今回はデジタルマーケティング会社・株式会社D2C R様が開催した「社内表彰式&アフターパーティー」のプロデュース事例をご紹介します。
| 会社名 | 株式会社D2C R様 |
| 業種 | ・インターネット広告事業 ・アドテクノロジー事業 など |
| 利用サービス | イベントプロデュース |
| 形式 | リアル開催 |
| 開催場所 | 東京都港区(オフィス内) |
| 提供実務 | 当日運営/照明・音響サポート/ケータリング手配/その他 |
| 開催趣旨 | 社内表彰式&アフターパーティー |
| 参加者数 | 200名以上 |
「社内表彰式&アフターパーティー」を初のリアル開催
株式会社D2C R様は、データやクリエイティブ、メディアなど駆使したコミュニケーションで、安心かつ効果的なマーケティング支援を行っている会社様です。
以前はコロナ禍ということもあり、社内表彰式をオンライン配信していました。しかし今回は移転後のオフィスで初のリアル開催を検討。
約5年ぶりの完全対面での社内イベント実現に向けて、当社にイベントプロデュースの相談を寄せていただきました。
イベント当日までのスケジュール
- 《2月初旬》 お問い合わせ
- 《2月中旬》 初回提案、見積もり送付
- 《2月下旬》 過去映像/進行の共有→これをうけて提案内容を修正
- 《2月下旬》打ち合わせ日
- 《3月上旬》現地打ち合わせ、レイアウトや演出等の提案
- 《3月中旬〜下旬》 予算に併せて金額調整
- 《4月初旬》プログラムほぼ確定、バックパネル制作着手
- 《5月中旬》オンライン打ち合わせ
- 《前日》 バックパネル設置、照明設営、前日リハーサル
- 《当日》 ステージ設置、当日リハーサル、ケータリング搬入
お客様の抱えていた課題&要望
今回の社内表彰式&アフターパーティーを開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。
- オフィス移転後、初のリアル開催。不安がある
- 社内表彰式&アフターパーティーをすべて1社に発注したい
《NEOFLAG.》課題の解決策
当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。
1,オフィス移転後、初のリアル開催。不安がある
→幹事様は、「自社チームと当社の連携がスムーズに行えるか」不安を抱えていた。そのため、まずは現地での打ち合わせでレイアウトや演出を提案。演出面での連携をスムーズにするため、前日リハで配信チーム(お客様側)と照明チーム(当社側)の認識合わせを行った。
2,社内表彰式&アフターパーティーをすべて1社に発注したい
→担当窓口を一本化。ケータリングからイベントプロデュースまで、1人の担当のみで完結できるようにし、幹事様の負担を軽減。
「D2C R様 社内表彰式&アフターパーティー」の様子
上記の解決策を踏まえ、「D2C R様 社内表彰式&アフターパーティー」を開催。
前半は「社内表彰式」を行い、後半で「アフターパーティー」に移行する二部制イベントでした。
まずは表彰式会場へと変貌をとげた社内セミナールームで、2023年度に活躍された社員様の表彰が行われます。
会場は社内です。そのため「普段会議室として使っているスペースを表彰式会場にできるのか？」という懸念がありました。この課題を解決すべく、当社はステージやバックパネル、照明機材の導入をご提案。特に暗転/明転で魅せる照明演出をすることで、「会場の空気を一気にアワード会場に変える！」という点を意識しました。
結果、表彰式中に光の演出が始まると、参加者様より「わー！すごい！」という歓声が上がっていました。
また社内の運営チームの皆様が音響や司会をされていたため、当社スタッフと入念にすり合わせを行い、精度の高いオペレーション作りができるよう心がけました。
アフターパーティーは、受賞者を囲み、お互いにねぎらいの言葉をかけながら交流を深める時間。美味しい料理がコミュニケーションの鍵を握ります。
ケータリングメニューは、参加者様が手に取りやすいフィンガーフードやホットドッグやサンドなど食べやすいものを中心にご提案。ドリンクも手軽に飲める缶のドリンクを提供しました。
幹事様は、参加される社員様が過ごしやすい環境を第一に考えていました。そのため、この思いに応えるかたちで、ケータリングメニューを提案しました。
《お客様の声》照明演出とBGMの連動で「全社員の心に残ったアワード」になった
会社のアワードで、ケータリングとステージ演出にご尽力いただきました。こちらの細かな要望にも迅速にご対応いただき、また照明演出もBGMに合わせた調整もしていただき、全社員の心に残ったアワードになったことは間違いないと思います。
来年ももしアワード開催となったら、是非ご相談させていただきたいと思います。
ありがとうございました(株式会社D2C R 川向 真未様)
NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント
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以前から何度もケータリングでご注文をいただいている株式会社D2C R様に、今回はイベントプロデュースも含めてご利用いただきました。弊社の事例を載せたメールをご覧いただき、その後タイミングよくお電話でお話しができ実現に向けて動き始めました。
お打ち合わせでは「こうした方が良いですね」「こうしましょう！」など相談を重ねながら、良いものを一緒に作れている感覚がありました。当日に向け、私もワクワクしておりました。
本番当日は皆様の歓声や笑顔に満ち溢れた素敵な1日になりました。
大成功となり本当に良かったです。弊社サービスをご利用いただきありがとうございました！！ (平野 和典)