お役立ち情報

こんにちは！法人パーティープロデュースの「NEO FLAG.」です。

イベントを開催する際、まず念頭においておかなければならないのが“費用面”です。企画を練る前に、運営にかかる全体予算を把握しておかなければなりません。金額から逆算し、会場候補をピックアップしたり、委託先のイベント運営会社を選ぶこともあるでしょう。

しかし予算とすり合わせるために、各社から見積もりをとるのはなかなか骨が折れる作業です。

今回は当社のお客様事例をもとに「イベント予算の内訳」を全公開！各項目の内容から、費用を安くするコツなど、プロの視点から詳しくご紹介します。

運営担当者&幹事の“イベント予算”お悩みポイント

• 参加者100人規模の社内懇親会。いくら予算を確保すればいい？
• イベント会社から見積もりをとったけど、どのように見ればいいかわからない…
• 高すぎる見積もり。どの費目なら削れる？
• 予算を安くしたい！その際のメリットとデメリットは？　など

イベントプロデュースのNEO FLAG.は、予算にマッチしたご提案も可能です

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

社内イベントやその他のイベントでも、多くの企業・団体様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのノウハウも豊富です。中には予算に限りのあるイベントや、逆に「潤沢な費用を使い切りたい」というリクエストを幹事様からいただくこともあります。過去の実績から、工夫できるポイントを抽出し、幹事様も参加者様も満足できるイベントを実現いたします。

「イベント会社に制作を外注すると高い」って本当？

開催予定のイベントを当社のようなイベント会社に外注する際、「すごく高額になるのでは…？」と不安に思う幹事様や運営担当者様もいるでしょう。それはお問合せから、イベント当日、終了後まで、どのような工程を経ているのかイメージがついていないからかもしれません。

まずはイベント制作時の大まかな流れを把握することが大切です。

問い合わせから開催当日まで「イベント制作時の流れ」(NEO FLAG.の場合)

当社がお客様のイベントプロデュースを行う場合、以下のような流れに沿って進行します。

1. 問い合わせ
2. ヒアリング
3. 見積もり
4. ご注文
5. 打ち合わせ(複数回)
6. 会場提案
7. 準備・制作
8. イベント当日の運営
9. イベント後の振り返り

※会場提案は必要に応じて初期段階で対応可能です。

費用の高いor安いは、考え方次第

当社のようなイベント会社に外注した場合、上記の流れでイベント開催当日を迎えます。複数回の打ち合わせは、お客様のアイデアを企画として落とし込んだり、イベントで伝えたいメッセージを具現化する時間でもあります。

当社のイベントプロデュースは、企画や演出のアドバイス、準備代行だけではありません。

これまで培ったノウハウを活かし、運営担当者の皆様と一緒にイベント空間全体を作り上げるものです。

そのため「自社のメンバーだけではできなかったことを実現してくれた」、「小さなアイデアがイベントで形になると思わなかった」という感想を寄せてくださるお客様が多数派です。

お客様のコンセプトや開催趣旨をイベント空間でかたちにし、記録と記憶に残すのがNEO FLAG.のイベントプロデュースです。費用が高いと思うか、安いと思うかは、お客様の考え方次第かもしれません。

イベント開催時の予算内訳は大きく分けて8つ

ここからはイベント開催時の予算内訳について詳しくご紹介します。

イベント会社の見積もりには、大きく分けて以下8つの費目が記載されています。

1. 企画制作費
2. イベント運営費
3. 会場費
4. 飲食費
5. 演出費
6. 空間装飾費
7. 各種制作費
8. 配布物関連費

周年記念パーティーの予算内訳モデルケース

ある企業の「会社設立周年記念パーティー」をモデルケースに、イベント会社外注時の予算内訳を作成しました。

趣旨	会社設立周年記念パーティー
参加人数	約100名
会場	社外イベントスペース
時間	2時間　(※事前会場準備/片付けで計5時間)

