今回は不動産業を展開するE社様が開催した「納会&総会」のプロデュース事例をご紹介します。
| 会社名 | E社 |
| 業種 | 不動産 |
| 利用サービス | イベントプロデュース |
| 形式 | リアル開催 |
| 開催場所 | ベルサール神田 |
| 提供実務 | イベント企画/当日運営/司会者派遣/照明・音響サポート/景品手配/ ケータリング手配/その他 |
| 開催趣旨 | 社員総会 |
| 参加者数 | 約100名以上 |
新たな期の始まりを社員全員で祝う「社員総会」を開催
今回は、中古住宅再生事業を展開するE社様のケータリング&イベントプロデュース事例です。この社員総会は、オフィス移転後初の社内イベント。また全社員が参加する催しでもあります。
幹事様は「今回は新卒者の入社後の会であり、前期の表彰だけでなく、新たな期の始まりを社員全員で祝う記念すべき場」とおっしゃっていました。
イベント当日までのスケジュール
- 《1月中旬》お問合せ/ヒアリング
- 《2月》運営メンバーとのキックオフ
- 《2月》進行の大枠を策定、会場提案、全体予算のすり合わせ
- 《2月中旬》会場下見→レイアウトの策定、進行内容確定
- 《2月中旬》各種準備(景品提案、制作物)、ケータリング/オプションの確定
- 《3月》司会者との打ち合わせ、進行最終確認
- 《4月初旬》本番
本イベントでは、本番までに打ち合わせを2回実施(オンライン1回、対面1回)。その他、メール等にて幹事様と連携をとりました。
お客様の抱えていた課題&要望
今回の社員総会を開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。
- やりたいことは決まっているが、参加者が集中して取り組んでくれるか不安
- 運営チームのマンパワー削減
- 社員総会を通して社員を労いたい。還元したい
《NEOFLAG.》課題の解決策
当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。
1,やりたいことは決まっているが、参加者が集中して取り組んでくれるか不安
→NEO FLAG.より司会者、音響チームを派遣。これまでのイベントで培ったノウハウを活用し、各進行のスライドに音をプラスした。これにより自然と参加者の注目が集まった。
2,運営チームのマンパワー削減
→幹事様にイベント運営で必要とされるポジションを提示。当社が担える部分は積極的に提案し、巻き取った。
3,社員総会を通して社員を労いたい。還元したい
→NEO DINING.でケータリング料理を手配し、パフォーマンス演出を。また、ディスプレイのアテンションを組み合わせ、しっかりと魅せる工夫をした。
「E社様 社員総会」のプログラム
上記の解決策を踏まえ、「E社様 社員総会」の進行プログラムを作成。
実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。
- 開会の言葉
- 社⻑挨拶
- 乾杯挨拶
- 歓談
- 新卒&中途社員紹介
- 各種表彰(永年勤続表彰、営業表彰、社長賞、リフォームグランプリ)
- 歓談
- 大抽選会
- 締めの挨拶
- 写真撮影
幹事様より「コロナ明け2回目の開催。何か工夫を凝らしたい」とご相談をいただきました。その背景には、イベントの進行やプログラムのマンネリ化という原因がありました。
これを受けて、プログラムを作成しました。
後半の大抽選会では、受付で配布される名札に書かれた番号で抽選を実施。支店長や幹部陣が厳選した景品を紹介してから抽選に移行することで、参加者の期待値をアップさせました。
手配項目
運営サポート(進行台本作成、進行スライド作成、運営オペレーション含む)、NEOFLAG.専属司会者、サポートスタッフ、音響/照明スタッフ、景品、スナップ写真
イベントのテーマは、「社員に労いを還元すること」。
華やかなケータリング料理も当社が提供し、参加者満足度アップにつなげました。
労いの気持ちの表れとして取り入れた「表彰式」の各スライドはNEO FLAG.が作成。アテンション部分でタイトル、賞の内容、受賞者をわかりやすく記載することで、表彰者にスポットが当たるようにしました。
運営幹事様のご負担も減らすことを目的にしたこともあり、参加者と同じ目線で楽しんでした姿がとても印象的でした。
《お客様の声》幹事も会を楽しむことができた
社内懇親会で初めての外部サービス利用でしたが、従業員で開催するだけでは気付かない部分などを教えて頂けて、当日の進行も完全にお任せできたので幹事も会を楽しむことができました。
事前準備の段階でもこちらの希望をかなえられるようにご協力いただけたので、今回お願いしてよかったなと思います。
NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント
NEO FLAG. 司会者のコメント
社員総会の司会進行を社外の司会者が務めるのは、初めてだったと伺いました。
中には「プロ司会者がいると仰々しくなるのでは」「社員が戸惑うのでは…」と心配される企業様もおります。
そのような不安を払拭すべく、打ち合わせでは社風やキーマンなどお伺いし、会のゴール設定を明確にすり合わせを行いました。
当日は、E社様が社内イベントの課題として抱えていた「参加者が集中できる雰囲気づくり」に注力。アットホームで和やかな中にも、フォーマル感や特別感のある司会を心掛けました。
受賞者や新人さんへのインタビューなども、答えやすい雰囲気や質問の投げかけをしました。参加者様からの拍手や笑顔の中、皆様が楽しそうに答えていたのが印象的です。
プロ司会が入ることで、スムーズな会の運営はもちろん実現できます。
それだけでなく「メリハリのある司会進行で参加者が最後まで楽しめる」「幹事様も参加者と一緒に楽しむ事が出来る」など豊富なメリットがあります。
今回の社員総会を通して、幹事様にも感じていただけたかと思います。是非、来年も素敵な会に携われること楽しみにしております。
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幹事様が当初からおっしゃっていた「社員に労いを還元したい」というテーマを主軸に、イベントプロデュースとケータリングの両面でサポートさせていただきました。
当社のリソースをうまく分散し、全体でコントロールできた点がよかったです。目玉料理の時間差提供や進行管理を通じて、一体感のある社員総会へと昇華することができたと考えています。
期の始まりに彩りを添えられておりましたら幸いです。またよろしくお願いいたします。
(NEO FLAG.常務取締役/イベントプロデューサー尾山 知士)