イベント事例

今回は高齢者向けサービス等を展開するウコウコヤオ株式会社様が開催した「社員総会＆懇親会」のプロデュース事例をご紹介します。

会社名	ウコウコヤオ株式会社様
業種	・高齢者及びその家族に向けた生活支援ビジネス ・デイサービスの運営 ・特定技能外国人コーディネート事業

利用サービス	イベントプロデュース
形式	リアル開催
開催場所	グレースバリ秋葉原
提供実務	イベント企画/司会者派遣/会場手配/PC操作スタッフ派遣/演出手配/景品手配/スナップカメラマン派遣/ネームカード作成/ギフト手配
開催趣旨	社員総会＆懇親会
参加者数	約90名
利用金額	約220万円

3回目の「社員総会＆懇親会」を開催

ウコウコヤオ様は、リピーターのお客様です。今回は3回目の「社員総会＆懇親会」を開催しました。

幹事様は、前々回・前回の内容からさらにブラッシュアップをし、参加者の交流が深まり、食事もイベントも楽しめる会を希望されていました。

イベント当日までのスケジュール

1. 《6ヶ月前》お問合せ、会場の相談
2. 《3ヶ月前》会場決定
3. 《2ヶ月前》進行の打ち合わせ
4. 《1ヶ月前》ネームカード&クイズの打ち合わせ
5. 《2週間前》司会進行&BGMの打ち合わせ

お客様の抱えていた課題&要望

今回の社員総会＆懇親会を開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

1. 参加者が楽しめるイベントにしたい
2. 食事をゆっくり楽しんでほしい
3. コミュニケーションが深まる進行内容を提案してほしい

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。

1,参加者が楽しめるイベントにしたい

→今回はクイズアプリを使用した「オールスター感謝祭クイズ」と「各卓の写真撮影」を実施。撮影時はポーズカードを引いて、ポーズを決めるシステムに。楽しいポーズをとり、笑顔あふれる時間にした。

2,食事をゆっくり楽しんでほしい

→ビュッフェスタイルではなく、大皿の卓盛りを提案。テーブル内でシェアしながらゆっくりと食べられるようにした。

3,コミュニケーションが深まる進行内容を提案してほしい

→色々な方と交流できるよう、各プログラムの前後にしっかり歓談タイムを確保。余裕のある時間配分にした。

「ウコウコヤオ様 社員総会＆懇親会」のプログラム

上記の解決策を踏まえ、「ウコウコヤオ様 社員総会＆懇親会」の進行プログラムを作成。

実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。

■総会

1. 開会の辞
2. 来賓挨拶
3. 経営方針発表

休憩

■懇親会

1. 乾杯
2. お食事スタート
3. 歓談タイム①
4. クイズ大会
5. 各卓の写真撮影
6. 歓談タイム②
7. 締めの挨拶
8. 集合写真撮影

※最後に役員よりギフトを渡してお見送り

これまでに2回、ウコウコヤオ様の社内イベントに携わらせていただきました。

初回は樽ゲームとビンゴ、2回目は事業所クイズやマジシャンなどのパフォーマーを派遣し、いずれもにぎやかで楽しい会に。そして3回目となる今回は、幹事様の「参加者に楽しんでほしい」という想いに応え、「オールスター感謝祭クイズ」と「各卓の写真撮影」をご提案しました。

お料理はビュッフェではなく、各卓盛りで提供したため、皆様じっくりと会話ができ、大変盛り上がりました。各プログラムと歓談タイムの時間配分を考慮したことで、参加者が会を楽しみながらもしっかり交流できる懇親会でした。

また、華やかなＢＧＭ＆照明で非日常感をアップさせることで、プロならではのパーティー感を演出し、充実した時間となりました。

《お客様の声》満足度の高い会が実現できた

「社員総会&社内懇親会を従業員のみんなに楽しんでほしい」と考えていましたが、事業所を超えた交流がうまくできるかと悩みを抱えていました。過去に2回イベントプロデュースをお願いし、満足度が高かったこともあり、NEO FLAG.さんに依頼させていただきました。

当日一番印象に残っているのは、歓談タイムにみんなが積極的に動いて他の事業所と交流していたことです。

今回は紆余曲折あり、ご面倒なことも多かったと思います。しかし、丁寧に対応していただき、最終的に満足度の高い会が実現できました。ありがとうございました。

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

NEO FLAG. 司会者のコメント

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