イベント事例

今回は弥生株式会社様の社内懇親会のプロデュース事例をご紹介します。

昨年に続き約400名が集う「社内懇親会」を開催

今回は、弥生株式会社様のイベントプロデュース事例です。

弥生様は、リピート利用のお客様です。コロナ禍明けで約3年ぶりの社内懇親会を開催する運びとなり、昨年もNEO FLAG.へご依頼いただきました。

今年も昨年に引き続き、対面での社内懇親会を開催しました。

幹事様には「参加者約400名が積極的にコミュニケーションを取り、有意義で楽しめる会にしたい」というご要望がありました。

社内コミュニケーション活性化と一体感醸成を意識した社内懇親会。19名の幹事チームとともに実現 (弥生株式会社様)

イベント当日までのスケジュール

1. 《3ヶ月前》プロジェクトメンバーとのキックオフ
2. 《2ヶ月前》各種準備(ロゴ、ネームカード、映像制作、進行、クイズ内容など)
3. 本番

本イベントでは、本番当日まで2週間に一度、定例オンラインミーティングを実施。各種準備の確認や段取りを行いました。その他、情報集約ツール等にて幹事様と連携をとりました。

お客様の抱えていた課題&要望

今回の社内懇親会を開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

1. 前回の課題を払拭したい
2. 前回とは異なるコンテンツで参加者を楽しませたい
3. プロジェクトメンバーを牽引してほしい

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。

1,前回の課題を払拭したい

→昨年の社内懇親会を振り返り、「ビュッフェテーブル周辺に人が集まり渋滞してしまう」「歓談時間が少ない」という課題があることが判明した。

今回はこれらの課題を解決すべく、以下２点を提案/実施した。

• 冷製オードブル数品を各卓に配置し、ビュッフェと同時に楽しめるようにした
• 歓談時間を長めに設定し、料理＆ドリンクを楽しみながらゆっくりと話せるスケジュールに

2,前回とは異なるコンテンツで参加者を楽しませたい

→プロジェクトメンバーと相談し、弥生様の社風にあったコンテンツ（クイズアプリ、新卒メンバーがチョイスした景品を贈呈するビンゴ大会）を追加。

3,プロジェクトメンバーを牽引してほしい

→弥生様の社内懇親会を運営するプロジェクトメンバーは総勢25名。人数が多いぶん、打ち合わせで発言のしにくさ解消や時間を考慮し、情報集約ツールを活用。打ち合わせ後に意見等をコメントしてもらい、当社が取りまとめる形式をとった。終了後には必ず議事録を共有することで、打ち合わせ欠席者にも内容をしっかり伝えられた。

また、イベント内の様々なコンテンツを各担当で分担。コンテンツごとに中心メンバーを決めることで、準備も丁寧に進められた。

「弥生様 社内懇親会」のプログラム

上記の解決策を踏まえ、「弥生様 社内懇親会」の進行プログラムを作成。

実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。

1. オープニングムービー
2. 司会者挨拶
3. イベントの趣旨紹介
4. 副社長挨拶
5. 乾杯
6. 歓談タイム
7. クイズ
8. ビンゴ大会
9. 締めの挨拶
10. プロジェクトメンバー挨拶
11. 集合写真撮影

弥生様の社内懇親会は、映像や進行、各アイテムなど、こだわり満載です。

社内懇親会のお楽しみプログラムは、あえて「クイズ」と「ビンゴ大会」の2つに絞ることで、歓談時間をしっかり確保。参加者の皆様が料理を食べながら、楽しく会話できる社内懇親会にしました。

クイズは、スマホ参加型にし、気軽に楽しめる工夫を。弥生様ならではのオリジナル問題を出題し、大いに盛り上がりました。

《お客様の声》参加者から絶賛コメント続々

弥生様の社内懇親会に参加した皆様より、コメントを寄せていただきました。

楽しくコミュニケーション活性化が図れた

• 懇親会の運営ありがとうございました。普段はリモートなので、会を通してチームメンバーとリアルでのコミュニケーションがはかれました。
• とても良い懇親会だったと思います。チーム戦も個人戦もあったため、卓以外のメンバーと話すタイミングもありとても楽しかったです。
• 普段交流する機会のない方や新入社員の方ともコミュニケーションをとることが出来、良かったです。 クイズやビンゴもグループで一体感があって、良かったです。
• 楽しく交流できました。ありがとうございます。

社内イベントのプロのノウハウに絶賛

• イベント（企画）続きではなくて歓談時間とのバランスがよかったです。またクイズの企画もスマホを利用する形式で面白かったです。
• 全体を通し素晴らしかったです。これほど社員へのエンゲージを高める会に参加した経験がありません。司会進行、ビンゴ、クイズ、動画等々…良かった点だらけでした。ぜひ次回も開催いただきたいです。
• クイズやビンゴなどの企画が面白く結果的には楽しめました！
• 去年に続き担当した運営会社のノウハウが生きてスムーズだったと思う。
• とてもいい懇親会でした。本当にありがとうございます。
• 企画、飲食含め非常に良い懇親会でした。

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

25名の幹事様とともに、約3ヶ月間、力を注いで作り上げた懇親会。丁寧なお打ち合わせと、プロジェクトメンバーみんなで作り上げる空気感作りも喜んで頂けました。

当日は参加者の皆様の笑顔やたくさんのコミュニケーションが生まれていました。

それと同時に、プロジェクトメンバーの皆様の笑顔や達成感あふれる表情も印象的で、大変嬉しかったです。 (澤 智子)

NEO FLAG. 司会者のコメント

弥生様の懇親会は、当初より掲げられていた“絆を強めてもっと良い未来”になるような一日が目標でした。これを目指し、会場に集まった約400名の参加者様を先導し、全体を盛り上げる工夫をしました！

クイズでは、チームごとに温度差が出ないよう、各チームの状況を確認し、積極的にリアクションを求める声かけで一体感を引き出しました。

またビンゴ大会でのステージインタビューでは、参加者が緊張せず笑顔で答えられるようなコメントで、自然と場が和むように工夫しました。

皆様の笑顔や楽しむ姿を見て、司会者としても充実感を感じました！
(NEO FLAG.司会者 小糸)

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