イベント事例

今回はサービス業を展開する株式会社バイク王&カンパニー社様が開催した「ハイブリッド型社内イベント」のプロデュース事例をご紹介します。

【無料DL】社内イベント事例集40【オンライン・リアル・ハイブリット別】

記念すべき10回目の「CSコンテスト」をハイブリッド形式で開催

株式会社バイク王＆カンパニー様は、「まだ世界にない、感動をつくる。」をコーポレートミッションに掲げ、ビジョンである「バイクライフの生涯パートナー」の実現に向けて事業を展開しています。

今回、ハイブリッド型社内イベントとして開催した「CSコンテスト」は、過去に9回開催。今回は節目とも言える第10回の記念大会でした。

当社は第8回目からイベントプロデュースを担当し、会全体の運営サポートを行なっています。

イベント当日までのスケジュール

1. 《4月下旬》お問合せ/ヒアリング
2. 《6月中旬》正式開催決定&ご提案
3. 《7月中旬》会場提案/内覧/確定
4. 《8月下旬》運営メンバーとのキックオフ、進行の大枠決定、全体予算のすり合わせ
5. 《9月初旬》進行内容/リハーサルスケジュールの確定、準備物の共有、映像撮影/制作開始、各種進行スライド作成
6. 《11月初旬》各発表チームとのオリエンテーション、司会者との打ち合わせ
7. 《11月中旬》本番

本イベントでは、会場の内覧同行に加えて、本番までに打ち合わせを計5回実施(オンライン3回、対面2回)。お客様のご希望に応じて、オンラインと対面で実施しました。その他、メール等にて幹事様と連携をとりました。

お客様の抱えていた課題&要望

今回のハイブリッド型社内イベントを開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

1. 実施項目に沿って、運営リソースや最適な会場提案をしてほしい
2. 運営における自社のマンパワー削減
3. 発表者のパフォーマンスの向上

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。

1,実施項目に沿って、運営リソースや最適な会場提案をしてほしい

→まずはイベント当日までの全体スケジュールを提示。当日までのマイルストーンに加え、適切な追加提案、今後想定される必要コンテンツまでを示した。

2,運営における自社のマンパワー削減

→イベント運営における必要ポジションを案内し、NEO FLAG.で対応・カバーできる部分に関しては積極的に巻き取った。

3,発表者のパフォーマンスの向上

→当社が提供する「司会養成プログラム」と同様のプチレクチャー会を実施。イベント本番の司会進行において、緊張しない&上手くいくコツを伝授した。

「バイク王&カンパニー様 ハイブリッド型社内イベント(CSコンテスト)」のプログラム

上記の解決策を踏まえ、「バイク王&カンパニー様 ハイブリッド型社内イベント(CSコンテスト)」の進行プログラムを作成。

実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。

1. 期首講和
2. 休憩
3. 【CSコンテスト】
営業部門発表

4. 【CSコンテスト】
アディショナル部門発表
5. 【CSコンテスト】
Keeperコーティング部門実技審査(※世田谷本店からの中継)
6. 【CSコンテスト】
テクニカ部門　映像での紹介、実機紹介中継
7. 【CSコンテスト】
テクニカ部門、営業部門表彰

バイク王&カンパニー様が定期的に開催している「CSコンテスト」。全社員が集い、各部門の発表や表彰を行う社内イベントです。

このイベントの開催目的は２つあります。１つは「CS（顧客満足度）向上に資する有益な取り組み・活動を全社に水平展開し、常にお客様から支持される会社として成長するための恒常的な機会を構築する」こと。そしてもうひとつは、「自社がCSに本気で取り組む姿勢を社内外に明確に示し、CSに対する意識を向上させる」ことです。

このイベントは、大きく分けて以下の4部門から成ります。

1. 営業部門…実際にお客様と応対するチーム
2. アディショナル部門…新規事業内容の報告を行うチーム
3. テクニカ部門…車両整備を担当するテクニカチーム
4. Keeperコーティング部門…2023年度より新設された新しいチーム

幹事様曰く、「全社員、本コンテストへの参加意欲は高く、社員のモチベーションを高める絶好の場となっている」そうです。

今回のイベントも、リアルとオンラインを掛け合わせたハイブリッド開催です。

全国のバイク王社員はオンラインで視聴し、出場者と一部社員は世田谷本店&配信スタジオ(進行や受賞式の実施会場)に集結しました。

前回、前々回は配信に特化した会場ではなかったため、今回はe-sportsの配信も行う専用スタジオでの開催に変更。視聴ストレス軽減や演出の工夫もできるよう、会場選びから配慮しました。

《手配項目》
運営サポート(進行台本作成、進行スライド作成、配信全般運営オペレーション含む)、司会者、サポートスタッフ、音響/照明スタッフ、お弁当、各種映像作成（オープニング/チーム発表紹介、テクニカ部門各チーム映像、当日編集エンドロール）

イベント開催後には参加者アンケートを実施。「大変満足」「満足」と回答したのは約70％と高い水準でした。

毎年視聴している方からは「各チームのプレゼンテーションが明るくわかりやすい」「毎年刺激をもらっている」「〇〇店のXXを早速実施してみよう」など建設的な意見も多く見受けられました。

アンケートを通して、イベントの開催目的と体現すべき内容の実現度も無事に図ることができました。

《お客様の声》イベントを通して会社全体のCS意識が高まった

御社のご協力の下、CS向上に向けて各店舗で取り組んでいる施策を全社員に共有することができ、当社全体のCS意識を高めることができました(人事グループ　採用教育チーム　加賀谷周治様)

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

当社がバイク王&カンパニー様のCSコンテストをサポートさせていただくのは、今回で3回目。過去2回の経験から、お互いに「実現したいこと・できること」の共有がスムーズな関係性の中、イベントの準備が進行しました。

また、過去２回の実施後にも振り返りを実施し、継続性あるイベントにするための改善点・工夫点などをご提案。イベント施策の向上を目指し、一丸となって取り組んでまいりました。

回を増すごとに、提案の方向性やレスポンスなどもスムーズになってきたと感じております。特に今回は、「新部門設立」や「中継での見せ方」など、幹事様とは直前までこだわって議論することができました。その甲斐もあり、参加者様(=オンライン視聴者様)からのコメントもいい評価が多かったように思います。

いつもありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします (尾山)

(NEO FLAG.常務取締役/イベントプロデューサー尾山 知士)

NEO FLAG. 司会者のコメント

バイク王&カンパニー様のＣＳコンテストは、全国の店舗から選ばれたスタッフの皆さまの個性と努力の結晶です。

今回は先方のMCとの”ダブル司会”でした。そのため本番前に何度も打ち合わせや練習を重ね、コメントを練り上げて臨みました。

ハイブリッド型イベントは、会場とオンラインの温度差をいかになくすかがポイントです。

中継での競技実況、授賞式など、現場の熱気や盛り上がりを司会者のテンションやコメントを工夫してお伝えしました。とても達成感のあるイベントでした！ありがとうございました。

(NEO FLAG.司会者 小嶋 八千代)

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