イベント事例

勤怠管理・人事給与システム『KING OF TIME』などを展開する株式会社ヒューマンテクノロジーズ。同社では、2021年から5年連続でオンライン忘年会を実施しています。

「コロナ禍を経て、全力でオンライン忘年会を楽しむ文化ができた」と語るのは、宍戸 聖子さま(人事人材開発本部 本部長)、源田 千聡さま (人事部　主任)。コロナ禍の定番だったオンライン忘年会は、いまや従業員の「年に一度の楽しみ」として、会社に根付く文化となりました。

5年間にわたりパートナーとしてオンライン忘年会を支えてきた尾山 知士(常務取締役/イベントプロデューサー)とともに、その歩みについて伺いました。

会社名	株式会社ヒューマンテクノロジーズ
HP	https://www.h-t.co.jp/
業種	情報・通信業
利用サービス	イベントプロデュース
形式	オンライン
提供実務	イベント企画/当日運営/司会者派遣
開催趣旨	オンライン忘年会
事例記事	こだわりの豪華景品で参加者の熱もアップ★ヒューマンテクノロジーズのオンライン忘年会

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顔と名前が一致しない。組織の危機感から生まれたオンライン忘年会

——はじめに、現在の組織規模と事業内容を教えてください。

宍戸さま： 当社は、勤怠管理・人事給与システム「KING OF TIME」などの開発・提供を行っております。2001年に設立し、20年以上の歴史の中でお客様の声をもとに改良を重ねてきました。現在、『KING OF TIME』は導入企業数は7万社、利用ID数は440万を超えています。

事業面では、電子契約サービスや給与サービスが加わり、バックオフィス業務全般を一元管理できるサービスへと広がっています。これに伴い採用も拡大し、現在の社員数は約330名です。

——オンライン忘年会を始めたきっかけを教えてください。

宍戸さま： まず、社員数150〜200名を超えたあたりから、全社員を収容できる会場の選択肢が激減しました。さらにコロナ禍でリモート採用も加速したため、全国各地に社員が急増しました。

当時、ちょうど社内体制が変わったタイミングでもあったため、「隣のプロジェクトなのに、誰が何をしているのかわからない」「顔と名前が一致しない」という課題が顕在化していました。これらの課題を解決すべく、メンター制度や社内資格取得制度など、さまざまな取り組みを始めたうちの一つが、社員間の交流を目的としたオンライン忘年会でした。

——2021年に初の大規模オンライン忘年会を実施していますが、具体的にどのような課題がありましたか？

宍戸さま：会場のキャパシティ問題や幹事業務の負担、リモート勤務者との不公平感をどうするかなどの課題がありました。さらに「帰宅時間が遅くなる」「お酒が飲めない」などの理由から、参加に後ろ向きな社員への配慮も考えねばなりませんでした。

しかし、オンライン忘年会なら、今挙げた課題が全てクリアになります。「帰宅時間ゼロ」「業務時間外の負担を最小限に抑えられる点」などのメリットを並べて経営層に提案しました。

「プロに頼るしかない」。決め手は体験会での司会者

——NEO FLAG.を選んだ理由を教えてください。

宍戸さま： WEB展示会で「Parti(パルティ)」を知り、セミナー・体験会に参加したのがきっかけです。その体験会の司会者さんがとにかくすごかった。参加者のどんな発言も拾うし、誰一人放っておかない。同じことを社内でやろうとしても、これができる人材は誰もいません。

プロの技術に触れ、「この方々に任せたら安心だ、頼るしかない」と確信しました。

源田さま：司会進行は本当にすごいですよね。小嶋さん(NEO FLAG.専属司会者)は、3年連続で当社のオンライン忘年会を担当してくださっています。1年後の次の忘年会でも、前年の抽選会で当選した社員のリアクションまで覚えていてくださって、とても驚きました。オンラインイベントでそこまでできるのは、本当にプロだなと感じますね。

チャレンジクイズがターニングポイント。幹事主体から参加者全員で作る忘年会へ

——5年間でどのような変化がありましたか？

宍戸さま： 大きなターニングポイントになったのは2023年にスタートしたチャレンジクイズでしたね。

「幹事主体の会」「豪華景品で喜んでもらう会」ではなく、忘年会そのものに社員を巻き込み、一緒に盛り上げるスタイルへ変わっていきました。以降、チャレンジクイズは当社のオンライン忘年会の定番コンテンツです。

源田さま：チャレンジクイズでは、毎年新しい出演者を出すことにこだわっています。私は社内で通年スカウト活動をしているので、社員から「源田と関わったら絶対に誘われる」と思われているかもしれません(笑)。

