イベント事例

今回はデジタルマーケティング会社・株式会社D2C R様が開催した「社内表彰式&アフターパーティー」のプロデュース事例をご紹介します。

会社名	株式会社D2C R様
業種	・インターネット広告事業 ・アドテクノロジー事業　など

利用サービス	イベントプロデュース
形式	リアル開催
開催場所	東京都港区(オフィス内)
提供実務	当日運営/照明・音響サポート/ケータリング手配/その他
開催趣旨	社内表彰式&アフターパーティー
参加者数	200名以上

「社内表彰式&アフターパーティー」を初のリアル開催

株式会社D2C R様は、データやクリエイティブ、メディアなど駆使したコミュニケーションで、安心かつ効果的なマーケティング支援を行っている会社様です。

以前はコロナ禍ということもあり、社内表彰式をオンライン配信していました。しかし今回は移転後のオフィスで初のリアル開催を検討。

約5年ぶりの完全対面での社内イベント実現に向けて、当社にイベントプロデュースの相談を寄せていただきました。

イベント当日までのスケジュール

1. 《2月初旬》 お問い合わせ
2. 《2月中旬》 初回提案、見積もり送付
3. 《2月下旬》 過去映像/進行の共有→これをうけて提案内容を修正
4. 《2月下旬》打ち合わせ日
5. 《3月上旬》現地打ち合わせ、レイアウトや演出等の提案
6. 《3月中旬〜下旬》  予算に併せて金額調整
7. 《4月初旬》プログラムほぼ確定、バックパネル制作着手
8. 《5月中旬》オンライン打ち合わせ
9. 《前日》 バックパネル設置、照明設営、前日リハーサル
10. 《当日》 ステージ設置、当日リハーサル、ケータリング搬入

お客様の抱えていた課題&要望

今回の社内表彰式&アフターパーティーを開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

1. オフィス移転後、初のリアル開催。不安がある
2. 社内表彰式&アフターパーティーをすべて1社に発注したい

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。

1,オフィス移転後、初のリアル開催。不安がある

→幹事様は、「自社チームと当社の連携がスムーズに行えるか」不安を抱えていた。そのため、まずは現地での打ち合わせでレイアウトや演出を提案。演出面での連携をスムーズにするため、前日リハで配信チーム(お客様側)と照明チーム(当社側)の認識合わせを行った。

2,社内表彰式&アフターパーティーをすべて1社に発注したい

 →担当窓口を一本化。ケータリングからイベントプロデュースまで、1人の担当のみで完結できるようにし、幹事様の負担を軽減。

「D2C R様 社内表彰式&アフターパーティー」の様子

上記の解決策を踏まえ、「D2C R様 社内表彰式&アフターパーティー」を開催。

前半は「社内表彰式」を行い、後半で「アフターパーティー」に移行する二部制イベントでした。

まずは表彰式会場へと変貌をとげた社内セミナールームで、2023年度に活躍された社員様の表彰が行われます。

会場は社内です。そのため「普段会議室として使っているスペースを表彰式会場にできるのか？」という懸念がありました。この課題を解決すべく、当社はステージやバックパネル、照明機材の導入をご提案。特に暗転/明転で魅せる照明演出をすることで、「会場の空気を一気にアワード会場に変える！」という点を意識しました。

結果、表彰式中に光の演出が始まると、参加者様より「わー！すごい！」という歓声が上がっていました。

また社内の運営チームの皆様が音響や司会をされていたため、当社スタッフと入念にすり合わせを行い、精度の高いオペレーション作りができるよう心がけました。

アフターパーティーは、受賞者を囲み、お互いにねぎらいの言葉をかけながら交流を深める時間。美味しい料理がコミュニケーションの鍵を握ります。

ケータリングメニューは、参加者様が手に取りやすいフィンガーフードやホットドッグやサンドなど食べやすいものを中心にご提案。ドリンクも手軽に飲める缶のドリンクを提供しました。

幹事様は、参加される社員様が過ごしやすい環境を第一に考えていました。そのため、この思いに応えるかたちで、ケータリングメニューを提案しました。

《お客様の声》照明演出とBGMの連動で「全社員の心に残ったアワード」になった

会社のアワードで、ケータリングとステージ演出にご尽力いただきました。こちらの細かな要望にも迅速にご対応いただき、また照明演出もBGMに合わせた調整もしていただき、全社員の心に残ったアワードになったことは間違いないと思います。

来年ももしアワード開催となったら、是非ご相談させていただきたいと思います。

ありがとうございました(株式会社D2C R 川向 真未様)

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

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