イベント事例

今回はハタノ工業株式会社様が開催した「新社屋の落成式」のプロデュース事例をご紹介します。

屋外会場での「新社屋 落成式」を開催

ハタノ工業株式会社様は、新社屋の落成に伴い、関係者へのお披露目を兼ねた屋外での記念式典を予定していました。

幹事様は「限られた敷地スペース、かつ傾斜のある駐車場での開催」という条件がある中、快適かつ安全なパーティー運営を望まれており、当社にお問合せいただきました。

イベント当日までのスケジュール

1. 《4月初旬》お問合せ/ヒアリング/現地調査/レイアウトご提案
2. 《5月初旬》本番

お客様の抱えていた課題&要望

今回の落成式を開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

1. 新事務所の門出を祝う会を開放的に開催したいが屋外は不安
2. 生ビール&サーバーのみ用意して欲しい

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。

1,新事務所の門出を祝う会を開放的に開催したいが屋外は不安

→テントやパラソルを用いて日除けに。また、正門からの導線を意識した会場レイアウトを提案。

2,生ビール&サーバーのみ用意して欲しい

→フリードリンクプランではなく、生ビールのみで対応。現地にサーバーを持参し、スタッフが注ぎたてのビールを提供した。

ケータリング事例はこちら

約1ヶ月前の依頼でもテントや椅子の手配OK。野外会場のイベントも無事成功(ハタノ工業株式会社様)

「ハタノ工業様 新社屋 落成式」のプログラム

上記の解決策を踏まえ、「ハタノ工業様 新社屋 落成式」の進行プログラムを作成。

実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。

1. 式典開始
2. ご挨拶①
3. ご挨拶②
4. 乾杯(ケータリング提供開始)
5. 歓談タイム

今回の落成式は、野外での開催。そのため会場の特性や天候を踏まえた上で、最適な会場レイアウトをご提案しました。

会場の屋上駐車場は傾斜があり設営に不安がある場所。そのため施工チームとともに現地調査を行い、テントサイズや配置をシミュレーション。これにより安全性と見栄えの両立を図りました。

また、屋外での長時間滞在でも参加者様が心地よく過ごせるよう、料理エリアと歓談エリアを分けたゾーニングを実施。大型パラソルを効果的に配置することで日差し対策も万全でした。

屋外開催ではありましたが、事前に現地を下見し、空間を提案することで「安心感」を感じていただけました。

手配項目
テント・パラソル等の屋外設備設営、空間レイアウト提案、ケータリング提供（軽食ビュッフェ＆ドリンク）

《お客様の声》無事に屋外開催できて本当に良かった

先日は大変お世話になりました。

 当日まで天気の状況に応じて変更が生じるにもかかわらず、様々な準備をしてくださりありがとうございました。無事、屋外で開催ができて本当に良かったです。テントやパラソルの大きさや位置など敷地にピッタリ納まっていてとてもいい雰囲気でした。

 また、お料理もおいしく、きれいに飾っていただいていて来ていただいた方にも大好評でした。ありがとうございました。

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

屋外でのイベント開催でしたが、本番当日は天候にも恵まれました。

開催まで１ヶ月ほどというスピード感の中で、現地調査と提案を同時に行い、場所の使い方や適切な配置などの「イメージ喚起」を最優先に取り組みました。

御社の大切な会をお膳立てできたことを嬉しく思います。

今後、社内集会等でのご利用もご検討とのことで、ぜひまたご一緒できますこと楽しみにしております。

(NEO FLAG.常務取締役/イベントプロデューサー尾山 知士)

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