今回はトヨタ・ブロックチェーン・ラボ様が開催した「グループ横断イベント」のプロデュース事例をご紹介します。
| 会社名 | トヨタ・ブロックチェーン・ラボ |
| HP | https://www.toyota-blockchain-lab.org/ja/ |
| 業種 | トレーサビリティや金融など、ブロックチェーン技術を用いた事業課題の解決 |
| 利用サービス | イベントプロデュース |
| 形式 | リアル開催 |
| 開催場所 | 社内イベントホール |
| 提供実務 | イベント企画/当日運営/照明・音響サポート/ケータリング手配/その他 |
| 開催趣旨 | グループ横断イベント |
| 参加者数 | 51-70名 |
トヨタグループ企業横断型バーチャル組織の「グループ横断イベント」を開催
今回は、トヨタ・ブロックチェーン・ラボ様のケータリング&イベントプロデュース事例です。
「トヨタ・ブロックチェーン・ラボ」とは、トヨタグループ企業の横断型バーチャル組織です。本イベントは、運営開始5周年を祝して開催されました。コロナ渦中で交流の場を設けられなかったこともあり、リアルイベントは同組織にとって初の試みです。
幹事様には「５年という節目のタイミングで、キックオフの意味も込めた催しがしたい」という思いがあり、イベント運営のサポート役としてNEO FLAG.にご相談がありました。
イベント当日までのスケジュール
- 《4月中旬》お問合せ/ヒアリング
- 《4月下旬》正式お申し込み、運営メンバーとのキックオフ
- 《4月下旬》進行の大枠を策定、全体予算のすり合わせ
- 《5月初旬》会場レイアウトの策定、進行内容/リハーサルスケジュールの確定/準備物の共有
- 《5月中旬》最終打ち合わせ/進行台本の確認
- 《5月下旬》本番
本イベントでは、本番までに打ち合わせを4回実施(オンライン3回、対面1回)。その他、メール等にて幹事様と連携をとりました。
お客様の抱えていた課題&要望
今回のグループ横断イベントを開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。
- 各コンテンツの魅せ方やオペレーションを相談したい
- 運営における負担削減
- 予算内におさめたい
《NEOFLAG.》課題の解決策
当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。
1, 各コンテンツの魅せ方やオペレーションを相談したい
→幹事様より「イベントで実施したいコンテンツは概ね決まっているが、運営ノウハウがなくやり方がわからない」と相談をいただいた。これを受け、会場へ事前現地調査に伺った際に、イベント全体のイメージ喚起を実施。ヒアリングした内容を含め、進行台本やマニュアルに落とし込んだ。
2,運営における負担削減
→幹事様にイベント運営で必要とされるポジションを提示。当社が担える部分は積極的に提案し、巻き取った。
3,予算内におさめたい
→お客様の社内リソースをフル活用。当社の強みである「内製コンテンツ」を中心に提案し、希望を実現した。
「トヨタ・ブロックチェーン・ラボ様 グループ横断イベント」のプログラム
上記の解決策を踏まえ、「トヨタ・ブロックチェーン・ラボ様グループ横断イベント」の進行プログラムを作成。
実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。
- 開会挨拶
- パネルディスカッション
- 休憩
- 乾杯
- 歓談
- 閉会の挨拶
今回のイベントは、「グループ企業横断型のバーチャル組織運営がスタートしてから5周年の節目に、新たな幕開けとして、本取り組みの立ち位置を示したい」「参加者には『イベントに来てよかったな』と感じてもらいたい」という幹事様のお話から、打ち合わせ&準備がはじまりました。
本番当日まで日がなく、準備期間も短かったため、早急に会場の現地調査を行い、幹事様へイメージ喚起をしました。
《手配項目》
運営サポート(進行台本作成、進行スライド作成、運営オペレーション含む)、音響機材の追加手配、サポートスタッフ、スナップ写真、NEO DINING.ケータリング
本イベントは、グループ企業の課長～部長級、取引先のお客様もいらっしゃるとのこと。そのため、ケータリング料理は高級フレンチプランをベースにアレンジしました。
当日は、ミシュラン獲得の鈴木剛志シェフ監修によるNEO DINING.の「オリジナルフレンチケータリングプラン」をカスタムしてご提供。会場の特性を活かしたレイアウトで、華やかに仕上げました。
全体を通して参加者の皆様にフィットする内容だったこともあり、幹事様より「とても好評だった」との声もいただきました。
《お客様の声》初回からクオリティの高いイベントを実現できた
我々として初めてのイベント開催でしたが、ケータリングから進行サポートまで、わがままを全て叶えていただける幅広い対応力が決め手となりました。
企画段階から進行についての助言もいただき、当日は音響からクロークまで多岐にわたるサポートをいただきました。来場者からも「料理が美味しかった」と評判で、初回からクオリティの高いイベントを実現することができました。
規模についても柔軟に対応いただけるとのことなので、引き続きイベントが大きくなっても頼らせてください！ありがとうございました！
NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント
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今回は開催日まであまり日がない中でのご依頼でした。
初めての開催イベントとのことで会場の現地調査をしながら、イメージ喚起をできるよう努めました。特にイベントのオペレーション面は細かく相談させていただきました。
今後の定期開催に向け、今回のいいところ、改善できるところを運営/飲食の両側面からサポートできましたら幸いです。
(尾山 知士)