こんにちは!法人パーティープロデュースの「NEO FLAG.」です。
年度末が近づき、「そろそろ新年度の準備をしなければ…」と考えている方もいるのではないでしょうか?
新年度恒例の春の社内イベントといえば、入社式や歓迎会。同じ新入社員を迎えるイベントでも、フォーマルなムードの中催される入社式と比べ、歓迎会はわいわい楽しい雰囲気づくりを心がける幹事様が多数派です。
歓迎会をはじめ、あらゆるイベントの空気感を作る上で「司会進行」は大切な要素のひとつ。
今回は「歓迎会の司会進行のポイント」について、当社所属のプロ司会者が例文を交えつつご説明します。
歓迎会幹事向け お役立ち情報
プロ司会者が在籍するイベント会社NEO FLAG.は歓迎会の司会進行も熟知
当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や表彰式、周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。
社内イベントをはじめとするさまざまなイベントで、多くの企業・団体様にご利用いただいています。
そのため歓迎会をはじめとする多種多様なイベントのノウハウも豊富です。イベントの進行を率いる専属司会者も所属しているため、プログラムだけでなく、進行台本などのご相談に乗ることもできます。一般的なイベント運営マニュアルにはない、プロの視点からお客様のお悩みを解決します。ぜひご相談くださいね。
「歓迎会の司会進行のポイント」解説:澤智子(NEO FLAG.専属司会者)
本記事は、当社所属のプロ司会者・澤が解説します。
【プロフィール】澤智子 Satoko Sawa
結婚式&企業パーティー司会者として通算20年で2000組以上の実績を持つ。 指名が入り過ぎて、1年先まで予約が埋まっているなど売れっ子司会者として多くのイベントを経験。近年では新型コロナウィルス感染拡大の影響により、イベント・結婚式が相次いで中止に。司会業も苦境に立たされていると思いきや、オンラインに活躍の場を移し、オンラインイベントの司会やビジネスマン向け講座(ビジネスマナー・コミュニケーションセミナー等)の講師として、オンラインセミナー等も積極的に行っている。
歓迎会とは「新入社員を迎えるための社内イベント」
まずは歓迎会について簡単にご説明します。
歓迎会とは、新入社員や異動してきた新メンバーを迎えるために行う社内イベントです。入社時期である4月や部署異動の多い10月に開催されます。新卒者を対象とした会の場合、入社式後にそのまま歓迎会へと移行するケースも多いです。
歓迎会の目的
- 新入社員へ歓迎の気持ちを伝える
- 新入社員と既存社員の顔合わせの場
- 歓迎会でのコミュニケーションを通して既存社員との距離を縮める など
歓迎会の司会進行は“幹事や社員”が行うケースが多い
開催規模にもよりますが、一般的に社内で歓迎会を行う際は、複数名の既存社員がチーム体制を構築し、幹事業務にあたるケースが多数派です。
幹事チームは、制作物担当や会場担当など役割分担をし、各自準備を進めます。
その役割の中に、「司会進行」も含まれます。司会進行は本番当日に行うもののため、「歓迎会の準備と司会の練習」を同時進行で行う人が多いでしょう。
歓迎会に司会者が必要な理由
上記を読み、「準備と司会の練習の両方が必要なんて、負担が大きい…」と感じた方もいるかもしれません。中には「美味しい料理を準備して、簡単な段取りさえ周知しておけば、司会者ナシでも歓迎会は成功するでしょう?」と考える方もいるでしょう。
しかし、当社は歓迎会に司会進行は必要不可欠だと考えています。
その理由は以下の通りです。
- 歓迎会がスムーズに進行する
- 会場全体の空気感を作り上げられる
- 参加者の印象に残る歓迎会にできる
- 新入社員と既存社員のコミュニケーションのきっかけづくりができる など
司会者は“歓迎会の進行台本”をもとに司会進行を行う
前段で「歓迎会に司会者が必要な理由」をご説明しましたが、ただ単に本番当日にマイクの前に立ち、話すだけでは不十分です。
歓迎会で司会進行を行う際は、「進行台本」を準備する必要があります。
進行台本とは、イベントの開始から終了までの時間や大まかなプログラムなどそのイベントの全貌が記載されたもの。もちろん進行台本の中には、司会者のセリフもあります。
歓迎会で司会者を務める際には、必ず進行台本を準備し、これに基づいた司会進行を行うようにしましょう。
歓迎会の司会者担当に最適な服装は?
