今回は、物流N社様が開催した「開所式」のプロデュース事例をご紹介します。
| 利用サービス | イベントプロデュース |
| 形式 | リアル開催 |
| 開催場所 | 横浜某所 |
| 提供実務 | イベント企画/司会者派遣/音響設備/音響スタッフ派遣/照明設備/ テープカット＆置き看板手配/ノベルティ作成/ケータリング手配 |
| 開催趣旨 | 新規事業の実証実験施設 開所式 |
| 参加者数 | 約200名以上 |
物流N社様「新規事業の実証実験施設 開所式」を開催
今回は物流N社様のイベントプロデュース事例です。
物流N社様は、新規事業の実証実験施設 開所式を開催。
幹事様より「華やかな開所式を催し、サイトツアーや懇親を通して新規事業への理解を深め、認知につなげたい」とご相談いただきました。
イベント当日までのスケジュール
- 《2ヶ月前》会場の現地調査
- 《1ヶ月半前》進行打ち合わせ
- 《1ヶ月前》打ち合わせ（手配物、ノベルティデザイン作成）
- 《3週間前》運営打ち合わせ
- 《2週間前》司会打ち合わせ、会場すり合わせ
- 《2日前》お手伝いスタッフすり合わせ
- 《前日》設営、リハーサル
- 本番
ご依頼から開催当日までの期間が短かったため、週一のオンラインお打ち合わせと、コンソーシアム各社が集まる定例会にも参加。イベントのプロの視点から、より魅力的な会になるよう取りまとめました。
お客様の抱えていた課題&要望
今回の開所式を開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。
- イベントの華やかな見せ方とスムーズな運営
- 幹事様の不安を払拭する徹底サポート＆お手伝いスタッフの統括
- ケータリングも手配してほしい
《NEOFLAG.》課題の解決策
当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。
1.イベントの華やかな見せ方とスムーズな運営
→音響や照明演出を入れることで、メディア映えする空間に。テープカットは、ハサミを入れるタイミングでステージバックのカーテンを開け、新規事業の実証実験施設のお披露目にするなど、感動的な演出をご提案。
同会場でのイベントプロデュース経験と、前日に設営＆リハーサルを行うことでスムーズな当日運営を実現した。
2.幹事様の不安を払拭する徹底サポート＆お手伝いスタッフの統括
→幹事様と密な連携を図り、4社からなるコンソーシアムをまとめ上げる強力なリーダーシップを発揮。
また、詳細な進行表および運営マニュアルを整備することで、各所の役割を明確化。幹事様やスタッフ全員が、当日まで迷いなく安心して臨める万全の体制を構築した。
3.ケータリングも手配してほしい
→”NEO FLAG.の強みでもある自社ケータリング(NEO DINING.)を手配。会の趣旨に合わせ、参加者が食べやすいピンチョススタイルのケータリングを提案した。
「物流N社様 新規事業の実証実験施設 開所式」のプログラム
上記の解決策を踏まえ、「物流N社様 新規事業の実証実験施設 開所式」の進行プログラムを作成。
実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。
- 開会の辞
- 主催挨拶
- コンソーシアム各社挨拶
- テープカットセレモニー
- 懇談
- サイトツアー
- 閉会
メディアや一般来場者など、様々なお客様が参加する開所式。
開催まで時間も迫っていたため、幹事様と密に連絡を取り合い、進行表や運営マニュアルに細かな情報や動きを落とし込み、お互いの描いている会のイメージに相違がないよう準備を進めました。
また、お手伝いスタッフ(約50名)にも当日の動きを見える化し、共有したことで、安心して当日を迎えていただけました。
イベント当日、華やかな演出が目を惹く空間となりました。
特に「テープカット時のカーテンOPEN演出」は、参加者から大きな拍手が上がり、イベントを印象付けるワンシーンとなりました。
イベント演出に加え、当社専属司会者による司会進行も実施。お祝いの場という開所式の雰囲気にマッチする司会者を派遣しました。参加者の心を掴むMCで、大切な一幕に華を添えることができました。
また、ケータリングの提供スタイルにもひと工夫。式典中は懇談スペースをパーテーションで隠し、懇談になったら一気にオープン。各スペースへの移動もわくわくする仕掛けにしました。
《お客様の声》カーテンオープンの演出が鮮明に映えていた
この度は弊社施設の開所式にあたり様々ご尽力いただきまして、誠にありがとうございました。
初回お打合せの際から熱量あふれるご提案やスムーズな運営実施にあたっての追加のご提案をいただき、澤様のおかげで開所式実施までの道のりが確かなものとして感じられるようになったことを今でも覚えております。
その後も、状況の変化に合わせて様々柔軟かつスピーディにご対応いただき、澤様とともに準備を進められることをいつも心強く感じておりました。
澤様ご提案のカーテンオープンの演出が鮮明に映えており、これまでの道のりを思い出しながらとても感慨深く感じました。
この度は誠にありがとうございました。またどこかでご一緒できましたら嬉しいです。
NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント
NEO FLAG.司会者のコメント
この素晴らしい瞬間に司会者として携わらせていただき、大変光栄でした。今も余韻に浸っております。
事前に、開発担当者様のインタビューを何度も読ませていただきました。
「多くの方々の未来を創りたい」という情熱と、理想を追求する姿勢によってこの実証実験施設が築き上げられたのだと知り、心から感動いたしました。司会として多くを語ることはできない分、言葉ひとつひとつに、この感動と、皆さまの想いを乗せて届けようと決めておりました。
式がスムーズに進行できたのは、幹事様の的確な指示出しや状況把握のおかげです。遠くからでもわかる、幹事様のハツラツとした空気感と笑顔に、とても癒され、元気をいただきました！
わずかな時間ではありましたが、歴史の一ページ目にあたるこの瞬間を皆さまとご一緒できたこと、とても嬉しく思っております。
今後も皆さまのご活躍を陰ながら応援しております(NEO FLAG.司会者 小嶋)
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これから世界に広がる新規事業案件の第一歩として、名誉ある素晴らしい機会をご一緒できまして大変光栄です。
現地調査の際、幹事様が語ってくださった「命を懸けて作り上げてきた新規事業」への並々ならぬ想いに深く感銘を受けました。これまでの努力が結実する大切な節目に、ぜひ力添えをさせていただきたい。その一心で、提案プレゼンには持てる限りの情熱を注ぎ込みました。
そこからあっという間の2ヵ月でしたが、お電話やオンライン打合せを密に行い、とても濃厚な準備期間でした。幹事様と共に準備してきた内容が、約50名の運営チームで当日抜群の力を発揮でき、私も感動しました。
メディアも多数いらしていたので、素敵なシーンを多く散りばめ、効果的に見せられたことも、とても嬉しく思っております。
この度は、大切な閉所式に携わらせていただき、ありがとうございました！
(澤 智子)