イベント事例

今回は、Z社様が開催した「総会&チームビルディングイベント」のプロデュース事例をご紹介します。

利用サービス	イベントプロデュース
形式	リアル開催
開催場所	八芳園
提供実務	イベント企画/イベント運営/司会者派遣/景品手配/ ネームカード・スライド作成/会場との調整
開催趣旨	総会&チームビルディングイベント
参加者数	約600名

「総会&チームビルディングイベント」を開催

今回はZ社様のイベントプロデュース事例です。リピーターのお客様で、2回目のご依頼でした。

幹事様は「テレワークが多く、同じ会社であっても顔見知りが少ない」という現状を鑑みて、「総会&チームビルディングイベント」の実施を決定。全社員が集まり、有意義なイベントを行うことで、社員同士の繋がりを強化したいという思いがありました。

イベント当日までのスケジュール

1. 《1年前》初回打ち合わせ
2. 《10ヶ月前》全体の流れを打ち合わせ
3. 《8ヶ月前》進行打ち合わせ
4. 《6ヶ月前》イベントコンテンツの打ち合わせ
5. 《4ヶ月前》会場下見
6. 《2ヶ月前》進行確定、BGMの打ち合わせ
7. 《1ヶ月前》司会者打ち合わせ
8. 《1週間前》最終打ち合わせ
9. 本番

お客様の抱えていた課題&要望

今回の総会&チームビルディングイベントを開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

1. バランスの良いチーム分けでコミュニケーション活性化を図りたい
2. 参加者を2会場に分散させ、両会場ともにスムーズに運営してほしい
3. ビュッフェに時間を取られないような施策を盛り込みたい
4. スムーズなイベント運営

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。

1、バランスの良いチーム分けでコミュニケーション活性化を図りたい

→幹事様が各チームのメンバー構成をバランスよく設定し、それを元にチーム名記載のネームカードを作成。カードには、記述欄とゲームに使うQRコードも印刷。1つのアイテムで様々な役割をこなせるようにした。

2、参加者を2会場に分散させ、両会場ともにスムーズに運営してほしい

→約600名が参加する大規模イベントのため、会場を2つに分散。中継上映や司会が会場を移動してのＭＣなどを実施した。司会者は各会場スタッフと連携し、どちらの会場の参加者も同じように楽しめる工夫をした。

３、ビュッフェに時間を取られないような施策を盛り込みたい

→各参加者が自己紹介や歓談タイムをしっかり取れるよう、料理はピンチョス中心の大皿卓盛りスタイルに。また、ドリンクはサーブ形式で提供し、参加者が移動する機会を減らした。

４、スムーズなイベント運営

→前回大好評だったゲーム「メディアンを狙え！」を再度実施。前回の反省を踏まえ、集計時間を短縮した。また、集計の途中経過を見える化し、司会がその様子を実況。これにより間延びせず盛り上がり、時間のロスを感じさせなかった。

「Z社様 総会&チームビルディングイベント」のプログラム

上記の解決策を踏まえ、「Z社様 総会&チームビルディングイベント」の進行プログラムを作成。第一部は総会、休憩を挟んで第二部ではチームビルディングイベントを実施しました。

実際に行われた内容は以下のとおりです。

第一部：総会

第二部：チームビルディング

1. 乾杯
2. 自己紹介
3. プログラム①「共通項探し」
4. プログラム②「メディアンを狙え！」
5. 中締め

今回ご依頼をいただいたのは2回目。そのため前回の参加者アンケートをベースにプランをブラッシュアップし、さらなる満足度を追及しました。

受付は渋滞緩和施策として3か所に分散。また約600名の参加者様をスムーズに誘導できるよう、運営スタッフも増員しました。2会場で同時開催だったため、幹事様とはインカムでやり取りし、密に連携をとることで、タイムリーに進行を工夫しながら進めました。

本イベントは会場のレイアウト転換もありましたが、時間管理を徹底したことでスムーズに進行できました。

お客様の声

当初は「600名近い参加者の皆さんに、限られた会場スペースの中でしっかりとコミュニケーションをとっていただくにはどうすればいいか」とても悩んでいました。

私たちが今回のイベントで実現したかったのは、会話がしやすい少人数のグループで、参加者同士がしっかりと交流できる場にすることでした。

昨年に引き続き、今年もNEO FLAG.さんにお願いしようと決めた理由は、イベントプランナーの澤さんの傾聴力の高さです。

当日、最も印象に残っているのは、私たちが実現したかった内容を、オンタイムで的確に取り仕切っていただけたことです。NEO FLAG.さんのプロデュースは本当に素晴らしく、パーティー後には参加者の方々から「普段なかなかお話しできない方ともコミュニケーションがとれた」と嬉しい言葉をかけていただきました。

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

NEO FLAG. 司会者のコメント

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