企画制作費	430,000	イベント制作、事前現地調査 など
イベント運営費	200,000	ディレクター、司会者、その他スタッフ派遣　など
会場費	700,000	会場レンタル費、各種設備利用料　など
飲食費	700,000	ケータリング料理、2時間飲み放題　など
演出費	150,000	レクリエーション提案、景品代、BGM代　など
空間装飾費	500,000	フォトブース制作、会場内装花　など
各種制作費	500,000	事前収録のオープニング映像、エンドロール映像
配布物関連費	16,5000	参加者配布用プチギフト

こちらのイベントの場合、合計334.5万円となります(料理・ドリンク、会場レンタル費用込み)

割合として最も大きいのが「会場費」「飲食費」、次いで「空間装飾費」、「各種制作費」に費用がかかることがわかります。

これら各費目の内訳詳細については、次項より詳細を説明します。

各表に「要・不要」「内容」を簡単に記載しました。

自身が開催したいイベントをイメージしながら、内訳の内容が必要かどうか、照らし合わせてみてくださいね。

企画制作費

まずは、「企画制作費」です。これはイベントの企画に関する費目です。

企画制作費には、以下5つの費目が含まれます。

1. 企画コンセプト設計費
2. 打ち合わせ費用
3. 進行台本制作費用
4. 運営マニュアル制作費用
5. 会場現地調査費用

イベントプランナーの企画制作は、《主催者がイベントを通して参加者に何を伝えたいのか、それを実現するためにはどのような企画にすれば良いのか》を一緒に考え、企画を考え、準備をする業務です。

企画制作費内訳1：「企画コンセプト設計費」

お客様の要望・希望を伺い、イベントのテーマ、コンセプトを提案します。

例：

• 社訓や会社の新たな方針にマッチする企画
• 代表のメッセージを伝えられる企画
• 特定のテーマに基づいた企画
• 参加者エンゲージメントを高める企画　など

企画制作費内訳2：「打ち合わせ費用」

要・不要	要
稼働内容	専任イベントプランナー、司会者との打ち合わせ

準備段階で発生する打ち合わせ費用です。要望のヒアリングや企画提案、司会者との進行確認など、運営担当者とイベント会社は、開催当日まで複数回の打ち合わせを実施します。

これら費用も企画制作費に含まれます。

企画制作費内訳3：「進行台本制作費用」

要・不要	要
稼働内容	イベントの進行台本の制作

イベント開催時は、当日の詳細なタイムスケジュールや段取りを記した「進行台本」が必要不可欠です。専任イベントプランナーは、進行台本の制作も行います。

企画制作費内訳4：「運営マニュアル制作費用」

要・不要	要
稼働内容	イベントの運営マニュアルの制作

イベント運営時に必要な「運用マニュアル」の制作も専任イベントプランナーの仕事。当日イベント運営に関わるスタッフが把握しておかなければならない、会場の注意点やルール、服装の規定などを記載。

運営マニュアルがあることで、スタッフ全員が共通認識を持った上でのイベント運営が可能になります。

企画制作費内訳5：「会場現地調査費用」

要・不要	不要 ※会場や演出内容による
稼働内容	イベント会場の事前下見

場合よっては、会場の事前下見が必要な場合があります。例えば以下のようなケースです。

• 会場内の導線を確認したい
• イベントの演出内容が会場によって左右される(狭すぎる、設備上の制約がある)
• 照明や音響設備を事前確認したい　など

これら要望や可能性がある際は、専任イベントプランナーを帯同した会場現地調査を行います。

イベント運営費

次は、「イベント運営費」です。これはイベント当日の運営に関する費目です。

イベント運営費には、以下4つの費目が含まれます。

1. 統括ディレクター派遣費
2. アシスタントディレクター派遣費
3. 運営スタッフ派遣費
4. 司会者派遣費

イベント運営費内訳1：「統括ディレクター派遣費」

要・不要	要
稼働内容	イベントの全体統括

イベントの統括ディレクターとは、イベントの全体統括を行う担当者です。進行面や演出面など、イベントが円滑に進行できるよう細部に気を配ります。

当社では、企画・準備を担当した専任イベントプランナーが統括ディレクターを務めます。

イベント運営費内訳2：「アシスタントディレクター派遣費」

要・不要	要
稼働内容	統括ディレクターのサポート役

イベントのアシスタントディレクターは、統括ディレクターをサポートする役回りです。ディレクターの指示のもと、会場や運営チーム(お客様)、運営スタッフと連携を取り、イベントをスムーズに進行させます。

