お役立ち情報

こんにちは！法人パーティープロデュースの「NEO FLAG.」です。

社内イベントの幹事を任され、イベント会社の利用を考えている幹事の皆さま。数あるイベント会社の中からどこを選んでいいか迷われている方も多いのでは？

今回は、「ベストなイベント会社を選ぶためのポイント」をお伝えします。

「イベント会社の比較&選び方ポイント」概要

本記事でイベント費用に含まれるサービス内容や、イベント会社のスタッフの役割や役職などについて詳しく解説。

まずは、イベント会社へ依頼する場合の進め方や、スムーズな打合せの仕方や当日までの準備の流れ、気になる予算や費用についての考え方をお話します。

次に、相見積もりの取り方や比較のポイント、信頼できる会社の見極め方などについて、お教えします。さらに、限られた予算を最大限に生かすための秘訣もお伝えしますよ。

2000件以上の依頼実績あり。イベント会社のNEO FLAG.

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

全社員参加型の忘年会や周年記念パーティーなどの社内イベントをはじめとするさまざまなイベントで、多くの企業・団体様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのノウハウも豊富です。各イベントのアイデアなら、当社におまかせください。一般的なイベント運営マニュアルにはない、プロの視点からお客様のお悩みを解決します。ぜひご相談くださいね。

イベント会社とは？

まずイベント会社とは、展示会や社内外のイベントを企画・運営する会社です。

イベント会社には、BtoBを得意とするところ、BtoCを得意とするところ、パーティが得意なところ、展示会が得意なところ…など、それぞれ特色があります。

イベント会社に依頼する際には、イベントの趣旨に合ったイベントを得意とする会社を選ぶのが大切です。

イベント会社の担当者とその役割

イベントを実施する際、その準備や運営をイベント会社へ依頼すると、まずは次のような担当者がつきます。

• イベントプロデューサー
• イベントプランナー
• 運営スタッフ

イベントプロデューサー

イベントプロデューサーとは、イベントの立案や企画からイベント運営まで、統括的な役割を担います。クライアントのニーズを汲み取り、その趣旨に合ったイベントを提案します。

イベントプロデューサーの役割

具体的なプラン作成に入る前に、大まかな趣旨やコンセプトを固めるお手伝いをするイメージです。

場合によっては、イベントに関連する広報的なお仕事を担うことも。まさに全体を見渡す役割です。

イベントプランナー

イベントプランナーは、イベントプロデューサーとクライアント(=幹事、運営担当者など)が固めたイベントのコンセプトを、実際のイベントに落としこんでいくのが仕事です。

イベントプランナーの役割

• 会場選び
• プログラムの企画
• タイムマネジメント
• 機材や導線の確認
• 運営スタッフの配置決め　など

上記の他にお料理のセレクションにも携わり、ケータリングの場合の手配を行います。また、着席orブッフェスタイルか…などの条件に基づき、さらにプログラムの進行やスタッフの導線などを組み立ててゆきます。

当日の運営に関わる全ての要素をマネジメントします。このイベントプランナーとイベントプロデューサーは、一人二役として1名が兼任することもあります。

運営スタッフ

イベントの運営スタッフは、当日の運営全般を担います。

運営スタッフの役割

• 音響や映像機器の搬入・設置・搬出
• イベントの開始前後の準備

この他にも司会者を補助したり、サプライズ演出があればそれを行ったりするのも運営スタッフの仕事。まさに黒子的なお仕事を一手に引き受けます。

その他スタッフ

クライアントの希望によって、司会や受付など参加者への直接対応をするスタッフは、社員が担うことがあります。

同じくクライアントの希望によって、司会や受付など参加者への直接対応をする役割も、イベント会社が派遣するスタッフが行うことも可能です。

イベント会社にできること

幹事や主催者にイベント会社が提供できるサービスを要約すると、次の5つになります。

1. イベントの企画提案
2. イベントの準備・制作
3. 効果的な演出
4. ゲストの招待や準備物の手配
5. 本番当日の運営

イベントの企画提案

イベントの企画提案は、イベントプロデューサーがクライアント(企業、団体など)へ行うものです。

まずは、「イベントを開催しよう」と考えているクライアント企業の担当者(幹事、運営担当者など)に、イベントの目的や趣旨をじっくりヒアリングします。その席にイベントプランナーが同席することもあります。

イベントの準備・制作

イベントの企画が固まったら、イベント会社はイベントの準備・制作にとりかかります。イベントプロデューサーからイベントプランナーと運営スタッフへ、実行の指示を出します。