実は、チャレンジクイズの回答チームの編成にも相当こだわっています。ランダム振り分けではなく、「このメンバーなら共通の話題がありそう」「この2人、関わりはないけど確か同じものを推していたな」といった視点でメンバーを決めています。

宍戸さま： オンライン忘年会後に「あのチーム編成、神だった」という声がよく上がります。やっている甲斐がありますね。

尾山：毎年チャレンジクイズにテーマ性を持たせるのも、オンライン忘年会のマンネリ防止アイデアのひとつです。初年度は「世界ふしぎ発見！モチーフ」、翌年がクリスマス開催にちなんで「サンタクロース」、次は「ゲームの世界観がテーマ」というように角度を変えてご提案しています。

それから「景品の事前投票制度」など、細やかな工夫も大切にしています。

事前に景品を発表し、欲しい景品に投票してもらい、「商品Aの当せん倍率は何倍です」と公開することで、参加者様のテンションも上がります。いつもこのようなプラスαの提案を心がけています。

——毎年恒例のチャレンジクイズですが、何を参考にアップデートしていますか？

尾山：忘年会後のアンケートです。ヒューマンテクノロジーズ様は、回答率が段違いに高いんです。参加人数も多いのでデータそのものの信頼性も高い。具体的なフィードバックも集まります。まさに宝の山ですね。

そこから改善点やアイデアを拾い、次の企画提案に反映しています。

忘年会で飛び出した名言がTeamsのスタンプに

宍戸さま： チャレンジクイズは、完全に当社に根付いています。忘年会終了後も「あの動画また見たい」「これ、チャレンジクイズにしたらいいじゃん」という言葉が自然と出てきたり。チャレンジクイズで初めて知ったその人の意外な一面が、社内で話題になることも多くて。

源田さま： チャレンジクイズで飛び出した名言で、Teamsのスタンプになっているものもありますよ(笑)。オンライン忘年会の一幕が、すでに社員の日常に入り込んでいます。

離職率の低下。そして「相互認知、相互理解」という収穫

——オンライン忘年会を5年間続けたことで、組織にどのような変化がありましたか？

宍戸さま： 私たちの「従業員を大切にするアプローチ」への転換が、実を結び始めています。さまざまな施策を並行して進めることで、離職率は大きく改善しました。

オンライン忘年会のような交流機会の創出は、その大切な具体策のひとつだと捉えています。

源田さま： 一番の収穫は「相互認知、相互理解」だと感じています。職種によってはフルリモートワークがメインですし、一部のハイブリッドワーク勤務者にしても出社曜日が違えばリアルで顔を合わせる機会はありません。そのため、業務で直接関わりがなければ、同じ会社内にあまり話したことがない社員がいるのは、珍しいことではないんです。

そのような状況下でも、チャレンジクイズに出た社員は印象に残るし、忘年会で同じチームになった縁で仕事のつながりが生まれることもある。オンライン忘年会でのたった一度の顔合わせが、その後の社内コミュニケーションを変えるんです。

全部の瞬間で、任せてよかった！

——NEO FLAG.に任せてよかった点をお聞かせください。

源田さま：企画力から当日の司会進行、開催後の振り返りまで、全部の瞬間で「任せてよかった」と思えます。とにかくこだわりを実現してくれるのが、毎年続けられている理由です。尾山さんはいつも当社のために知恵を絞ってくださいますから。

宍戸さま：担当が尾山さんじゃなかったら、ここまで続かなかったかもしれないですね。

尾山：ありがとうございます。お二方とのお打ち合わせは、本当に刺激的で楽しい時間です。アイデアフラッシュで次々と出てくる意見を受け止め、一緒にブラッシュアップしていく中で、「同じ方向を向いて伴走できている」と強く実感しています。

——最後に、これからオンライン形式の社内イベントを検討している企業の担当者にアドバイスをお願いします。

宍戸さま： まずは「こうしたい」「こうできたらいいな」という想いを、NEO FLAG.にそのままぶつけてみることをおすすめします。対話を重ねる中で、プロの視点から素晴らしいアイデアを提案していただけます。

幹事業務は負担が大きく、時には孤独を感じることもあるかもしれません。だからこそ、周りの社員をどんどん巻き込んでみてください。そのプロセスが、やがて会社の新しい文化になっていくはずです。

社内イベントや企業イベントはイベントプロデュースのNEO FLAG.におまかせください

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

社内イベントや企業イベントでも多くのお客様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのノウハウも豊富です。会のプログラムや演出/進行アイデアなら、当社におまかせください。一般的なイベント運営マニュアルにはない、プロの視点からお客様のお悩みを解決します。ぜひご相談くださいね。

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