イベント事例

今回は建設業を展開する日広建設株式会社様が開催した「周年記念パーティー」のプロデュース事例をご紹介します。

会社名	日広建設株式会社様
業種	建設業

利用サービス	イベントプロデュース
形式	リアル開催
開催場所	ホテル
提供実務	イベント企画/当日運営/司会者派遣/照明・音響サポート/ 景品手配 /会場手配/ケータリング手配
開催趣旨	創業20周年記念パーティー
参加者数	約110名

20期の節目に社員&その家族を招いた「周年記念パーティー」を開催

日広建設株式会社様は、今年で20期を迎える建設会社です。会社としての大切な節目に、社員とその家族約110名を招いた周年記念パーティーを企画。目的は、社員と家族の交流を深めることです。

ご相談をいただいた時点で会場は確定していたため、進行内容やお子様向けのイベント企画を中心としたイベントプロデュースからスタートしました。

イベント当日までのスケジュール

1. 《12月下旬》お問合せ/ヒアリング
2. 《1月中旬》正式お申込み、運営メンバーとのキックオフ、進行の大枠策定、全体予算のすり合わせ
3. 《2月初旬》会場の現地調査/イメージの共有
4. 《2月中旬》会場レイアウトの策定、進行内容やリハーサルスケジュールの確定、準備物の共有、追加オプションの確定
5. 《3月初旬》司会者との打ち合わせ、進行内容の最終確定
6. 《3月中旬》本番

本イベントでは、会場の現地調査に加えて、本番までに打ち合わせを計3回実施(オンライン1回、対面2回)。お客様のご希望に応じて、オンラインと対面で実施しました。その他、メール等にて幹事様と連携をとりました。

お客様の抱えていた課題&要望

今回の周年記念パーティーを開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

1. 実施内容の希望はあるが具体的な企画が定まっていない
2. 運営における自社のマンパワー削減
3. 子どもが飽きない仕掛けを盛り込みたい

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。

1, 実施内容の希望はあるが具体的な企画が定まっていない

→まずはイベント当日までのスケジュール感を具体的に提示。幹事様の希望を反映させながら、イベントに必要とされるコンテンツを企画提案した。

2,運営における自社のマンパワー削減

→イベント運営における必要ポジションを案内し、NEO FLAG.で対応・カバーできる部分に関しては積極的に巻き取った。

3, 子どもが飽きない仕掛けを盛り込みたい

→既に決定していた「じゃんけん大会」の他に、「自由に遊べる体験ブース」の設置を提案した(縁日や巨大ジェンガ、お子様ヘアメイクなど)

「日広建設様 周年記念パーティー」のプログラム

上記の解決策を踏まえ、「日広建設様 周年記念パーティー」の進行プログラムを作成。

実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。

1. 受付/お子様のヘアメイクスタート
2. 司会挨拶
3. 開会挨拶(社長)
4. ビバオくん着ぐるみお披露目
5. 乾杯(専務)
6. 歓談/お食事スター
7. 永年勤続表彰
8. 各種ランキング表彰
9. じゃんけん大会
10. 締めの挨拶
11. 集合写真撮影
12. 終了

今回の周年記念パーティーの開催目的は、社員様とそのご家族(約110名)の交流を深めること。コロナ前までは毎年社員とその家族で食事会を行っていましたが、感染リスクをふまえて縮小化。アフターコロナとなり、再開を検討していました。

さらに今年はちょうど会社が20期を迎えることもあり、幹事様は「毎年行っている親睦会より、さらにグレードアップを図りたい」と考えていました。

イベントプロデュースのご相談は開催の約３ヶ月前。

すでに幹事様は、ざっくりとした企画のイメージをお持ちでした。社員の勤続表彰や社内ランキング発表、お子様向けのイベントなど、「やりたいことはたくさんあるものの、どのように企画に落とし込めば良いかわからない」とお悩みを抱えていました。

そのため当社では、企画提案から関わらせていただきました。

幹事様へのヒアリングを通して、日広建設様は「自社が会社として存在できるのは社員と家族、協力会社、そして事業主の強固なつながりによるもの」という想いがあることを知りました。これをイベントにも反映させるべく、コンセプトは「20th UNDER CONSTRACTION！」に決定。

創業20周年の節目を「通過点＝建設中」になぞらえ、あえて「CONSTRACTION」としました。

手配項目
運営サポート(進行台本作成、進行スライド作成、運営オペレーション含む)、NEOFLAG.専属司会者、各種スタッフ手配(サポートスタッフ、音響/照明スタッフ、着ぐるみスタッフなど)、巨大ジェンガ/射的手配、景品手配、投票ボード制作、バックパネル制作、お子様ヘアメイク、スナップ写真、記録映像制作

すでに会場は決定済だったため、会場担当者と連携をとりながら、各種準備を進めました

今回は周年記念パーティーということもあり、節目にふさわしいイベントである必要があります。参加者それぞれの思い出になるだけでなく、会社に対する帰属意識を高め、歴史に足跡を残す実感を表現するべく、「未来へ繋がる1日に。」をメインテーマにイベント内容をすり合わせていきました。

今回は、社員様のご家族も参加される会。そのため、子どもも大人も楽しめる仕掛けが必要でした。そのためお子様ヘアメイクや射的、巨大ジェンガ、じゃんけん大会など、わくわくするプログラムを積極的に盛り込みました。これらプログラムがスムーズに進行するよう、会場レイアウトや進行内容に工夫を施しました。

《お客様の声》「楽しかった」「次はいつやるの？」参加者の嬉しい声が続々

外部に委託した事のない親睦会の開催で、準備期間も思ったより短く、内容もとても細かいものだったのですが細やかに対応いただき、無事に終える事ができました。

参加した社員や家族からも「楽しかった」「次はいつやるの？」というような声をいただき、貴社にお任せして良かったと思います。

また、準備段階で沢山のアイディアを出して頂き提案いただき、自分達では思いつかないような施策を沢山実行させていただきました。引出しの多さにとても感動し、感謝しております (管理本部 高橋 優実子様)

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

NEO FLAG. 司会者のコメント

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