今回はIT関連の事業を展開するフューチャーインスペース株式会社様が開催した「社内表彰式&懇親会」のプロデュース事例をご紹介します。
| 会社名 | フューチャーインスペース株式会社 |
| HP | https://www.inspace.co.jp/ |
| 業種 | IT |
| 利用サービス | イベントプロデュース |
| 形式 | リアル開催 |
| 開催場所 | ベルサール汐留 B1F |
| 提供実務 | イベント企画/当日運営/司会者派遣/照明・音響サポート/映像制作/会場手配/ケータリング手配 |
| 開催趣旨 | 社内表彰式&懇親会 |
| 参加者数 | 約300名以上 |
社員一人一人の成長のために。社内表彰式&懇親会「FIS Award2023」を開催
今回、フューチャーインスペース様より、社内表彰式「FIS Award 2023」のご相談をいただきました。
FIS Award 2023は、各部門の取り組みや工夫、成果を発表し、刺激し合うことで、社員の成長を目指す社内イベントです。
今回のAwardは、投票形式が全社員投票に変わるタイミングでもありました。
これまでのイベントの趣旨は残しつつも、全社員が投票することで、お互いに賞賛しあう、という想いが込められているそうです。
幹事様より「(各チームの発表とノウハウの共有はもちろん、)会社から社員に対する感謝の気持ちを表現し、伝えられる機会になれば」とも伺っておりました。
イベント当日までのスケジュール
- 《5月初旬》お問合せ/ヒアリング
- 《6月》進行の大枠を策定、会場提案、全体予算のすり合わせ
- 《8月》会場決定
- 《9-10月》会場レイアウトの策定、進行内容&リハーサルスケジュール確定、各種準備
- 《11月初旬》発表チームの資料確認/必要に応じた各チームとの打ち合わせ、先方の司会者との打ち合わせ、進行最終確認
- 《11月下旬》本番
本イベントでは、本番までにオンライン打ち合わせを３回実施。その他、メール等にて幹事様と連携をとりました。
お客様の抱えていた課題&要望
今回の社内表彰式＆懇親会を開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。
- 会場に関するお悩み(300人を収容できる広さ、社内表彰式＆懇親会を踏まえたレイアウト)
- 初めての大規模社内表彰式の運営
- 予算面
《NEOFLAG.》課題の解決策
当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。
1,会場に関するお悩み(300人を収容できる広さ、社内表彰式＆懇親会を踏まえたレイアウト)
→イベントホールを利用して、会場全体を2分割にするレイアウトに。スクール形式とし、第一部はAward、第二部は表彰式&懇親会とする提案を。
2, 初めての大規模社内表彰式の運営
→大規模かつリアル開催での社内表彰式は、初の試みとのこと。そのためオンライン参加者への配信を含め、トータルサポートをした。
3,予算面
→当社のサービスを駆使し、イベント運営からケータリングまでをワンストップで提案することで、予算をおさえることに成功した。
「フューチャーインスペース様 社内表彰式&懇親会」のプログラム
上記の解決策を踏まえ、「フューチャーインスペース様 社内表彰式&懇親会」の進行プログラムを作成。今回のイベントは二部制です。
実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。
【FIS Award2023(発表)】
- オープニング映像
- 司会者挨拶
- 開会挨拶
- Award発表スタート（途中３回休憩）
- 投票
※隣の懇親会会場へ移動
【懇親会&表彰】
- 乾杯
- 歓談
- 表彰式
- 締めの挨拶
- 解散
今回は300人以上が参加する社内表彰式&懇親会イベントです。
二部制で発表・懇親会・表彰式を行うこともあり、会場は自由度の高いベルサール汐留をご提案しました。大きなワンフロアを区切ることで、第一部と第二部の限られた時間で移動ができ、懇親会準備も第一部と並行してできるように設定しました。
第一部のAwardで行う発表リハーサルでは、発表者の照明演出やカメラワークなどもチームごとに個別対応しました。
また、今回はケータリングも当社が提供。懇親会での料理提供は、お持ち込みの寿司職人さんとも連携をとりスムーズに進行できました。
《お客様の声》会場もイベントも大満足
会場も素敵で、会自体も大変盛り上がりました！
来年以降も実施することになると思うので振り返り含め、次回もぜひよろしくお願いいたします！
NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント
その他の社内表彰式の事例はこちら
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この度はありがとうございました。
7月の社員総会&社内懇親会と並行して、本イベントの準備も進めさせていただきました。今回は初めてAwardとして開催されるとのことで、幹事様のご不安を解消しながら、ご負担を軽減しつつ、イベント全体のサポートができたかと思います。
各部門のプレゼンターの皆様の事前準備や情熱も感じられて、第2回以降も期待値が上がりますね。ありがとうございました！ (尾山)
(NEO FLAG.常務取締役/イベントプロデューサー尾山 知士)