イベント事例

今回は住宅メーカーのナックハウスパートナー株式会社様が開催した「ハイブリッド型 総会」のプロデュース事例をご紹介します。

会社名	ナックハウスパートナー株式会社
HP	https://www.nac-hp.co.jp/
業種	住宅メーカー

利用サービス	イベントプロデュース
形式	ハイブリッド(リアル×オンラインの混合)
開催場所	浦安ブライトンホテル東京ベイ
提供実務	イベント企画/当日運営/司会者派遣/照明・音響サポート/ 映像配信サポート/映像制作/会場手配/景品手配
開催趣旨	総会
参加者数	約170名(リアル参加70名、オンライン参加100名)
利用金額	約600万円

社員自身が参加スタイルを選べる「ハイブリッド型総会」を開催

ナックハウスパートナー様は、毎年FC店舗の社員様を集めた社内イベントを実施しています。同イベントには、本部の方針発表や社内表彰をプログラムに盛り込むことで、販売強化につなげる目的がありました。

コロナ禍の影響により、昨年はオンラインで開催。参加する社員を対象とした事前アンケートでは、「リアル開催」の希望が多数寄せられましたが、感染不安やその他の都合を配慮し、社員自身が各自参加スタイルを選べる「ハイブリッド型イベント(リアル×オンラインの混合形式)」が採用されました。

イベント当日までのスケジュール

1. 《12月》正式お問合せ/ヒアリング
2. 《1月》イベントのテーマ、進行内容を提案→決定
3. 《2月》案内状の作成
4. 《3月》会場、ゲストの決定
5. 《4月》上映映像の撮影/編集、案内状送付、告知用HPの作成
6. 《5月》最終打ち合わせ(司会者含む)
7. 《5月中旬》本番                                                              

本イベントはハイブリッド形式のため、参加者が「リアルの会場」と「オンライン会場」に分散します。そのため3月に参加者の状況を見ながら、最適なイベント会場を提案・決定しました。同3月には、第１部で行う「参加型アトラクション」と登壇ゲストを提案し、決定。徐々にイベントの詳細が固まってきました。

今回は「イベントの告知」についても依頼がありました。

開催を１か月前に控えた4月には、案内状の送付に加えて、告知用HPを作成。イベント本番までカウントダウンをすることで、参加者のイベントに対する期待値アップを図りました。

お客様の抱えていた課題&要望

今回の総会を開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

1. ハイブリッド形式のイベントを開催した経験がない(=ノウハウがない)
2. リアル会場の参加者を増やしたい
3. 幹事の負担を減らしたい

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。

• ハイブリッド形式のイベントを開催した経験がない(=ノウハウがない)

→配信チームと連動し、見やすい画面を構築。リアル会場の温度感を伝える工夫を施した。

• リアル会場の参加者を増やしたい

→イベントの参加意欲を掻き立てる仕掛けとして、事前告知用のHPや「事務局通信」を定期配信し、参加者にマメな情報配信を行った。

• 幹事の負担を減らしたい

→当社主導の定期ミーティングを設定。進捗の確認とTODO設定を行った。

ミーティングでは、幹事様に当社の提案に対するジャッジをお願いし、集客やその他の業務に集中してもらえる環境を作った。

「ナックハウスパートナー様 総会」のプログラム

上記の解決策を踏まえ、「ナックハウスパートナー様の総会」の進行プログラムを作成。今回のイベントは二部制です。

実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。

【イベント第一部：全店大会】

1. オープニング映像の上映
2. 経営理念の唱和
3. 会長より開会のご挨拶
4. 社長より開会のご挨拶
5. 対談企画
6. 新規加盟店紹介
7. 展示場紹介
8. 休憩
9. 成績優秀者インタビュー
10. 本部より発表
11. 余興
12. 締めの挨拶
13. 集合写真

【イベント第二部：懇親会】※リアル参加者のみ

1. 乾杯
2. 歓談
3. 余興
4. 抽選会
5. 締めの挨拶

「ナックハウスパートナー様 総会」全体の流れ

リアルの開催は約４年ぶり。幹事様より「イベントの開催ノウハウがないため、全てをお任せしたい」と依頼があり、テーマや運営スタイルの提案、告知用HP作成、映像制作、案内状作成、事務局通信の配信、司会進行、配信、アトラクション手配…など、イベントに関する全てを当社で行いました。

今年はアフターコロナでイベントの開催が可能になったため、FCの皆様は久々に東京に集まります。このような背景から、“旅行”をモチーフとしたコンテンツ作りをしました。

まず、普段は電話&メールのやりとりが多い、本部スタッフの見える化を促進するため、告知用HP上に「自己紹介ページ」を作り、各出身地のご当地ネタを入れました。

オープニング映像は司会進行と連動させ、キャビンアテンダント風の演出に。

景品は受付時の投票抽選スタイルとし、「旅先の旅館での楽しみ」から連想した懐かしいアトラクション「射的」でノベルティを配布したり、プレゼント抽選もご当地感のある品物に設定しました。これも参加者をリアル会場に来場させる一手となりました。

イベント後には社長はじめ、会長からも「楽しかった」、「オンライン下で分断されていた加盟店同士の交流含め貴重な会になった」との感想をいただきました。

《お客様の声》アフターコロナで参加者の元気な姿を見られたのが大きな収穫

コロナが始まってから我々もなかなか加盟店様にお伺いすることもできなかった中で、これだけの参加者が集まり、その元気な姿が見れた。

これが今回のイベントを通して一番会社が得たものだと思っています。

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

NEO FLAG. 司会者のコメント

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