イベント事例

今回は情報・通信業を営む弥生株式会社様の社内懇親会のプロデュース事例をご紹介します。

3年ぶりのリアル社内イベントは「会社の想いをしっかりと社員に伝えられる社内懇親会に」

弥生様が総会・懇親会をリアル開催するのは、約3年ぶり。この間に社員数も増加、また本部が増えて新体制となりました。

会社として変化を遂げたタイミングだったということもあり、運営担当者様は「会社の想いを社員へしっかりと伝えられる社内懇親会を開催したい」と考えていました。

このような背景から、演出面での実績が豊富なイベント会社(=NEO FLAG.)へ相談がありました。

イベント当日までのスケジュール

• 《4ヶ月前》人事部のご担当者様よりお問い合わせ
• 《4ヶ月前》当社担当者とオンライン面談
• 《3ヶ月半前》本イベントのプロジェクトメンバーへ企画のプレゼン→ご成約
• 《3ヶ月間》定例オンライン打ち合わせ(毎週)
• 《2ヶ月前》会場見学
• 社内懇親会 当日

今回は約10回の打ち合わせを実施。最初のキックオフミーティングではイベント全体のコンセプトをすり合わせ、その後運営や準備などの「全体TODO確認」、「イベントの進行確認」、「上映する映像制作の打合せ」、「アイテムに関する打合せ」など、準備段階の各ポイントでコミュニケーションを重ねました。

その中で、お客様の課題・要望を解決に導く提案を行い、実施しました。

お客様の抱えていた課題&要望

今回の社内懇親会を開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

1. 社内コミュニケーション活性化につなげたい
2. 新体制メンバーの一体感を醸成したい
3. 準備や運営において、NEO FLAG.がプロジェクトメンバーを率いてほしい

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。

• 社内コミュニケーション活性化につなげたい

→参加者の皆様の交流に役立てていただけるアイテム(色々な情報が書けるネームカード、フォトブース)、積極的にコミュニケーションがとれるコンテンツ(チーム対抗戦ゲーム)を随所に取り入れました。

• 新体制メンバーの一体感を醸成したい

→コンセプトを設け、新体制の浸透と一体感作る流れを一貫して作りました。

• 準備や運営において、NEO FLAG.がプロジェクトメンバーを率いてほしい

→まずは社内懇親会で実施する様々なコンテンツを各担当者に割り振り。コンテンツごとに中心メンバーを決めることで、丁寧に作成できました。

定期的な打ち合わせでは、丁寧な対応を心がけ、「プロジェクトメンバーみんなで作り上げる空気感作り」をしました。

総勢19名と、人事総務部＋プロジェクトメンバーの人数が多い分、「打ち合わせで発言がしにくい」「一度の打ち合わせが長時間化しがち」などのリスクがありました。これらの点を考慮し、情報集約ツールを用いて、打ち合わせ後に各メンバーの意見を集め、とりまとめました。

また、別途議事録も共有することで、出席出来なかったメンバーの皆様にもしっかりと情報共有を行いました。

社内コミュニケーション活性化と一体感醸成を意識した「弥生様 社内懇親会」のプログラム

上記の解決策を踏まえ、「弥生様 社内懇親会」の進行表、プログラムを作成。

実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。

1. オープニングムービー上映
2. 司会挨拶＆イベントの趣旨紹介
3. 乾杯
4. 歓談タイム
5. チーム対抗戦ゲーム「共通項探し」
6. 本部長セレクト！賞品抽選会
7. 本部長対抗「巨大樽ゲーム」
8. 締めの挨拶
9. 集合写真
10. プロジェクトメンバーよりご挨拶

弥生様の社内懇親会のコンセプトは「Re:start7(リスタートセブン)」です。

新たな体制として、７本部が立ち上がり、改めてスタートを切る同社。新たな挑戦やスピード感をもった対応、そして生産性の爆上げを達成するためには、社員の皆様の意思統一が必要だと考えました。社員同士の活発なコミュニケーションを図り、明日の活力になる有意義な始まりの日を懇親会で表現する目的で、このようなコンセプトとなりました。

また、“7本部”は虹のカラーで表現。さまざまなアイテムの随所に、弥生様のマスコットキャラクターである羊をちりばめました。

社内懇親会当日は、映像上映や盛り上がる司会進行、アイテム(例：ネームカード、フォトブース、投影スライド、オープニング映像、照明の色)など、いずれもこだわり満載の演出で、参加者の皆様にはとても楽しんでいただけました。

全体的にコンテンツの多いイベントではありましたが、当日はしっかりと時間管理をしながら、テンポよくスムーズに進行しました。

また、司会進行役を務めたNEO FLAG.専属司会者がしっかりと盛り上がりの緩急をつけることで、2時間に及ぶ社内懇親会をしっかり先導しました。

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

弥生様の社内懇親会の幹事様は、総勢19名(プロジェクトメンバー15名、人事・総務部4名)。幹事様たちとともに3ヶ月間、力を注いで作り上げた懇親会でした。

社内懇親会当日は、参加者の皆様の笑顔やたくさんのコミュニケーションが生まれていました。また、これと同時に幹事様たちの笑顔や達成感溢れる表情も印象的です。本イベントを通して、参加者の皆様へ伝えたかったメッセージをしっかり表現することが出来、大変嬉しく思います。

ありがとうございました！(澤)

NEO FLAG. 司会者のコメント

400名以上の参加者を引っ張っていくため、常にエネルギー高く、全体に目を行き渡らせることを心掛けました。

大人数のチーム対抗イベントでは、積極的に参加するチームもいれば、消極的なチームもあり温度差が出やすいですよね。ここを打破するために、チームごとに進み具合を実況して回り煽ってみました(笑)

結果、子どものようにはしゃぎながら取り組む社員さんの姿が、あちらこちらで見られましたね。 ステージ上でのインタビューは、皆さん緊張してしまうので、チームメンバーにもリアクションを求めることで、その方の緊張を解き、一体感が生まれるように工夫しました。

(NEO FLAG.司会者 小嶋 八千代)

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