次に「歓迎会の司会者の服装」についてご紹介します。
多くの場合、歓迎会は新たなメンバーを迎える場ですが、決して仰々しいパーティーではありません。そのため司会者の服装は、明るめのオフィスカジュアルがおすすめです。
男性 | 綺麗めスーツ |
女性 | ワンピース+ジャケット、もしくはパンツスーツ |
Tシャツ+デニムなどのあまりにカジュアルすぎるのは×。男女ともにジャケットを羽織るのが良いでしょう。 服装からも真剣にお迎えしている想いが伝わります。
歓迎会の全体の流れ・プログラム
具体的な歓迎会の司会進行について解説する前に、ここで司会者が把握しておくべき「歓迎会の全体の流れ・プログラム」についてご説明します。
プログラムは企業や会の規模、雰囲気によって変わりますが、基本的には以下の流れに沿って行われることが多いです。
- 司会者挨拶
- 開会の言葉
- 祝辞、歓迎の言葉
- 乾杯
- 歓談タイム
- 余興(ゲーム、レクリエーション)
- 終わりの言葉
歓迎会の司会進行例文「司会者挨拶」
ここからは上記の歓迎会のプログラムに沿って、司会進行の例文をご紹介します。まずは「司会者挨拶」の例文です。
部署やチーム単位で行われる「カジュアルな歓迎会」と役員・社長クラスも参加する「フォーマルな歓迎会」の2パターンをご紹介します。
歓迎会の「司会者挨拶」例文1:カジュアルな会
「皆さん、本日は歓迎会にお集まりくださいまして、誠にありがとうございます。 私は司会を務めます、〇〇部の△△です。どうぞ、よろしくお願いします。 4月より新たなメンバーが3名加わりました。今日の歓迎会は新人自己紹介や楽しいゲームなどご用意しております。約2時間の会ですがたくさんコミュニケーションを取って楽しい会にしましょう」
歓迎会の「司会者挨拶」例文2:フォーマルな会
「皆様、本日は歓迎会にお集まりくださいまして、誠にありがとうございます。 私は司会を務めます、〇〇部の△△です。どうぞ、よろしくお願いいたします。 この会では新入社員3名を歓迎し、お互いを知る機会になりましたら幸いです。 本日のスケジュールは、新人自己紹介やゲームなどご用意しております。 約2時間の会ですが有意義な時間にして参りましょう」
歓迎会の司会進行は「挨拶」から始まる
全体のプログラムにもある通り、歓迎会の司会進行は「司会者挨拶」から始まります。これを機に歓迎会がスタートするため、参加者の注意を引き、会に対する期待値をあげる必要があります。
そのため歓迎会の司会者挨拶では、以下の「気を付けるポイント」を考慮しながら行うのが良いでしょう。
歓迎会の「司会者挨拶」で気を付けるポイント
- 会の趣旨やイベント内容、タイムスケジュールを明確に伝える
- リラックスして楽しんでもらえる雰囲気で話す
- 積極的なコミュニケーションを促す
まずは会の趣旨やイベント内容、タイムスケジュールを明確に伝えることが大切です。これにより、新入社員の緊張感や不安を取り除く効果が期待できます。
大勢の前で話す司会者は、硬くなりがち。しかし、歓迎会では肩肘張らず、自然な言葉で話すことが大切です。司会者の緊張感は参加者にも伝わります。新入社員も既存社員も、硬くなりすぎず、リラックスしたムードで楽しめるよう、まずは司会者が率先して空気を作りましょう。
また、歓迎会は「新入社員と既存社員の交流」が目的のひとつ。しかし、迎える側の既存社員も、新入社員に対してどのような行動をすればよいのかわからないことが多いものです。
そのため、先輩社員が積極的に新入社員に話しかけてOKな事を伝えられるとベスト。積極的に会話できるよう促しましょう。
歓迎会の司会進行例文「開会の言葉」
次は、「開会の言葉(開会の挨拶)」の例文です。司会者のセリフと合わせてご紹介します。
「開会の言葉」例文
