今回は、デジタル関連事業を展開するZ社様が開催した「総会＆チームビルディングイベント」のプロデュース事例をご紹介します。
| 会社名 | Z社 |
| 業種 | デジタル関連事業 |
| 利用サービス | イベントプロデュース |
| 形式 | リアル開催 |
| 開催場所 | 大規模イベントホール |
| 提供実務 | イベント企画/当日運営/司会者派遣/照明・音響サポート/会場手配/演出手配/景品手配/ケータリング手配/ネームカード・スライド作成 |
| 開催趣旨 | 総会＆チームビルディングイベント |
| 参加者数 | 約500名 |
| 利用金額 | 約900万円 |
社員同士の繋がり強化を図る「総会＆チームビルディングイベント」を開催
今回は、Z社様のイベントプロデュース事例です。
Z社様はテレワーク中心の働き方ということもあり、社員の皆様は「同じ会社であっても顔見知りが少ない」という状況でした。
そのため幹事様は、今回の「総会&チームビルディングイベント」を企画。全社員が集まり、有意義なイベントを行うことで、繋がりの強化を図るという目的がありました。
イベント当日までのスケジュール
- 《1年2ヶ月前》お問い合わせ、ヒアリング
- 《1年前》会場見学
- 《10ヶ月前》全体の流れを打ち合わせ
- 《8ヶ月前》ケータリング打ち合わせ
- 《6ヶ月前》イベント進行打ち合わせ
- 《4ヶ月前》イベント内容確定
- 《2ヶ月前》進行＆景品確定、BGM打ち合わせ
- 《1ヶ月前》司会打ち合わせ、会場レイアウト確定
- 《2週間前》最終打ち合わせ
- 本番
お客様の抱えていた課題&要望
今回の総会＆チームビルディングイベントを開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。
- 会場選定からイベント運営、ケータリングまで全てお願いしたい
- コミュニケーション活性化が捗る有意義なチームビルディングにしたい
- 社員みんなに楽しんでもらいたい
《NEOFLAG.》課題の解決策
当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。
1,会場選定からイベント運営、ケータリングまで全てお願いしたい
→イベントの趣旨をしっかり把握し、理想とする会が叶う会場を選定。今まで幹事様がイベント運営で苦労していた点を当社が全面サポート。やり取りがスムーズになるよう全ての窓口を一括して請け負った。
2,コミュニケーション活性化が捗る有意義なチームビルディングにしたい
→趣向を凝らした4つのイベントプログラムを提案した。
3,社員みんなに楽しんでもらいたい
→まずは社風をしっかりヒアリング。これをベースに、段階的により盛り上がるイベントプログラムを考案した。
「Z社様 総会＆チームビルディングイベント」のプログラム
上記の解決策を踏まえ、「Z社様 総会＆チームビルディングイベント」の進行プログラムを作成。
実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。
第一部：総会
第二部：チームビルディングイベント
- 乾杯
- 自己紹介タイム
- プログラム①…メディアンを狙え
- プログラム②…テーブルシャッフル
- プログラム③…巨大樽ゲーム抽選会
- 歓談タイム
- プログラム④…ビンゴ大会
- 締めの挨拶
今回のイベントは約500名規模。そのため随所に様々な工夫を散りばめました。
まず受付は名前順にご案内とし、入場もスムーズに。ネームカードに指定のテーブルを記載したことで、迷わず着席できるようにしました。
広い会場ということもあり、仮設スクリーンやスピーカーも追加で設置し、後方のテーブルまでしっかり内容が届くように留意しました。
今回当社から提案したイベントプログラムは4つです。いずれも大人数のチームビルディングイベントにピッタリのゲームを取り入れ、コミュニケーションがみるみる活性化。にぎやかな話し声があちこちから上がっていました。
軽食用のドリンク＆お菓子は各テーブルに配置。会の途中も当社スタッフがドリンクサービスを行うことで、社員の皆様が離席することなく、チームビルディングプログラムに集中できる環境を整えました。
また途中でテーブルをシャッフルすることで、色々な社員様との交流を促しました。
忘れられない一日を作り上げ、お開き後も会話が弾んでいました。
《参加者様の声》「楽しかった！」の声多数
今回の「Z社様 総会&チームビルディングイベント」に参加してくださった皆様から寄せられたコメントをご紹介します。
コミュニケーションが活性化した
- 初めての参加でしたが、実際に会社の皆様にお会いできてとてもよかったです。
- 違う部署の方の交流はあまり機会がないので、楽しいイベントでした！
- チームビルディングは顔見知りが増えたので、次回も実施いただきたいです。
- 他部署の方と関わる機会は全くなかったので、楽しかったです。また、いろんな年代の人と関われたのも楽しかったです。
- チームビルディングはいろんな方とお話ができよかったです。
楽しいイベントだった
- とても楽しいイベントでした。企画ありがとうございました。
従業員エンゲージメントが高まると感じた
- コロナ禍以降の入社メンバーにとっては会社がどのくらいの規模でどのような人と働いているのか実感がわかない部分があり、また仕事一辺倒で日々を過ごしているため、会社に所属している中での交流はより減少していると考える。そのため、年1 回でもこのような業務と直接関連の無いお楽しみ要素のある交流を開催することで会社への帰属意識も高まるのではと考えた。総じて良い企画であったと感じた。
NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント
NEO FLAG. 司会者のコメント
この度はありがとうございました。1年2ヶ月、お一人で準備してこられて、きっとたくさんのプレッシャーもあったかと思います。大変お疲れ様でした。
チームビルディングが進むにつれ、社員の皆さまもどんどん打ち解けていき、話が止まらないテーブルが増えていきました。これと同時に、幹事様の笑顔もどんどん柔らかく明るくなっていくのを司会台から見ていて、嬉しくなりました。
社員の皆様について「大人しい方が多い」と聞いていたので、最初は少し心配しておりましたが、想像以上に積極的に参加してくださり、楽しかったという声も直接お聞きできました。
幹部の皆さまも、ユーモアがあり皆さまから慕われていたからこそ、樽ゲームも盛り上がりましたね！
ラストのビンゴの大盛り上がり！余韻に浸って会場に残る多くの社員さんの姿を見て、チームビルディグは大成功だったのではないかと思っております！
今回のイベントを経て、「もし次やるならこんなことができるなぁ」「こういうゲームで皆様にスポットが当てられたらなぁ」など、勝手に想像してしまっています♪
それほど、皆様との時間が心地よく楽しかったので、お開きするのが少し寂しくも感じました。 今回、このような素晴らしい会の司会をお任せいただき、本当にありがとうございました！
(NEO FLAG.司会者 小嶋)
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たくさんのコミュニケーションと笑顔が生まれる大変盛り上がる会となりましたね。
イベント当日は、幹事様とともに1年2ヶ月かけて作り上げた内容がしっかりと実現出来ており、とても嬉しかったです。
参加者の皆様がいかに楽しめるか、コミュニケーションが活性化するか、心地よく過ごせるか…たくさんのお打ち合わせの中で、より良い物にしたいという熱い気持ちで一緒に会を作れたのは、本当に幸せな時間でした。 次のイベントも、時間を掛けて最高の空間を作りましょうね！
(澤 智子)