今回はイーピーエス株式会社様が開催した「内定者懇親会」のプロデュース事例をご紹介します。
| 会社名 | イーピーエス株式会社様 |
| 業種 | 医薬品等の研究開発サポート |
| 利用サービス | イベントプロデュース |
| 形式 | リアル開催 |
| 開催場所 | ベルサール九段 |
| 提供実務 | イベント企画/司会者派遣 /当日運営/会場手配/照明・音響サポート/ケータリング手配/その他 |
| 開催趣旨 | 内定者懇親会 |
| 参加者数 | 100名以上 |
イーピーエス様「内定者懇親会」を開催
医薬品・医療機器・再生医療等製品の開発をフルサポートするイーピーエス株式会社様より、内定者懇親会のご相談がありました。
イーピーエス様は、過去に当社のケータリングサービス(NEO DINING.)をご利用。
今回は幹事様より「ケータリングに限らず、会全体のサポートもプラスして提案してほしい」とご要望をいただきました。
ケータリング事例はこちら
イベント当日までのスケジュール
- 《12月中旬》お問合せ、ヒアリング、ご提案、会場選定
- 《1月中旬》運営メンバーとのキックオフ、進行の大枠すり合わせ
- 《2月-3月下旬》企画内容の選定
- 《4月下旬》進行内容の掘り下げ、イベントのオペレーション構築
- 《5月中旬》司会者との打ち合わせ、進行台本の確認、会場レイアウトの最終確定
- 《6月初旬》本番
お客様の抱えていた課題&要望
今回の内定者懇親会を開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。
- 地方在住の内定者も参加しやすい会にしたい
- 内定者同士の交流を促進させたい
- 内定承諾へコミットできる懇親会にしたい
- イベント予算の最適化
《NEOFLAG.》課題の解決策
当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。
1,地方在住の内定者も参加しやすい会にしたい
→交通費・宿泊費の支給はもちろん、アクセスしやすい会場（ベルサール九段）の選定/提案。内定者懇親会のスタートを午後にすることで、当日移動しやすいスケジュールに。
2,内定者同士の交流を促進させたい
→グループワークシステムやレクリエーションを提案。また、会場レイアウトもあえて6人がけのテーブルにした。
3,内定承諾へコミットできる懇親会にしたい
→企業理解促進ワークや同期関係の構築支援など、入社の不安解消に直結するコミュニケーション企画を提案。
4,イベント予算の最適化
→当社のオリジナルケータリングやレクリエーションの備品・景品を活用。浮いた分の予算を快適な会場設備へ充てた。
「イーピーエス様 内定者懇親会」のプログラム
上記の解決策を踏まえ、「イーピーエス様 内定者懇親会」の進行プログラムを作成。
実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。
- 開会
- 会社軸レクリエーション①「イーピーエス１文字を表すと？」
- マイリファーの説明
- 休憩(この間に席次半分シャッフル、乾杯ドリンクを配布)
- 乾杯/食事提供スタート
- 自己紹介&歓談タイム
- 仲間軸レクエーション②「チャレンジ企画」
- 歓談タイム
- 閉会の挨拶
- 集合写真撮影
約半年間の準備期間を経て、会場手配を含む企画運営、司会進行、懇親会でのオリジナルケータリングまでを一貫してNEO FLAGが担当しました。
今まではケータリングのみの提供でしたが、今回は内定者懇親会全体の企画から携わりました。幹事様と打ち合わせを重ねる中で、内定者への想いや実現したいことの整理をし、最終的にケータリング演出に落とし込みまでできました。
今回は、“会社軸”と“仲間軸”をテーマににした、ケータリングをご用意。
内定者の皆様の配属予定地のご当地メシとして、東京(ナポリタン)の他に、大阪(たこ焼き)、名古屋(味噌カツ)など、親しみのあるメニューを提供しました。
また、フードブースには各事業部長のコメントを掲示し、会社からメッセージを伝えられるよう工夫しました。
交流が捗るレクリエーションと華やかな料理の数々に、内定者の皆様もリラックスして楽しんでいた様子でした。
《お客様の声》司会者とも連携しやすく、ありがたかった
複数の要望に柔軟にご対応いただき、スムーズに会を進めることができました。
事前の想定が甘くご迷惑をおかけしてしまったところもありましたが、その点についても柔軟にご対応いただき大変助かりました。司会者の方とも事前に打ち合わせができ、会の間もたくさんコミュケーションを取ることができたため、その点もとてもありがたかったです。
この度はご協力いただきありがとうございました。
NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント
NEO FLAG. 司会者のコメント
イーピーエス様の内定者懇親会は、内定者の皆様に社風や空気感を感じていただけるよう進行させていただきました。
レクリエーションでは「イーピーエスを漢字一文字で表すと？」という問いを通じて、皆様の発想力やチームワークが光っていました。チーム対抗イベントも大盛り上がりで、内定者様同士の会話も自然と弾んでいたのが印象的でした。
今回の内定者懇親会が、これから共に働く仲間との楽しい第一歩となっておりましたら幸いです
(NEO FLAG.司会者 小原)
その他の内定者懇親会事例はこちら
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イーピーエス様には、定期的に内定者懇親会でご利用いただいております。今回はケータリングだけでなく、イベントのトータルサポートとしてご支援させていただきました。
今回の内定者懇親会は、事後アンケートの結果も非常によく、次回以降のモデルケースにもなったと思っております。
11月の内定式もよろしくお願いいたします
(NEO FLAG.常務取締役/イベントプロデューサー尾山 知士)