アシスタントは運営チームのメンバーが行えばいいと思う方もいるかもしれません。しかし、イベント当日の運営担当者はお客様や参加者の対応に忙しいケースが多いもの。そのため「イベント当日の進行と演出は、ある程度イベント会社におまかせする方がラク」という方が多いですね。

イベント運営費内訳3：「運営スタッフ派遣費」

要・不要	不要　※イベントの規模や会場による
稼働内容	受付係や案内係などの現場運営

運営スタッフは、イベント会場での現場運営を行います。例えば以下のようなものです。

• 受付
• 会場内外の案内
• 駐車スペースの案内　など

イベント運営費内訳4：「司会者派遣費」

要・不要	不要　 ※社内に対応できる方がいるかどうか、イベントの内容などによる
稼働内容	イベントの司会進行

イベントにプロの司会者を派遣し、会の進行を行います。

当社所属のプロ司会者は、ただ単にプログラムに沿った進行をするのではありません。企画や趣旨に合わせた緩急のある進行でイベントを盛り上げます。

イベント運営費とは“当日運営にかかる人件費”

4つの費目からわかる通り、イベント運営費とは当日のイベント運営にかかる人件費です。

運営スタッフや司会者を運営チームのメンバーや自社社員で行うことで、予算を削減することができます。

会場費

ここからは、「会場費」です。これはイベント当日の運営に関する費目です。

会場費には、以下5つの費目が含まれます。

1. 開催会場のレンタル費用
2. 基本設備使用料
3. 特別設備使用料
4. 控室レンタル費用
5. 宿泊費

会場費内訳1：「開催会場のレンタル費用」

要・不要	要　※社内会場で実施の場合は不要
内容	イベント会場のレンタル費

ホテル宴会場やイベントスペースなどの社外のイベント会場を借りて行う場合、レンタル費用が発生します。

多くのイベント会場は時間貸しです。そのため、「3時間◎円」「半日◎円」などの時間単位で会場費が前後します。

「サービス料」が別途発生する会場もある

ホテル宴会場など、場合によっては別途「サービス料」が追加で発生することもあります。サービス料には、サービススタッフの人件費や基本設備使用料が含まれます。

会場によって異なりますが、会場レンタル費の10-20%程度をサービス料に定めているケースが多いようです。事前に確認しておきましょう。

会場費内訳2：「基本設備使用料」

要・不要	要　※社内会場で実施の場合は不要
内容	イベント会場のマイク、テーブル、椅子など基本設備の使用料金

マイクやテーブル、椅子など、イベント実施時に必要な基本設備の使用料です。これらの設備の他に、電気代、水道代などを含むこともあります。

中には、「会場レンタル費用」に基本設備使用料が含まれている会場もあります。

会場費内訳3：「特別設備使用料」

要・不要	不要　※社内会場で実施の場合や、演出によっては不要
内容	音響照明設備やプロジェクターなどの使用料金

イベントの演出などで、会場内の特別設備を使用する際にかかる費用です。主に以下のようなものが含まれます。

• 音響設備
• 照明設備
• プロジェクター
• 映像配信設備　など

会場費内訳4：「控室レンタル費用」

要・不要	不要　※社内会場で実施の場合や、ゲスト不在の場合は不要
内容	控室のレンタル費用

イベント会場の他に、控室を借りる際にかかる費用です。多くのホテル宴会場やイベント会場は、主会場の近くに控室用の小さな部屋があります。

イベントに登壇ゲストがいる場合、もしくは社長や役員、VIPのお客様が参加する場合は、登壇時間までの待機場所として控室を確保する必要があります。

会場費内訳5：「宿泊費」

要・不要	不要　※社内会場で実施の場合や、宿泊するゲストがいない場合は不要
内容	参加者、登壇者の宿泊費

イベントの終了時刻にもよりますが、遠方からの参加者や登壇者がいるイベントでは、宿泊費も用意する必要があります。

ホテル宴会場で開催するイベントでは、同ホテル内の客室を予約すると喜ばれるでしょう。

飲食費

