今回は、Z社様が開催した「総会&チームビルディングイベント」のプロデュース事例をご紹介します。
| 利用サービス | イベントプロデュース |
| 形式 | リアル開催 |
| 開催場所 | 八芳園 |
| 提供実務 | イベント企画/イベント運営/司会者派遣/景品手配/ ネームカード・スライド作成/会場との調整 |
| 開催趣旨 | 総会&チームビルディングイベント |
| 参加者数 | 約600名 |
「総会&チームビルディングイベント」を開催
今回はZ社様のイベントプロデュース事例です。リピーターのお客様で、2回目のご依頼でした。
幹事様は「テレワークが多く、同じ会社であっても顔見知りが少ない」という現状を鑑みて、「総会&チームビルディングイベント」の実施を決定。全社員が集まり、有意義なイベントを行うことで、社員同士の繋がりを強化したいという思いがありました。
イベント当日までのスケジュール
- 《1年前》初回打ち合わせ
- 《10ヶ月前》全体の流れを打ち合わせ
- 《8ヶ月前》進行打ち合わせ
- 《6ヶ月前》イベントコンテンツの打ち合わせ
- 《4ヶ月前》会場下見
- 《2ヶ月前》進行確定、BGMの打ち合わせ
- 《1ヶ月前》司会者打ち合わせ
- 《1週間前》最終打ち合わせ
- 本番
お客様の抱えていた課題&要望
今回の総会&チームビルディングイベントを開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。
- バランスの良いチーム分けでコミュニケーション活性化を図りたい
- 参加者を2会場に分散させ、両会場ともにスムーズに運営してほしい
- ビュッフェに時間を取られないような施策を盛り込みたい
- スムーズなイベント運営
《NEOFLAG.》課題の解決策
当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。
1、バランスの良いチーム分けでコミュニケーション活性化を図りたい
→幹事様が各チームのメンバー構成をバランスよく設定し、それを元にチーム名記載のネームカードを作成。カードには、記述欄とゲームに使うQRコードも印刷。1つのアイテムで様々な役割をこなせるようにした。
2、参加者を2会場に分散させ、両会場ともにスムーズに運営してほしい
→約600名が参加する大規模イベントのため、会場を2つに分散。中継上映や司会が会場を移動してのＭＣなどを実施した。司会者は各会場スタッフと連携し、どちらの会場の参加者も同じように楽しめる工夫をした。
３、ビュッフェに時間を取られないような施策を盛り込みたい
→各参加者が自己紹介や歓談タイムをしっかり取れるよう、料理はピンチョス中心の大皿卓盛りスタイルに。また、ドリンクはサーブ形式で提供し、参加者が移動する機会を減らした。
４、スムーズなイベント運営
→前回大好評だったゲーム「メディアンを狙え！」を再度実施。前回の反省を踏まえ、集計時間を短縮した。また、集計の途中経過を見える化し、司会がその様子を実況。これにより間延びせず盛り上がり、時間のロスを感じさせなかった。
「Z社様 総会&チームビルディングイベント」のプログラム
上記の解決策を踏まえ、「Z社様 総会&チームビルディングイベント」の進行プログラムを作成。第一部は総会、休憩を挟んで第二部ではチームビルディングイベントを実施しました。
実際に行われた内容は以下のとおりです。
第一部：総会
第二部：チームビルディング
- 乾杯
- 自己紹介
- プログラム①「共通項探し」
- プログラム②「メディアンを狙え！」
- 中締め
今回ご依頼をいただいたのは2回目。そのため前回の参加者アンケートをベースにプランをブラッシュアップし、さらなる満足度を追及しました。
受付は渋滞緩和施策として3か所に分散。また約600名の参加者様をスムーズに誘導できるよう、運営スタッフも増員しました。2会場で同時開催だったため、幹事様とはインカムでやり取りし、密に連携をとることで、タイムリーに進行を工夫しながら進めました。
本イベントは会場のレイアウト転換もありましたが、時間管理を徹底したことでスムーズに進行できました。
お客様の声
当初は「600名近い参加者の皆さんに、限られた会場スペースの中でしっかりとコミュニケーションをとっていただくにはどうすればいいか」とても悩んでいました。
私たちが今回のイベントで実現したかったのは、会話がしやすい少人数のグループで、参加者同士がしっかりと交流できる場にすることでした。
昨年に引き続き、今年もNEO FLAG.さんにお願いしようと決めた理由は、イベントプランナーの澤さんの傾聴力の高さです。
当日、最も印象に残っているのは、私たちが実現したかった内容を、オンタイムで的確に取り仕切っていただけたことです。NEO FLAG.さんのプロデュースは本当に素晴らしく、パーティー後には参加者の方々から「普段なかなかお話しできない方ともコミュニケーションがとれた」と嬉しい言葉をかけていただきました。
NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント
NEO FLAG. 司会者のコメント
１年越しに皆様とお会いできたこと、とても嬉しかったです！
司会者としてお話を伺う中で、皆さまが昨年よりさらにパワーアップされた印象を受けました。
2会場を使っての開催でしたが、各テーブルとも楽しそうに過ごされており、両会場ともに盛り上がり、大変安心いたしました。
このような素晴らしい会で2度も司会をさせていただき、本当にありがとうございました！ (NEO FLAG.司会者 小嶋)
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たくさんのコミュニケーションと笑顔が生まれた、大変盛り上がる会となりましたね。
前回の会が終了し、すぐに来年の会の計画がスタートしました。幹事様と1年かけて作り上げた内容がしっかり実現できて、とても嬉しかったです。
幹事様とは「昨年を超える」「より良い時間すること」を目標に、熱い気持ちでディスカッションを重ねられましたこと、本当に幸せな時間でした。
次回のイベントを開催する頃には、社員様もさらに増えていることと思います。さらに魅力的な大規模イベントを実施しましょう！
(澤 智子)