきたからこそ、私も本気で向き合いました。

マッスルやカジノ！？型にはまらない企画の裏側

澤：ちなみに最初の打ち合わせで「社員総会にマッスルパフォーマーを呼べますか?」とご要望をいただいたのを覚えています(笑)。

木村さま：斬新なアイデアの発案者は当社の代表なんですが(笑)、澤さんはいつもそれを実現する方法を一緒に考えてくれるのでありがたいです。

澤：参加者の皆様からマッスルパフォーマーがどう受け止められるか、少し不安もありました。でも「うちにはシャイなスタッフが多いから、刺激的で華やかなパフォーマンスの方が逆に良いと思う」とおっしゃっていただけて勇気が出ました。本番当日は、皆さん大盛り上がりでしたね。お姫様抱っこで記念撮影をされる方がとても多かったのを覚えています。

―それでも第1回は、参加者満足度が約65%だったそうですね。

澤：食事に時間を多く割いてしまったのが要因でした。ビュッフェ形式だったため、大勢の参加者様がお食事を取る際、かなり時間がかかったんです。

木村さま：あのアンケート結果は、次に活きる明確な材料になりましたね。無記名だからこそ、率直な意見をたくさん寄せてもらえた。反省を活かし、「次回は料理提供スタイルを変更しましょう」と澤さんに相談しました。

澤：木村さんからご相談いただいて、「次こそは絶対に挽回したい！」と思いました。アンケートは、参加者の本音やプランナーが気づかなかった視点を知れる大切な機会です。初回を上回る満足度を目指して、必死に次の構想を練りました。

第2回で実施した「事業所クイズ」は、木村さんのアイデアをベースに練り上げたものです。歓談中は、事業所の垣根を越えたコミュニケーションが自然と生まれていましたね。

木村さま：多くのスタッフが会場内を積極的に移動し、他事業所のメンバーと会話していましたね。

澤：一般的な社内イベントの歓談タイムは、どうしても同じ事業所のメンバーだけで固まってしまいがちです。それを避けるため、「クイズの答えを他の事業所に聞きに行っていい」というルールを追加しました。 単なるレクリエーションではなく、「交流を生むレクリエーション」。狙いが明確なんです。

―面白い企画に交流を生む工夫も盛り込んでいるんですね。直近の総会ではどのような施策を？

木村さま：先日の第4回では、事業所同士の団体戦「クイズダービー」を実施しました。スタッフからも大好評で、実際に「良かったです」という声もたくさん寄せられました。

澤：すごく盛り上がりましたよね。事業所を超えたつながりが生まれただけでなく、各事業所スタッフの結束力アップにも直結していたのが印象的です。

「クイズダービー」とは？
各チームに15枚のコインを付与し、合計5問の3択クイズに挑戦してもらう。1問につき3枚のコインをオッズのついた選択肢にベットし、最終的に最も多くのコインを獲得したチームが優勝。

木村さま：コインに枚数制限をかけたのですが、想定以上に皆さん積極的で「もっと賭けたい」という声もありました(笑)。

事業所を超えたつながりが生まれた

―4年間で何か組織に変化はありましたか？

木村さま：劇的な変化とまでは言えませんが、確実に変わってきています。懇親会で表彰されたスタッフの名前を他事業所の人が覚えていたり、ヘルプで別の事業所に行った時に「あの時どうも」と声をかけ合ったりする場面が増えました。以前より、事業所の枠を超えて助け合う場面も多くなった実感があります。

澤：社内イベントで顔を合わせたことで、心理的ハードルも下がっているのかもしれません。

別事業所に異動した方の周囲に人が集まり、久しぶりの再会をハグで喜び合うシーンもありましたね。事業所の垣根を超えた輪ができているなと感じます。

木村さま：離職の理由を突き詰めると、「入社後のミスマッチ」に行き着くことが多いんです。実際早い段階で辞めてしまう方は、社員総会に参加する前に辞めてしまうケースがほとんどです。裏を返せば、この会に参加できるタイミングまで残ってもらえれば、事業所を超えたつながりが生まれ、定着にもつながっていく可能性がある。だからこそ、こうした社内イベントを続ける意味があると感じています。

―同じ悩みを抱える他社の幹事様に向けて、アドバイスがあればお聞かせください。

木村さま：シンプルですが「それって本当に社員が喜ぶのか、楽しめるのか？」を問い続けることだと思います。形だけの事例発表会のようなものは、結局現場のためにはならないんですよね。

澤：木村さんは打ち合わせを重ねるたびに立ち止まって、問いを投げかけているように感じます。その姿勢に、私も多く学ばせていただいています。課題感を最初にきちんとキャッチアップし、そこにアイデアを重ねていく。それが良い社内イベントをつくる一番の近道ですから。

―今後の展望を教えてください。

木村さま：次回は運動会を予定しています。私たち介護職は、日々ご利用者様と直接顔を合わせ、寄り添う仕事です。だからこそ社内イベントも、実際に人と人が集まり、同じ時間や体験を共有することに価値があると思っています。それはこの先も変わりません。

澤：木村さんの「これやってみたい」というお言葉に耳を傾け、応えながら、一緒に成長していきたいと思っています。幹事様と私たちの想いが一致していないと、いいものは作れません。お互いをよく知ったうえで次に臨めることが、何よりの財産です。これからもたくさんご要望を聞かせてくださいね。

―10年後の社員総会は、さらなる進化を遂げていそうですね。

木村さま：そもそも10年先の未来がどうなっているかわかりませんが、もしかしたら仮想空間で開催しているかもしれません(笑)。

澤：望むところです！おまかせください(笑)

社内イベントや企業イベントはイベントプロデュースのNEO FLAG.におまかせください

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

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