飲食を伴うイベントでは、参加者にふるまう「飲食費」も発生します。

飲食費には、以下２つの費目が含まれます。

1. フード料金
2. 飲料費

イベントの料理&飲み物の手配方法

イベントでは、以下のいずれかの方法で料理と飲み物を手配します。

1. 会場に用意してもらう
2. ケータリングを活用する
3. 運営チームで用意する

まずは「会場で用意してもらう」ケース。ホテル宴会場や大規模レストランでのイベントがこれにあたります。社内会場やイベントスペースでは「ケータリングを活用」し、料理・飲み物を提供するケースが多いです。

参加者数十人ほどの小規模社内イベントでは、デリバリー等を使い「運営チームで用意する」こともあります。

飲食費内訳1：「フード料金」

要・不要	要　※飲食を伴わないイベントの場合は不要
内容	参加者に提供する料理代

参加者に提供するフード類にかかる料金です。イベントの規模や趣旨によりますが、8種類から11種類ほどのメニューを用意することが多いようです。

ビュッフェやフルコースなど、料理の提供スタイルについては以下の記事で解説しています。

飲食費内訳２：「飲料費」

要・不要	要　※飲食を伴わないイベントの場合は不要
内容	参加者に提供する飲み物代

イベント参加者の飲み物代です。飲み物を会場orケータリングで用意する場合、イベントの開催時間に合わせて、飲み放題として提供します。

お酒が飲めない方に考慮して、ソフトドリンクとアルコールの両方が含まれる飲み放題プランを選択するのがおすすめです。

飲食のオプション費用が発生するケース：食べ物・飲み物をイベント演出に活用

上記の他に、「飲食のオプション費用」が発生することがあります。それは、食べ物・飲み物をイベント演出に活用するケースです。

• オリジナルデザートビュッフェを提供する
• クリスマスパーティーに合わせて、クリスマスケーキを準備してもらう
• 会社設立年のワインで「乾杯」したい
• 新年会で「鏡開き」をしたい　など

これらのサービスは、会場やケータリングのプラン外となっていることも多く、その際は別途オプション費用が加算されます。

演出費

イベントのプログラムに関する費目が「演出費」です。

演出費には、以下4つの費目が含まれます。

1. レクリエーション関連費
2. 景品代
3. BGM使用料
4. ゲスト費

演出費内訳１：「レクリエーション関連費用」

要・不要	要　※レクリエーションを実施しない場合は不要
稼働内容	ミニゲームやレクリエーションの企画、制作

チームビルディングや従業員エンゲージメント向上を図るイベントでは、プログラムに参加者同士のコミュニケーションを促すミニゲーム&レクリエーションを取り入れることがあります。

そのようなレクリエーションの企画、制作にかかる費用が「レクリエーション関連費用」です。

例：

• チーム対抗戦ゲーム用のスライドを作る
• オリジナルクイズ問題の考案
• ビンゴカードの制作　など

演出費内訳２：「景品代」

要・不要	要　※景品を用意しない場合は不要
内容	各景品の代金

忘年会や表彰式など、年に1度開催されるイベントでは、「社員の労をねぎらいたい」という思いから豪華景品を準備する企業が多数派です。そのような景品にかかる費用が「景品代」です。

演出費内訳３：「BGM使用料」

要・不要	要　※著作権フリーBGMを使用する場合は不要
内容	イベント会場BGMの使用料

イベントを盛り上げる要素のひとつに「音楽」があります。音楽を効果的に使うことで、感動や熱狂を演出できます。

しかし、音楽には著作権があります。イベントで使用する際も「BGM使用料」を支払わなければ権利侵害になります。

演出費内訳４：「ゲスト費」

要・不要	要　※イベントにゲストを招く場合のみ
内容	イベントの登壇ゲスト、パフォーマーにかかる費用

企画の趣旨によっては、イベントにゲストを呼ぶ場合があります。例えば、著名人・オリンピアン・文化人などによる記念講演や対談、余興で会場を盛り上げるパフォーマーなど。彼らゲストを呼ぶ際にかかる費用が「ゲスト費」です。

