今回はユーオス・グループ関東支部様が開催した「支部会/忘年会」の運営サポート事例をご紹介します。
| 会社名 | ユーオス・グループ関東支部 |
| HP | https://uos.gr.jp/branch_post/kanto/ |
| 業種 | IBMマーケットビジネスに携わるIT関連企業集団 |
| 利用サービス | イベントプロデュース |
| 形式 | リアル開催 |
| 開催場所 | ホテルグランドアーク半蔵門 |
| 提供実務 | イベント企画/司会者派遣/景品手配/パフォーマー派遣/その他 |
| 開催趣旨 | 支部会/忘年会 |
| 参加者数 | 約100名以上 |
毎年定期開催の「関東支部会/忘年会」を開催
ユーオス・グループは、IBMマーケットビジネスに携わるIT関連企業集団です。「競争の中に協業あり」の精神で、会員が相互で切磋琢磨し、会員各社の発展を目指しています。
今回は2022年に創立40周年を迎えたユーオス・グループ関東支部様の「支部会/忘年会」の運営サポート事例です。
2021年にオンライン忘年会で当社サービス「Parti」をご利用頂いて以来毎年、年始の「年次総会/新春交歓会」と年末の「支部会/忘年会」で運営に携わらせていただいてきました。
今回は、イベントの大まかな枠組みは作成いただきました。そのためMCと余興パフォーマンスのご提案を中心に、当日のサポートを行いました。
イベント当日までのスケジュール
- 《8月末》お問合せ/ヒアリング
- 《9月末》正式お申し込み、運営メンバーとのキックオフ
- 《11月中旬》進行の大枠を策定
- 《12月初旬》司会者との打ち合わせ、進行最終確認
- 《12月中旬》本番
本イベントでは、本番までに打ち合わせを2回実施(オンライン2回)。その他、メール等にて幹事様と連携をとりました。
お問合せをいただいたのは、開催の約4ヶ月前。会場の手配を先方で完了したのち、正式にご依頼をいただきました。
お客様の抱えていた課題&要望
今回の支部会/忘年会を開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。
- イベント全体の進行補佐/余興手配/景品手配をお願いしたい
- 運営メンバーのマンパワー削減
- 参加者満足度を高めたい
《NEOFLAG.》課題の解決策
当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。
1,イベント全体の進行補佐/余興手配/景品手配をお願いしたい
→幹事様より「全体の司会進行と懇親会の余興、抽選会の方法と景品手配をお願いしたい」と相談をいただいた。
所属司会者の小嶋は過去のほぼ全てのイベントに参加し、毎回指名をいただいていたこともあり、前回までの参加者の動きなどを考慮した台本を作成し、最適なオペレーションや方法論を提案した。
2,運営メンバーのマンパワー削減
→当社司会者に進行管理を任せてもらい、運営メンバーは参加者のケアに注力できる環境を構築した。
3,参加者満足度を高めたい
→参加者の交流を邪魔しない余興をご提案。一部参加者にもご協力いただきながら、抽選会も実施することで「参加している感」を演出した。
「ユーオス・グループ関東支部 2024年12月度 関東支部会/忘年会」」のプログラム
上記の解決策を踏まえ、「ユーオス・グループ関東支部 2024年12月度 関東支部会/忘年会」の進行プログラムを作成。
実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。
支部会
- 司会者挨拶
- 各種活動報告
- 記念講演
忘年会
- 支部長挨拶
- 来賓紹介
- 乾杯
- 歓談
- フレアカクテルパフォーマンス
- 抽選会
- 締めの挨拶
手配項目
運営サポート(進行台本作成、運営オペレーション含む)、NEOFLAG.専属司会者派遣、景品手配
余興として行われるパフォーマンスは「フレアカクテルパフォーマンス」をご用意しました。会場に歓談のザワザワ感が残る中、参加者を魅了するステージパフォーマンスを行い、視線を引きつけました。
フレアカクテルパフォーマンスとは…
バーテンダーがボトルやシェーカー、グラスなどを巧みに操り、曲芸的なパフォーマンスをしながらカクテルを作るショーです。シェイカーにボトルを入れる「カップイン」、腕の上でピタッとボトルをとめる「ハンドバランス」など、さまざまな超絶技巧を披露します。音楽に合わせ、パフォーマンスを交えながらカクテルを作成＆提供し、会場を盛り上げます。
フレアカクテルパフォーマンスでも、ただ見て終わるだけではありません。一部の参加者様に仕上げをお手伝いいただく形式の「参加型プログラム」としました。最後には会員同士を繋ぐ「虹色の７色カクテル」を完成させ、締めの演出としました。
抽選会は、受付に景品パネルをご用意し、参加者が事前に「欲しいもの」に投票するシステムを採用。ボックスから支部長/副支部長コンビが投票用紙を引いてもらいました。
会の間延びを防ぎ、参加者も「自分ごと」になるので盛り上がりも格別でした。参加者同士が「何に投票しました？」と交流する様子も見られました。最後に「この方法は理にかなっていいですね！」とお声もいただきました。
《お客様の声》
今年もありがとうございました。来年もご提案をお待ちしております。
NEO FLAG. イベントプロデューサーのコメント
NEO FLAG. 司会者のコメント
初めてオンライン開催で司会をさせていただいてから、リアル開催でも毎年担当させていただいております。
総会ではフォーマルに、忘年会では華やかで親しみやすい雰囲気を心掛け、参加者の皆さまを飽きさせない工夫をしています。
毎年関わらせていただくからこそ、信頼してお任せいただけることを、とても嬉しく思います。
(NEO FLAG.司会者 小嶋 八千代)
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年末の忘年会は、かれこれ３回目のお付き合いとなりました。
おかげさまで各会員様にもMC小嶋も顔を覚えていただけるほどになりました。毎回温かい拍手やお声をいただき光栄です。
進行はもちろんですが、ホテルならではのローストビーフカット演出なども大変盛況でした！年始の年次総会もよろしくお願いいたします！
(NEO FLAG.常務取締役/イベントプロデューサー尾山 知士)