イベント事例

今回は株式会社ニシハタシステム様が開催した「設立20周年記念パーティー」のプロデュース事例をご紹介します。

会社名	株式会社ニシハタシステム様
HP	https://www.nishihata-system.jp/
業種	緊急地震速報・IP無線事業

利用サービス	イベントプロデュース
形式	リアル開催
開催場所	芦屋ベイコート倶楽部 ホテル&スパリゾート Grand Ball Room
提供実務	イベント企画/当日運営/照明・音響サポート/その他サポート
開催趣旨	周年記念パーティー（設立20周年）
参加者数	100名

ニシハタシステム様、設立20周年記念パーティーを開催

緊急地震速報・IP無線事業を手がける株式会社ニシハタシステム様は、この度、設立20周年記念パーティーを開催。NEO FLAG.は「家族全員が主役になれる、ファミリー参加型イベント」をプロデュースしました。

ニシハタシステム様は、創業からの20年間、取引先や従業員、そのご家族とともに歩んできました。幹事様より「この節目に、お世話になった方々を感謝と感動のあふれる空間にお招きしたい」とご相談いただきました。

前回の「設立15周年イベント」は社員のみで運営していましたが、今回は初めて運営を外部に委託。社員を当日の運営業務から完全に解放し、参加者として家族とともに心から楽しんでもらうことが最優先でした。

イベント当日までのスケジュール

1. 《3月初旬》お問合せ／ヒアリング／ご提案
2. 《3月下旬》ご契約・プロジェクト始動
3. 《6月中旬》詳細打ち合わせ・司会者打ち合わせ(オンライン)
4. 《6月15日》現地調査・音響映像テスト
5. 《7月2日》最終台本確定・記念品納品
6. 《7月4日》イベント本番

お客様の抱えていた課題&要望

今回の設立20周年記念パーティーを開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

1. 受付・誘導・進行のノウハウが社内にない
2. 参加するお子様(約20名)が、式典中に退屈して騒いでしまわないか心配
3. 社員と家族との時間を最優先にしたい

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案・実施いたしました。

1.受付・誘導・進行のノウハウが社内にない

→当日は、全体統括(1名)、サポートスタッフ(4名)、音響照明専門オペレーター(2名)の計7名体制でフルサポート。来賓の案内時も、玄関スタッフとNEO FLAG.スタッフが連携し、迷わず会場にたどり着けるようにした。

イベント進行台本を作成し、お客様が手配した司会者と事前に連携を図った。

2.参加するお子様(約20名)が、式典中に退屈して騒いでしまわないか心配

→15周年イベントでも同様にお子様を招待していたが、「社長挨拶中に声が入り込み、記録映像が活用できなかった」という反省があった。

この反省を生かし、今回は一般動線とは別に「キッズ動線」を設計。子供たちを飽きさせない工夫を凝らした。

3. 社員と家族との時間を最優先にしたい

→当日の運営業務をNEO FLAG.スタッフが全面的に担当。社員の皆様も一参加者として家族とともにパーティーを楽しめるようにした。

「ニシハタシステム様 設立20周年記念パーティー」のプログラム

上記の解決策を踏まえ、「ニシハタシステム様 設立20周年記念パーティー」の進行プログラムを作成。

実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。

1. 受付
2. 「即興似顔絵」スタート
3. 開宴
4. オープニング映像上映
5. 司会者挨拶
6. 社長挨拶
7. 従業員代表挨拶
8. 乾杯タイム
9. 来賓挨拶①
10. バルーンパフォーマンス
11. 来賓挨拶②
12. ビンゴ大会
13. 七夕バンブーツリー贈呈セレモニー
14. 閉会挨拶/全員での感謝の礼
15. 社長へ花束贈呈
16. ライブエンドロール上映
17. 集合写真撮影

ニシハタシステム様は、創業からの20年間、取引先や従業員、そのご家族とともに歩んできました。この節目に、感謝と感動のあふれる空間として「周年記念パーティー」を開催しました。

会のコンセプトは、「20th ANCHOR POINT “Now, Set Sail.”」。会場のイメージを活かし、“客船”を軸とした演出を提案しました。イベント全体をひとつの航海物語に準え、20周年の節目を「関わってきた全員の歩みが重なった大切な到達点＝アンカーポイント」として表現しました。

今回のパーティーは、取引先、従業員、そのご家族まで、100名をご招待。幹事様には、「これまで会社を陰で支えてきたご家族、とりわけ子供たちの笑顔を見たい」という強いご意向がありました。

前回の反省を活かし、式典の厳粛さを保ちながらも、子供たちが全力で楽しめる工夫を随所に盛り込みました。「キッズ動線」では、オープニング映像を親子全員で観賞した直後、スタッフが子供たちを隣のキッズルームへ迅速に誘導。キッズルームにバルーンパフォーマー演出やお菓子詰め放題を用意するなど、全力で楽しめる時間にしました。

後半は子供たちもメイン会場へ戻り、サプライズセレモニーを実施。開催日の7月4日が七夕に近かったことにちなみ、また「子供に光を当てる」という今回の趣旨も踏まえ、子供たちが20周年へのお祝いメッセージを短冊に込めた「七夕バンブーツリー」を制作。そのツリーを子供たちの手から社長へ贈呈するという、心温まる一幕となりました。

ラストシーンではご子息2名から父・社長へ花束を贈呈。さらにライブエンドロールを上映すると、会場全体が感動に包まれました。

お子様たちの弾けるような笑顔と、感動シーンの両立を叶えた、素晴らしい時間となりました。

手配項目：コンセプト・進行台本作成、当日運営スタッフ、照明・音響・映像オペレーター、席次表作成、即興似顔絵アーティスト手配、七夕演出キット一式手配、キッズルーム運営サポート、オリジナルマフラータオル制作

《お客様の声》スケジュール変更にも柔軟に対応。奥様方からも感謝の声が

20周年パーティーでは、多大なるご支援をいただき誠にありがとうございました。当日はバタバタとしたスタートになりましたが、無事に終えることができ、本当に良かったです。

NEO FLAG.の皆様の安心感のある運営には、心より助けられました。スケジュールの度重なる変更にも臨機応変に対応いただいたおかげで、スムーズに進行することができました。また、子供たちも最高に楽しんでくれたようで、奥様方からも感謝の声が多く寄せられています。

一緒になって会場を盛り上げてくださったことに感謝いたします。今後のイベントでも、ぜひまた皆様のチームにお願いしたいと思っております。

次は25周年か30周年かになりますが、周年イベントの際は引き続きよろしくお願いいたします。丸一日、本当にありがとうございました。

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

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