空間装飾費

「空間装飾費」は、イベント会場の装飾にかかる費用です。イベントの空間装飾は、会のコンセプトやテーマを伝え、非日常空間を演出するために必要です。

空間装飾費には、以下３つの費目が含まれます。

1. 掲示物制作費
2. フォトブース制作費
3. 装花費用

空間装飾費内訳1：「掲示物制作費」

要・不要	要　※イベントの内容による
内容	イベント会場内に掲示する制作物のデザイン費、印刷費

イベント会場の内外に掲示する、以下のような印刷物にかかる費用です。掲示物制作費の中には、デザイン費や印刷費も含まれます。

• 横断幕
• 大判ポスター
• ポスターパネル
• 入り口の看板　など

空間装飾費内訳２：「フォトブース制作費」

要・不要	要　※フォトブース設置の場合のみ
内容	イベント会場内に設置するフォトブースのデザイン費、印刷費

イベント会場内に設置するフォトブースの制作費です。デザイン費と印刷費も含まれます。

周年記念パーティーなどの節目を祝うイベントや、出版記念パーティーなどのお披露目の会では、参加者との記念撮影を行いたい方が多数派です。

そのような主催者様は、イベント予算を割いてフォトブースの設置をおすすめしています。

空間装飾費内訳3：「装花費用」

要・不要	要　※装花を設置する場合のみ
内容	イベント会場内や料理テーブル等に設置する生花

イベントの装花とは、会場内や料理・ドリンクテーブル、受付台などに設置する生花のこと。空間をより華やかに演出したい方は、装花を取り入れています。

ペーパーアイテム制作費

イベントでは、ペーパーアイテムを活用する場面もあります。そのようなアイテム制作にかかる費用が「ペーパーアイテム制作費」です。

要・不要	要　※ペーパーアイテムを用意する場合のみ
内容	会場内で配布する、もしくは撮影に用いるアイテムのデザイン、印刷費

イベントで活用されるペーパーアイテムの種類

イベントでは、以下のようなペーパーアイテムが活用されています。

• 招待状
• 席次表
• リーフレット
• 記念撮影用フォトプロップス　など

招待状や席次表のように参加者の案内に用いるもののほか、会の趣旨やプログラムを記載したもの、読み物として楽しんでもらうもの、記念撮影に使うものなど、さまざまなペーパーアイテムがあります。これらにイベント予算を充てる方も多いですね。

映像制作費

イベントのプログラム内に「映像上映」を盛り込みたい主催者様は、「映像制作費」も必要です。

イベントで上映される映像の種類

イベントで上映される映像には、以下のような種類があります。

• オープニングムービー
• 周年記念映像
• 経営者インタビュー映像
• ゲスト・著名人インタビュー映像
• エンドロール映像　など

映像制作費内訳1：「ムービー撮影費」

要・不要	要　※映像上映を行う場合のみ
内容	映像の撮影費用

イベントで映像上映を行う場合、まずは映像素材の撮影が必要です。スタジオや社内会議室、オフィスなど、映像のコンセプトに合わせた場所にカメラクルーが赴き、ムービーを撮影します。

映像制作費内訳2：「機材費」

要・不要	要　※映像上映を行う場合のみ
内容	映像撮影に必要な機材のレンタル費用

映像撮影時、カメラの他にも録音機材や照明機材などの各機材が必要です。これらをレンタルする際にかかる費用が、「機材費」です。

スタジオで収録する際、これら機材を無料でレンタルできる場合もあるので確認しましょう。

映像制作費内訳3：「撮影車両費」

要・不要	不要　※ロケ撮影が必要な場合のみ要
内容	遠方で撮影を行う際の出演者・スタッフ乗車用、機材運搬用の車両費

制作する映像を遠方で撮影したい方は、「撮影車両費」も考慮しなければなりません。ムービー撮影時は、カメラ機材の他に多くの機材が必要です。これに加えて、出演者やカメラマン、アシスタントスタッフ、ディレクターらを現地まで連れて行かなければなりません。