イベントプランナーは、企画をもとにプログラム作成、タイムマネジメント、導線確認、お食事や機材の手配などを行います。それらに必要な運営スタッフを確保したり、スケジューリングを行います。

これらをタイムラインに沿ってまとめたイベント進行表を作成します。

制作物がある場合、それを自社で作成したりデザイン会社へ依頼したりします。

効果的な演出

効果的な演出を考えるのは、イベント会社が担う大きな仕事のひとつ。

演出例

周年記念パーティー	社員から社長へサプライズプレゼントを渡す
社員の慰労会、ファミリーデー	家族参加型社内イベントで、家族→社員に宛てた手紙を贈る、読んでもらう
ゲストが登壇ありのイベント	レッドカーペット/照明などの登場シーンを盛り上げる演出

イベントの趣旨に併せながら会を盛り上げ、かつプログラム進行の中にきれいに収まる演出にすることが肝心です。ぜひ、実績あるイベント会社にご相談ください。

ゲストの招待や準備物の手配

様々な事項を一挙にまとめあげていくイベント準備のなかで盲点になりやすい、もしくは本番直前まで忘れがちになりそうなこと。それは、ゲストの招待や準備物の手配です。

ゲストへの招待状発送やその他準備物は、すべてイベント会社に依頼OK。

企画がまとまった段階など、余裕を持ってお早めにご相談ください。

本番当日の運営

本番当日の運営は、進行表をもとに行います。

主催者は開始時間前に、以下のスタッフとリハーサルをしたのち、運営に移行します。

• イベントプロデューサー
• イベントプランナー
• 運営スタッフ
• 司会など

この他にも受付など、当日にスタッフとして活躍する全員で顔合わせをしたのち、いよいよ本番が始まるのです。

これらの仕切りもイベント会社に任せられると安心ですね。

イベント会社に制作を依頼するメリット

ここからは、イベント会社にイベント制作を依頼するメリットについてご紹介します。

1. プロの視点から企画・演出の提案をしてくれる
2. 準備もイベント会社におまかせOK
3. イベント会場などの手配も代行できる
4. 先行事例をもとにカスタマイズしやすい

メリット1：プロの視点から企画・演出の提案をしてくれる

プロに依頼する場合、イベントの趣旨さえ固まっていれば、イベントの細部(プログラムや段取りなど)がそれほど決まっていなくても安心です。

プロならではの視点から、イベントの企画や演出の具体的な提案を豊富に行うことができるからです。趣旨に合わせ、イベントの形式、会場やお料理のグレードなどについても提案します。

メリット２：準備もイベント会社におまかせOK

イベントプロデューサーとの打ち合わせを経て具体的な企画が決まったら、運営担当者の仕事は概ね完了していると言えるかもしれません。

イベントは、企画してからが本番。

多岐にわたる準備を同時進行で行っていかなくてはなりません。しかしイベント会社を通すことで準備や制作を代行してくれるのですべておまかせでOKです。

メリット３：イベント会場などの手配も代行できる

イベント会社が代行できるのは、イベントの企画・準備・運営だけではありません。

イベントスペースやホテル、レストランなど、外部の会場を手配することも可能です。趣旨や参加人数に合わせて最適な会場を知っていることも、専門家の強味といえるでしょう。

メリット４：先行事例をもとにカスタマイズしやすい

イベント会社に相談する際は、ざっくりとしていても構わないので、まずは社内で趣旨を固めていただくのがベターです。

数々のイベントを手がけてきた実績あるイベントプロデューサーは、これに基づきさまざまな提案をしてくれるでしょう。そのため短時間でイベントの企画を進めることにつながります。

一番のおすすめは、実績が豊富なイベント会社の先行事例を見て、その中から大まかな方向性をチョイスすること。細かいディテールをクライアントの趣旨に合わせてカスタマイズしていく方法がおすすめです。

自社のみでは先行事例も限られる上、新たなアイデアがでにくいもの。そのため、過去の実績が豊富なイベント会社に依頼するメリットのひとつと言えるでしょう。

イベント会社に制作を依頼するデメリット

イベント会社に制作を依頼すると企画運営がスムーズに進む一方で、このようなデメリットもあります。

1. 費用がかかる
2. 社内稟議を通す必要がある

デメリット1：費用がかかる

社員のイベント担当者がイベントの企画運営をすべて担う場合、実費のみで済みますが、イベント会社を通す場合、プランニングや準備などに費用がかかります。

社員がイベントの準備を行っている間、本業の仕事でパフォーマンスを出せないというマイナスポイントと、イベント会社に制作依頼した場合に発生するコストを比較し、費用対効果を考えることが大事です。

