イベント事例

今回は、ファッション・ビューティー・フードサービス等を手掛けるA社様の表彰式等の年末感謝祭とその後のユニークな忘年会の二部開催のイベントの事例をご紹介します。

初めて自社開催した社内忘年会

毎年、年末のイベントをサポートさせていただいる企業様で、コロナ禍中は全社員集まって感謝祭というシアタースタイルで表彰等を行うイベントを開催されていらっしゃいました。

今年は久しぶりに飲食を伴う忘年会を自社内で自由参加で感謝祭後に開催したいというご希望があり、総合的にサポートさせていただきました。

イベント当日までのスケジュール

1. 《8ヶ月前》 会場選定・開催スタイルの提案
2. 《3ヶ月前》 プロジェクトメンバーのキックオフミーティング
3. 《3ヶ月前》 会場パース作成・企画提案
4. 《2ヶ月前》 制作開始・ケータリングプラン、詳細コンテンツ決定
5. 《1ヶ月前》 ロケ撮影・進行台本作成・BGMプラン決定
6. 《2週間前》 最終見積提出
7. 《前日》設営・リハーサル
8. 《当日》リハーサル・本番
9. 《翌日》撤収・原状復帰

お客様の抱えていた課題&要望

今回の年末イベントを開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

1. 二部の忘年会では見慣れた社員食堂をガラッと変えて、テーマに沿って特別感を演出したい
2. 自社の社員が準備に関わることなくイベントを楽しませたいので、コンテンツやケータリングを含む空間装飾までイベント全体を丸っと任せたい

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。

見慣れた空間をガラッと変えたい

２部の忘年会では普段社員食堂として利用されている空間をテーマに沿った美術施工で大きく雰囲気を変えました。専任の美術チームと照明演出を組み合わせて美術造作のパースとCGでの照明イメージ計画を策定。そこに当社のケータリング部門を掛け合わせて、特別メニューをご提案しました。

社員の負担感をなるべく減らしたい

専任の営業担当が窓口となり、クライアント様の関係部署と打ち合わせを重ねて前日設営から翌日の原状復帰までの３日間がスムーズにいくように調整。クライアント様の要望を形にするべく総勢60名程度のチームを編成しワンストップで行いました。

なおイベントの準備段階では、複数の幹事様と意見を出し合いながら密に連携。映像制作にあたるロケ撮影も慣行し、制作領域でも支援させていただきました。

今回は1部2部の実施場所がクライアント企業様本社開催ということもあり、比較的自由度高く進めることができ、本番当日は代表幹事様と役割分担を定めつつ、スムーズな運営ができました。

2部の忘年会のテーマは「昭和横丁」

A社様の社員食堂で行われる2部の忘年会のご要望はあくまでも参加は自由参加。ふらっと立ち寄ってもらえるような空間で、出入りも自由で、ドリンクなども自席にもっていってくれてもOK。

ゆるく、立食で懇親会を楽しみつつ、５つのバーをモチーフにしたブースを出して、社員に楽しんでもらいたい。というご要望でした。

そこで5つのブースにそれぞれ個性を持たせてユニークな昭和風ブースに仕上げ、そのブースに立ち寄らないと飲めないお酒、フードをご用意して、参加者の皆様には楽しんでいただけました。

また、BGMや各種クリエイティブもテーマに沿った昭和風で統一。

当日の様子

予想以上に多くの社員様にご参加いただけて、会場内は熱気あふれる大盛り上がりなイベントとなりました。ステージでは様々なコンテンツや企画をご用意し、社員参加型でコミュニケーションが広がるとても楽しい忘年会となりました。

会場ビフォワー（社員食堂）

もともとはこのような食堂が、今回ガラッと雰囲気を変えて皆様に楽しんでいただける空間を作り上げることができました。

前日設営→当日本番→翌日原状復帰の3日間施行を全て当社で担わせていただきました。

《お客様の声》イメージを具現化してくれてありがとう！参加者からも評判の会にできました

思っているよりも多くの社員に参加してもらえてとても良かったのではないでしょうか。今回初めての試みでしたが、NEOさんのサポートもあり無事に終了出来てよかったです。

当日のケータリングスタッフさんの接客もとても心地よく、運営面でのサポートもいつも通りばっちりでした。

今回、設営や翌日の原状復帰なども全てお任せできて、幹事チームの負担も最小限でとても助かりました。

次回以降もぜひお願いできればと思いますので、どうぞよろしくお願いいたします。

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

今回は美術造作チームも含めて総勢60名ほどのスタッフで当たらせていただきましたが、チーム皆がとてもこのイベントを楽しみながら作らせていただきました。

今年も御社の年末イベントをサポートさせていただいてとても光栄でした。本当にありがとうございます。うれしい誤算でここまで当日、参加者様が増えるとは思わず、大盛況なイベントとなりましたね。

当日現場では様々な社員さんの本当に楽しそうな笑顔を見ることができ、私もとてもうれしかったです。

各ブースでのコミュニケーションも弾み、2023年の良い締めくくりになっていれば幸いです。また2024年もどうぞよろしくお願いします。

（槇島 千城）

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