人数や規模によっては、マイクロバスを借りることもあります。

映像制作費内訳4：「編集費用」

要・不要	要　※映像上映を行う場合のみ
内容	撮影素材の編集費用

撮影した映像素材は、編集をして仕上げます。これにかかる費用が「編集費用」です。

映像制作費が加算されるケース

上記の費目の他に、映像制作費が加算されるケースもあります。

例えば、出演者の他にインタビュアーを派遣した場合は、インタビュアーの人件費、収録場所までの交通費が必要です。

遠方やこれまで訪れたことのない場所で撮影をする際は、事前に下見するロケハンが生じることもあります。その場合、ロケハンに同行するディレクターやカメラマンの人件費、交通費が加算されます。

ダイジェスト映像制作費

イベント当日の「ダイジェスト映像制作費」も、場合によっては考えなければならない費目です。

要・不要	要　※ダイジェスト映像が必要な場合のみ
内容	イベント会場の様子をおさめたムービーの撮影、編集

イベント当日、会場にカメラマンとディレクターを派遣し、イベントの様子を撮影します。その様子を編集し、後日ダイジェスト映像としてお客様に納品します。

イベントダイジェスト映像の用途

ダイジェスト映像は、主に以下のような用途で用いられます。

• 記録用
• PR
• 採用活動
• 自社HP、SNS掲載用　など

映像配信関連費

リアル会場とオンライン会場をつなぐ“ハイブリッドイベント”や、リアル会場間の中継を行うイベントでは、「映像配信関連費」が必要です。

要・不要	要　※ハイブリッドイベント、中継を伴うイベントの場合のみ
内容	会場の映像収録、映像&音声配信など

イベント会場に撮影機材と配信機材を持参し、映像配信環境を構築します(会場によってはレンタルOK)。

画面の切り替えやスムーズな配信を行うため、配信担当ディレクターの派遣も必要です。

スナップ撮影費

プロカメラマンによる写真撮影にかかるのが「スナップ撮影費」です。

要・不要	要　※カメラマン派遣が必要な場合のみ
内容	参加者のスナップ写真撮影、記念写真撮影など

会場にプロのカメラマンを派遣し、イベントの様子や参加者の様子を撮影します。歓談タイムや記念撮影タイムでは、フォトブース前で参加者の写真撮影を行うことも可能です。

当日撮影した写真は、後日データで納品されます。

スナップ撮影費が加算されるケース

スナップ撮影費は、カメラマンの人件費と写真の納品点数で変動します。以下のような場面では、スナップ撮影費が加算されることもあります。

• 納品点数を増やす場合
• 色調補正などの画像加工を施す場合。
• パネルやポスターなど、写真を印刷物として納品する場合　など

配布物関連費用

「配布物関連費用」は、イベントで参加者に配布したいギフト、パンフレットなどにかかる費用です。

配布物関連費用には、以下2つの費目が含まれます。

1. プチギフト代
2. パンフレット制作費

配布物関連費用1：「プチギフト代」

要・不要	要　※ギフトを配布する場合のみ
内容	イベント参加者に配布するギフト代

プチギフトとは、イベントの参加者に配布するちょっとした贈り物のこと。当日の来場や日頃の感謝を込めて渡します。イベントが終了し、参加者が帰るタイミングで、出口で配布することが多いです。