デメリット２：社内稟議を通す必要がある

イベント会社に制作を依頼する場合、主に予算を確保するために、会社の関係部署の承認を得る必要がある会社があります。上司への確認で済む会社もあれば、稟議書を作成し、複数の部署で承認を得たりと時間をかける必要がある会社もあります。

イベント会社に相談する前に、自分の会社ではどのような承認フローになっているかを確認してみることをおすすめします。

イベント会社の選び方

イベント会社に依頼することが決まったら、次のアクションはイベント会社を選ぶことです。ホームページなどを参考に、イベントの趣旨やイメージに合いそうな会社を選びましょう。

イベント会社を選ぶ際の段取り

イベント会社を選ぶ段取りを大まかに説明すると、次のような流れになります。

1. 問い合わせる
2. イベントプランナーによるヒアリング
3. 提案書、見積もりの提出
4. 依頼決定

複数のイベント会社に問い合わせ、相見積もりをとろう

まずは候補のイベント会社に問い合わせ、相見積もりをとりましょう。

はじめから一社に絞り込まず、複数のイベント会社に相談すると失敗が少ないです。特に問い合わせの段階では、イベントの趣旨に合いそうなイベント会社の中から、複数にコンタクトを取りましょう。

イベントプランナーによるヒアリングを経て相見積もりをとり、コストや各社ごとのメリット/デメリットを比較します。

イベント会社を選ぶ際の７つの比較ポイント

ここからは、「イベント会社を選ぶ際の７つのポイント」をご紹介します。

1. 豊富な実績
2. 制作費用面
3. 開催したいイベントの趣旨にマッチする過去事例がある
4. 提案力がある
5. 対応力がある
6. 現場経験に長けたスタッフが多数
7. スムーズにコミュニケーションがとれる

イベント会社の比較ポイント１：豊富な実績

イベント会社の比較ポイントとして特に重視したいのは、“実績”です。

実績数はもちろん、多種多様なイベントをどれだけ手掛けてきたかは、クライアントのニーズにどれほど応えられるかという実力を測るバロメーター。また、規模の面でも、大小さまざまな実績に応えて来た実績があるイベント会社は安心です。

イベント会社の比較ポイント２：制作費用面

次に、見積もりをもとに、予算に見合うサービスを受けられるかどうかを確認しましょう。

予算とイベントに盛り込みたい内容とのすり合わせを柔軟にしてくれる会社か、という視点も大切です。例えば、イベント運営の一部はイベント会社にアウトソースしつつ、一部は社内で賄いたいなど、予算や希望に合わせた調整に応じてくれるか、などです。

費用面を理解するために知りたいイベント予算の内訳

イベント会社への依頼を検討するなら、イベント費用について理解しておく必要があります。一般的なイベント費用の内訳は、次の5つです。

1. 企画コンセプト設計費
2. 打ち合わせ費用
3. 進行台本制作費用
4. 運営マニュアル制作費用
5. 会場現地調査費用

相場の金額を把握しておくことも大切

イベント費用について理解したら、それらのサービスがいくらかかるのか、相場の金額を把握しておくことが大切です。相見積もりをとった後に、会社を選ぶ際にも役に立ちます。

相場に比べ、極端に高い会社や極端に安い会社は何かしら理由があると考えるのが普通。そういった違いや、サービスに対して価格が妥当性かどうかを見極めることに役立ちます。

イベント会社の比較ポイント３：開催したいイベントの趣旨にマッチする過去事例がある

イベント会社を比較する際にぜひポイントにしていただきたいのが、「開催したいイベントの趣旨にマッチする過去事例があるかどうか」です。

以下の2つのポイントを意識して、過去の事例をチェックしてみましょう。

1. 開催したい規模と同様の規模のイベント実施例があるか
2. 同じような事例を行っていて、やりたいこととマッチしているか

上に挙げたように、「規模」と「方向性」の２つの視点で比較しましょう。

イベント会社が、事例紹介や事例映像などをＨＰ上にアップしているようならぜひチェックしてみてください。

イベント会社の比較ポイント４：提案力がある

イベント会社を選ぶ際、「提案力」も重視すべきポイントです。

イベントの趣旨やクライアントの要望に応じ、プロだからこそできるような提案であることはもちろん、他のイベント会社と差別化された提案ができるかどうか。

よりオリジナリティのあるアイデアや提案が期待できるかを確認してください。

提案力は、イベントを盛り上げるための演出などのプロデュース面での提案力はもちろん、会場や料理、企画内容、準備の段取りに至るまで、様々な場面で発揮されます。提案力の高い会社へ依頼することで、イベントを一味も二味も違ったものになることは間違いありません。

