イベント事例

今回は半導体関連の事業を展開するI社様が開催した「大規模忘年会」のプロデュース事例をご紹介します。

国内事業所から社員が集まる 会社合併後、全拠点合同の「大規模忘年会」を開催

今回、I社様より2023年末の「忘年会」のご相談をいただきました。

今回幹事様が企画していた忘年会は、会社合併後、国内全事業所４カ所のメンバーが初めて一堂に会する場です。このような背景から「全国各地(東京/大阪/名古屋/仙台)から社員が集まるため、事業所と部門を超えたコミュニケーションが生まれる会にしたい」とのご要望をいただきました。

イベント当日までのスケジュール

1. 《6月末》お問合せ/ヒアリング
2. 《7月》会場提案/内覧、全体予算のすり合わせ
3. 《8月》会場確定
4. 《9月》運営チームとの顔合わせ、イベントコンセプトの共有
5. 《10月》参加人数の把握、会場レイアウトの策定、映像制作
6. 《11月》参加者交流コンテンツの策定、進行内容確定、各種準備、景品/参加賞決定
7. 《11月最終週》司会者との打ち合わせ、進行最終確認
8. 《12月》本番

本イベントでは、会場の内覧同行に加えて、本番までに打ち合わせを3回実施。お客様のご希望に応じて、オンラインと対面で実施しました。その他、メール等にて幹事様と連携をとりました。

お客様の抱えていた課題&要望

今回の大規模忘年会を開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

1. コンセプトに沿った自由度の高いイベントにしたい
2. 受付やクロークで参加者の渋滞が起きるのを回避したい
3. 予算面

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。

1, コンセプトに沿った自由度の高いイベントにしたい

→イベントホールと自社ケータリングを掛け合わせ、オリジナルご当地飯やドリンクの提供をご提案。その他にも、イベント全体の演出やレイアウトもコンセプトに合わせて展開した。

2, 受付やクロークで参加者の渋滞が起きるのを回避したい

→まずはワンフロアを占有できる会場をチョイス。広大なホワイエで、参加者が十分滞留できるスペースを確保した。会場内にクロークを設け、部門/エリアを分けることでスムーズな案内を実現。

3,予算面

→当社のサービスを駆使し、イベント運営からケータリングまでをワンストップで提案することで、予算をおさえることに成功した。

「I社様 大忘年会」のプログラム

上記の解決策を踏まえ、「I社様 大忘年会」の進行プログラムを作成。

実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。

1. オープニング映像の上映
2. 司会者挨拶
3. 開会の挨拶
4. 来年入社の新人紹介
5. 乾杯
6. 歓談タイム兼レクリエーション
7. 「ポーカーゲーム」集計/表彰
8. 「キーワードゲーム」答え合わせ/表彰
9. 運営メンバー紹介
10. 締めの挨拶
11. 集合写真撮影

去年は2拠点同時開催。今年は会社が合併し、国内事業所は４カ所に。

この忘年会は、その全メンバーが初めて一堂に会する社内イベントということもあり、会場アクセスや演出、コンセプトの表現にこだわりたいとのことでした。

また、各部門ではアフターコロナでたくさんの嬉しいトピックスがあったそう。

「それらを参加者全員でシェアできる時間にしたい」という思いから、各部門から11名の運営メンバーが集まり、さまざまな意見交換を元に会を作り上げました。

当社では昨年からの課題や実現したいことを事前に共有し、それが解決できるコンテンツや演出のご提案が出来ました。

まずは「One team, Our team.」というテーマをイベントで体現すべく、進行の整理やオペレーション統制を中心に、各種制作物の手配や司会進行、景品の手配、自社ケータリングNEO DINING.のオリジナルプランなどを提案しました。

オープニング映像は、各部門からのトピックスをニュース番組風に見やすく画作り。イベントのラストを飾るのは、モザイクアートです。アート内にコンセプトワードを描き、さらなる一体感を演出しました。

ケータリングの様子はこちら

会社合併後初めての大規模忘年会。４事業所の“ご当地メシ”提供で会話が弾む演出を (I社様)

《手配項目》
景品、スクリーン中継カメラ、OP映像、地酒、コーポレートカラーを想起させるテーブルクロス、司会者、音響/照明スタッフ、運営サポートスタッフ、オリジナルケータリング、会場


《お客様の声》500人規模の忘年会が円滑に進行した

弊社イベントのご対応、本当にありがとうございました。

500人規模のパーティが円滑に進行しましたのも、NEOFLAG様のサポートあってのものです。ありがとうございました！

当日の中継映像のアーカイブも、共有いただきありがとうございました！欠席だった方などが当日の雰囲気を感じるのに最適なデータと考えます。

場所の確保やイベント進行のサポート、飲食物の準備など様々なご対応、本当にありがとうございました。

また来年以降、同様のイベントは開催されると思います、その都度、お力添えをいただくことになるかと思いますので引き続き、よろしくお願いいたします。

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

社の事業ノウハウがイベント運営／会場手配／ケータリング／その他の演出や制作物までワンストップでお届けできた点も運営の皆さんの負担を減らし、最小工数で本番を迎えられた要因かと思います。

いろいろなチャレンジも提案させていただきありがとうございました！打ち上げも参加させていただき、まさにOneTeamにて取り組めたイベントでした。

(NEO FLAG.常務取締役/イベントプロデューサー尾山 知士)

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