司会者「では、〇〇部 部長の××より開会の言葉をお願いいたします」 ××さん「新入社員の皆さん、改めて入社おめでとうございます。素敵な仲間が増えた事、大変嬉しく思っております。 〇〇部は、明るくにぎやかなメンバーが多く、チーム一丸となって仕事をしている部署です。一日でも早く仕事に慣れ、楽しい社会人生活が送れるようこの会を開催しました。 先輩たちもみんな仕事に情熱持って取り組んでいる魅力的なメンバーばかりです。 是非この機会にコミュニケーションを深めてください。 それでは、歓迎会を開会します」 司会者「××さん、歓迎の気持ちと部内の雰囲気がわかる開会の言葉をありがとうございました」
歓迎会の「開会の言葉」で気を付けるポイント
- しっかりと歓迎の気持ちを伝えましょう
- 歓迎会で新入社員と先輩社員のコミュニケーションが円滑に進むよう促しましょう
- 前向きなコメントで歓迎会に参加する社員全員のテンションをあげましょう
歓迎会の司会進行例文「祝辞」「歓迎の言葉」
歓迎会になくてはならない「祝辞」「歓迎の言葉」の例文は以下の通りです。こちらも司会者のセリフと合わせてご紹介します。
「祝辞」「歓迎の言葉」例文
司会者「次に、××さんより新入社員の皆さんに向けた『祝辞(or歓迎の言葉)』をお願いします」 ××「改めまして、入社おめでとうございます。新入社員のフレッシュな顔ぶれを拝見し、これからが大変楽しみです。 私が入社したのは〇年前…。その時も歓迎会を開いてもらい、自己紹介では3年で部署の人数を2倍にするような仕事をします…と宣言したのを思い出します。そこから先輩・後輩と切磋琢磨しその夢を叶え、今は課長になりました。 何事も目標を持つ事が重要で、そして一人では出来ないことでもチームだったら叶うことはたくさんあります。不安な事もあるでしょう…そんな時は部署の仲間に頼って下さい。私もずっとそうしてきました。これから、魅力的な社会人になる事を楽しみにしています」 司会者「素敵なエピソードを交えた歓迎のお言葉、ありがとうございます。現在は部署内のみんなから頼られる××さんもかつては新入社員だったんですね。新入社員の皆さんの活躍に期待を込めて、次のプログラムに移ります」
歓迎会の「祝辞、歓迎の言葉」で気を付けるポイント
- 新入社員が前向きになれる言葉を伝えましょう
- 乾杯前の祝辞は長いとダレます!3分以内ですっきり簡潔に伝えるのが「デキる大人」です
- 新入社員にプレッシャーを与えるのは厳禁。自身や先輩社員など、頼れる存在がいることを伝えましょう
歓迎会の司会進行例文「乾杯」
次は歓迎会の「乾杯」について。
「乾杯」例文
司会者「では、歓迎会の乾杯の音頭を××さん、お願いいたします」 XX「ご指名にあずかりましたので、乾杯の音頭を取らせていただきます。 まずは、新入社員の皆さん、ようこそ〇〇部へ! 人生の中で仕事は大きな時間を占めます…先輩方のキラキラの笑顔を見てください(笑) 皆さんも自分の力をいかんなく発揮して社会を通じて素晴らしい人生にしてください。 それでは、グラスをお持ちください。新入社員の皆さんへの歓迎の想いを込めて、声高らかに乾杯のご唱和をお願いします。乾杯!」
歓迎会の「乾杯」で気を付けるポイント
1分ほどお祝いの言葉や気持ちがほぐれるようなエピソードを話してから、「乾杯」に移行しましょう。この後の歓談タイムにスムーズに移行できます。
歓迎会の司会進行例文「新入社員の自己紹介タイム」
次は「新入社員の自己紹介タイム」の例文です。小規模の歓迎会の場合、歓迎会で新入社員にひとりずつ自己紹介をしてもらうケースが多いです。
自己紹介の例文について、司会者のコメントを併せてご紹介します。
「新入社員の自己紹介」例文
司会者「では、ここから新入社員の方々の自己紹介に移ります。まずは■■さんからお願いします」 新入社員「この度、〇〇部に入社させて頂きました、■■です。 ▲▲大学では、経営について学んできました。〇〇部で活かせることを楽しみにしております。 また、学生時代はマラソン部に入っており、持久力には自信があります。 今でも、休日は景色のいい場所で走ることが多く、どなたか素敵なランニングコースを知っている方がいらっしゃいましたら是非教えてください。 まだまだ分からないことが多く、ご迷惑をお掛けしてしまうこともあるかと思いますが、精一杯頑張りますのでどうぞ宜しくお願いします」 司会者「素敵な自己紹介ありがとうございます。持久力があるとのこと、頼もしいですね!では次の方の自己紹介に移ります。次は〜〜〜」