焼き菓子やノベルティなど、1人あたりの予算は1000〜2000円程度。

メーカーが社外の方々を招待するイベントでは、自社商品をプチギフトとして配布することもあります。

配布物関連費用２：「パンフレット制作費」

要・不要	要　※パンフレットを制作する場合のみ
内容	パンフレットの編集、ライティング、印刷費など

参加者にパンフレットなどの冊子類を配布したい方は、「パンフレット制作費」が必要です。ここで言うパンフレットとは、見開きの薄いリーフレットとは異なります。

例えば、会社の設立記念パーティーでは、これまでの歩みや社長インタビューを掲載した「周年記念冊子」を作りたい方が多数派です。

このようなページ数の多いパンフレット型冊子を作成する際は、編集やライティング担当の人件費や印刷費が必要です。

イベント運営担当者&幹事が把握しておきたい「予備費」について

予算を統括するイベント運営担当者や幹事は、全体予算の中に「予備費」を組み込むことをおすすめしています。

要・不要	要
内容	予算超過に備え、準備しておく費用

予備費とは、その名の通り、予算オーバーに備えてあらかじめ用意しておく費用です。

見積もりの5%〜10%程度の予備費を準備できると安心です。

イベントは、準備段階でプログラムが変更になったり、新たなオプションを加えたりなどの理由から、当初の想定よりも多くの予算が必要になるケースも考えられます。

しかし、社内稟議やクライアントの手前、担当者の一存でのちのち予算を追加するのは困難です。その上、イベントのプロジェクトは進行中ですから、より一層難しいでしょう。

そのため事前に予備費として予算に計上しておくと安心でしょう。

イベント予算の相場

ここからは、イベント予算の相場についてご説明します。

イベント参加人数別に「小規模/中規模/大規模イベント」の３パターンでご紹介します。

開催規模別イベント予算の目安

小規模イベント	〜100名	200万円〜300万円
中規模イベント	101名〜300名	300万円〜500万円
大規模イベント	500名以上	500万円〜

前述した各費目からわかるように、イベント内でどのような演出を行うかによって、予算は変動します。そのためこちらの金額はひとつの目安として考えてみてくださいね。

イベント予算を安くする方法

ここからは、イベント予算を安くする方法についてご紹介します。

イベント会社に外注した場合でも、以下のような対応を行うことで予算を削減できます。

1. 当日運営や準備の一部を運営チームor自社社員で賄う
2. 司会進行は運営チームor 自社社員が行う
3. 運営チームで映像制作を行う
4. 社外の会場を使用しない(自社内で行う)
5. ゲストを呼ばない
6. 料理のランクを下げる(例：1つ下のプランに変更する)
7. 飲み物のランクを下げる(例：生ビール→発泡酒に変更)　など

イベント予算を安くするメリット

イベント予算を安くすることで以下のようなメリットがあります。

• 運営チーム主体で社員を巻き込んでイベントを作り上げるため、一体感が得られる
• 浮いた分の予算を別の使い道にあてられる　など

イベント予算が安いことによるデメリット

逆にイベント予算を安くしたことで、以下のようなデメリットが生じる可能性も考えられます。

• 日常業務とイベント運営業務を両立しなければならず、ハードワークに
• 企画アイデアが浮かばない
• やりたい演出はあっても、実現するための方法がわからない
• 会全体が安っぽくなり、参加者エンゲージメントが低下する
• 社外の方を招くイベントの場合、「おもてなし感」を演出しにくい　など

“低予算イベントの外注”も可能。しかし運営の負荷は大きくなる

「イベント開催時の8つの予算内訳」について前述しましたが、これら８つの費目はイベント外注時に絶対に必要な予算項目ではありません。

例えば、自社内の共有スペースで行う社内イベントであれば「会場費」は不要ですし、飲食の伴わないイベントでは「飲食費」は不要です。

これらの点を踏まえ、「イベント会社に何を実現してもらうのか」を考え、見積もりを取り寄せて比較検討することが大切です。

その結果として、低予算イベントの一部をイベント会社に外注しても良いでしょう。

しかし、その分イベント会社に任せられる業務は減り、自社の運営チームの負担は増えます。

「運営チームの実働」と「イベントで実現したいことのバランス」を踏まえて、予算とのすり合わせを行うことが大切です。

イベント会社の見積もりをチェックする際の注意ポイント

最後にイベント予算を管理するイベントの運営担当者様向けに、イベント会社の見積もりをチェックする際の注意ポイントをご紹介します。

1. 担当者の提案内容と見積もりの金額がマッチしているか
2. 「イベントで実現したいこと」が見積もりに反映されているか
3. 見積もり金額をオーバーする可能性はあるか
4. キャンセル規定が明記されているか

見積もりを確認する際にお役立てくださいね。

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