イベント事例

今回はA社様が開催した「社内イベント」のプロデュース事例をご紹介します。

会社名	A社様
業種	専門サービス業

利用サービス	イベントプロデュース
形式	ハイブリッド開催
開催場所	ベルサール六本木グランドコンファレンスセンター
提供実務	イベント企画/司会者派遣/当日運営/景品手配/映像配信サポート/照明・音響サポート /ケータリング提供
開催趣旨	社内表彰式・懇親会
参加者数	約300名

A社様、「孤立感の解消と結束力アップ」を図り、社内イベントを開催

この度A社様は社内イベントを開催。NEO FLAG.はイベントの運営から演出に至るまで、総合的にディレクションしました。

今回の社内イベントの目的は、孤立感の解消と結束力アップ、帰属意識の再燃です。

幹事様より「イベントを通して、他部署は『外』ではなく『内(仲間)』であるという実感を持たせたい」「翌日、他部署の社員と自然に会話が生まれる状態を目指したい」と相談をいただきました。

イベント当日までのスケジュール

1. 《11月》初回ヒアリング
2. 《1月》表彰者のレッドカーペット演出を提案→決定
3. 《2月》各種手配物の最終調整打ち合わせ
4. 《2月6日》バックパネル等データ入稿
5. 《2月19日》最終進行確定
6. 《2月20日》イベント本番

お客様の抱えていた課題&要望

今回の社内イベントを開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

1. 社内コミュニケーション不足
2. 会社全体の雰囲気がやや暗くなっており、ムードを変えたい
3. 他部門や役員との接点・交流を意図的に生み出す仕掛けが欲しい

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案・実施いたしました。

1.社内コミュニケーション不足

→前半の座席は、自身の所属部門メンバー。後半の懇親会で、他部署のメンバーと交流する構成に。スムーズに交流が展開するよう、イベント全体の流れを設計した。

2. 会社全体の雰囲気がやや暗くなっており、ムードを変えたい

→社内表彰式に、照明とレッドカーペットをプラス。受賞者の晴れ舞台を演出した。また、プロ司会者の進行と、社員自らインタビュアーを務めるスタイルを織り交ぜることで、アットホーム感を出した。

3. 他部門や役員との接点・交流を意図的に生み出す仕掛けが欲しい

→受付時に「席次入りアルファベットカード」を伏せて配布。これをチーム対抗戦のチームリーダー決めに用いることで、他部署のメンバーと自然と名前を確認し合えるようにした。

「A社様 社内イベント」のプログラム

上記の解決策を踏まえ、3部構成の進行プログラムを作成。実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。

【第1部】全体方針共有・部門プレゼンテーション

1. 開会の挨拶
2. 事業報告・情報共有セッション

【第2部】年間表彰式

1. 各種表彰
2. 部門表彰
3. 個人表彰
4. 永年勤続表彰
5. 総括

【第3部】懇親会・交流プログラム

1. 乾杯
2. 歓談タイム(部門ごと)
3. テーブルシャッフル→自己紹介タイム
4. チーム対抗謎解きゲーム「ミッションアタック」
5. 景品贈呈
6. 閉会の挨拶

近年A社様では、組織変更による環境の変化に加え、フリーアドレス化でオフィスが2フロアに分断。社員同士の心理的距離が広がり、「隣の人が何を考え、どう頑張っているか」が見えにくい状態が続いていました。本イベントを通してこれらの課題を解消すべく、コミュニケーションが生まれる工夫を随所に追加しました。

まず、第1部の「部門長プレゼンテーション」はZoomでも同時配信し、会場外の社員も参加できるハイブリッド形式で実施しました。

続く表彰式では、当社の専属司会者が進行を担当。受賞者一人ひとりにスポットを当て、レッドカーペットでステージへと迎える演出を実施しました。一部の登壇者から「このステージに立つために1年頑張った」という声が上がるほど、特別感のある時間となりました。

社員同士の交流促進を図る第3部。

テーブルシャッフル後のチーム対抗戦として、謎解きゲーム「ミッションアタック」を実施。日頃交流の少ない他部署のメンバーとも、自然に名前を呼び合いながら、楽しそうに競い合っていた様子が印象的でした。

手配項目：進行台本作成・総合ディレクション、司会者派遣、全体リハーサル・進行管理、景品手配、Zoom配信サポート、音響PA操作・BGM選曲・照明煽り演出、ケータリング手配

なお、事後アンケートでは、参加者の83.5%が「新しい出会いがあった」、69.4%が「部門同士の交流ができた」と回答。コミュニケーション活性化施策の効果が数字にも表れていました。

《お客様の声》交流促進の目的を達成できた

先日は大変お世話になり、ありがとうございました。プログラム全体が滞りなく進み、懇親会も大いに盛り上がり、交流促進という目的を達成できたと感じております。今朝、ミッションアタックでお米が当たった社員から「ちょうど家のお米が切れていたので嬉しい」といった声も届きました。

内容が直前まで確定せず、ご負担をおかけしたかと思いますが、限られた時間の中で丁寧に仕上げていただき、心より感謝申し上げます。

食材については、残った分をオフィスに持ち帰り、残業していたメンバーに配りました。その場で食べたり持ち帰ったりと好評で、食品ロスもほぼゼロで終えられた点も良かったです。

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

NEO FLAG.司会者のコメント

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