歓迎会の「新入社員の自己紹介」で気を付けるポイント
- 名前と出身校の簡単な自己紹介だけではなく、人となりが分かる話やコミュニケーションに繋がるような投げかけをしましょう。親近感がアップします
司会進行で歓迎会を盛り上げるコツ
ここからは司会進行で歓迎会を盛り上げるコツについて、簡単にご説明します。
まず歓迎会の司会者に重要なのは、「新入社員と既存社員の壁を取り除く」こと。
特に「新入社員の自己紹介タイム」では、よりその方の魅力が伝わるようなフォローを司会がしましょう。
例えば、『趣味はドライブです』と紹介があったのでれば、『お勧めのドライブスポットは?』や『愛車は何に乗っているんですか?』など質問をして深堀りしましょう。
歓迎会で大切なのは、新入社員の紹介だけではありません。既存社員のことをよく知ってもらうきっかけづくりも重要です。そのためには、余興やゲームのインタビューでの司会進行がポイント。既存社員にスポットをあて、しっかりと紹介できると良いでしょう。
例えば、『余興をしてくださった〇〇さんは、普段はエンジニアとして活躍。お酒が大好きで今日もビールのお変わりが止まらないようです!』など、相互理解のきっかけとなる一言を添えると◎
また、歓談中新入社員と既存社員でグループが分かれていたら、『良かったら、先輩社員から新入社員の輪に入って色々お話ください』などと促し、お互いに声を掛けやすい雰囲気を作りましょう。
プロが教える「新入社員の緊張感を解く司会術」
歓迎会に参加する新入社員は、少なからず緊張感を抱えているものです。彼らの不安を払拭するのも、歓迎会の司会者にとって大切な仕事だといえます。
では、プロの視点から「新入社員の緊張感を解く司会術」についてご説明します。
- 新入社員に目を配る
- 自然な言葉使いと笑顔
- あらかじめ新入社員の情報をリサーチしておく
- マイクを使わず話しかける時間を作る
新入社員に目を配る
司会者はしっかりと新入社員に目を配りましょう。歓迎会の最中、新入社員が一人になってしまっていたり、不安そうにしていたらフォロー出来るように見ていましょう。
例えば「ただいま、新人の〇〇さんはこちらでお酒を楽しんでいますので、まだお話していない方はこの機会にどうぞ」など、コメントをはさむと◎
自然な言葉づかいと笑顔
「歓迎会の司会者」とはいえ、会が終われば他の参加者と同じ社員。新入社員にとっては先輩社員のひとり。そのためこの後業務で関わる機会も多いでしょう。
今後、スムーズに関係性を構築できるよう、自然な言葉使いと笑顔で、新入社員にとって親しみやすい雰囲気を演出できると良いですね。
あらかじめ新入社員の情報をリサーチしておく
司会者は事前に新入社員の情報をリサーチしておきましょう。
プライベートに踏み込んだ情報ではなく、内定者懇親会などで雑談に登場した話題(例:出身地や趣味、学生時代に打ち込んでいたことなど)で十分です。そして、歓迎会の合間で新入社員にまつわる情報を小出しにできると◎
具体的に想像がつかない方は、以下の例文を参考にしてみてくださいね。
「新入社員の〇〇さんは甘いものが大好きということですので、今日のビュッフェのスイーツもたくさん召し上がってくださいね」
マイクを使わず話しかける時間を作る
司会者は、時にマイクを使わず話しかけるタイミングを作るのも大切です。これには新入社員の様子や歓迎会を楽しめているかを直接確認する意味もあります。
歓迎会で司会進行をする際の3つのポイント
では、最後に歓迎会で司会進行をする際のポイントを3つご紹介します。
- 歓迎会の趣旨・スケジュールを明確化させる
- 新入社員と既存社員のコミュニケーションが活性化するよう促す
- 新入社員が楽しめているか目を光らせる
司会者役の方は、これらのポイントをおさえて歓迎会を成功させましょう!
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