提案力は、イベント会社が提供できる付加価値として、最もわかりやすい要素とも言えます。

提案力の見極めは、イベント会社の窓口でのなど対応で、ある程度可能です。初回の提案や、質問への回答内容や回答のレベル、打合せや面談の際の担当者のヒアリング能力・提案力などで、ある程度判断することができます。

イベント会社の比較ポイント５：対応力がある

提案力を見極めたら、次に見極めていただきたいのが対応力です。

一括して手配を依頼できる範囲が広い

イベント会社の対応力の例として、「一括して手配を依頼できる範囲が広いこと」が挙げられます。例えば、準備物や手配物をどこまで手配できるのか。会場、食事、映像、景品など全て一括してイベント会社に依頼できるのか。

一括で依頼できない場合は、幹事や運営担当者サイドで手配する必要が出てくるでしょう。

トラブル対応能力の高さ

その他に「トラブル対応能力の高さ」も大切なポイントです。

いかに万全を期して備えても、イベント開催中にプログラムの変更を余儀なくされたり、天候に左右されるなど、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。

変更やトラブルに迅速に対応できる柔軟性は非常に大切です。

イベント開催実績とともに、トラブルへの対応ノウハウを積んだ会社であれば、安心です。企画提案時に、トラブルへの対応例も確認してみましょう。

カメラや音響、照明などテクニカル面での対応力も必須

そのイベント会社にカメラや音響、照明など、テクニカルな対応力があるかどうかでも、大きく差がでてきます。イベント会社を通して、テクニカルスタッフの人材を確保でき、当日の指示まで含めて一括依頼できるかどうかを確認しましょう。

テクニカルスタッフまではイベント会社のサービスに含まれていない場合、別途、クライアント側の幹事様の方で手配する必要があります。

予算内での対応力も確認したい点

イベント会社に依頼する際は、「予算内で最大のサービスを提供してもらえるか」という視点での対応力もぜひ確認したいポイントです。企画提案を受ける際には詳細なコスト内訳を明確にしてもらい、無駄なコストが発生しないかを確認しましょう。

また、例えば予算が足りない場合などに、部分的に幹事様が役割を担うことで費用を軽減し、予算内に収まるようなプランニングをしてくれる会社は、柔軟に対応できる会社が対応力が高い会社といえます。

イベント会社の比較ポイント６：現場経験に長けたスタッフが多数

そのイベント会社に現場経験に長けたスタッフが多数いることも、イベントの成功率をぐっと引き上げてくれるファクターです。

スタッフが手掛けた過去の先行事例や経験年数などを説明してくれる会社が安心です。

例えば、司会進行をプロMCにお願いする場合、どんな方を紹介してもらえるのか。現場でのイベント会社の動きや、会社が確保できるスタッフの人数などを確認しましょう。

イベント会社から派遣してもらえるスタッフ例

イベント会社から派遣してもらえるスタッフには、次のような役割があります。

• 司会者
• 受付スタッフ
• カメラマン
• 映像、音響、照明
• アーティストやその他ゲスト　など

イベント会社の比較ポイント７：スムーズにコミュニケーションがとれる

担当のイベントプロデューサーやプランナーとコミュニケーションが取りやすいことも、イベント会社を比較する際に重視したいポイントです。

イベント準備の進行中、細かな調整や内容の変更が必要になることが考えられます。イベント会社とスムーズにコミュニケーションが取れ、変更などの対応をタイムリーに行ってもらうことは非常に大事です。

準備期間からイベント当日までに、イベント担当者とのミーティング回数に制限はあるかどうかは、必ず確認しましょう。

また、メールや電話での対応の様子や、返答が返ってくるまでの所要時間、見積や提案をもらう際の対応なども、コミュニケーション能力や対応力の判断材料になります。

イベント会社は比較検討して依頼が◎

イベント会社に依頼する場合、イベント費用には詳細な内訳を出してもらいつつ、数社から相見積もりをとることからスタートします。

イベント制作の相場感、イベントの趣旨、比較窓口や担当者の印象なども含め、お伝えした比較ポイントごとに、ベストな依頼先を見極めていただければと思います。

NEO FLAG.は、2000件以上のイベントを手掛けて参りました。ぜひお気軽にご相談くださいね。

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