お役立ち情報

こんにちは！法人パーティープロデュースの「NEO FLAG.」です。

NEO FLAG.は、イベント全体の進行・演出・現場運営、ケータリング手配までフルサポートしています。大規模な社内イベントの舞台裏では、多くのプロフェッショナルたちが密に連携をとり、成功に向けて一丸となって動いています。

今回は、とある大規模社内イベントの1日に密着！「大規模イベントを動かすプロの仕事」を時系列に沿ってご紹介します。

【イベント概要】約300名が一堂に集う全社会議後の大懇親会

項目	内容
イベント名	全社会議後の懇親会
開催日時	2025年9月27日（土）13:00〜15:00
参加人数	約300名

今回ご紹介するイベントは、某企業様が開催した約300名が参加した大規模懇親会。

当社のケータリング事業(NEO DINING.)に問い合わせをいただき、イベント演出含む総合プロデュースを行いました。

当社の活用事例を読み、魅せ方にこだわったイベント演出に魅力を感じてくださっていたこともあり、さまざまなコンテンツを盛り込んだ催しとなりました。

大懇親会のプログラム

時間	プログラム
12:45	開場
13:00	開会・乾杯
13:05	歓談タイム①
13:35	イベント①　「マグロ解体ショー」
13:50	お寿司提供スタート
14:25	イベント②　「マジックショー」
14:45	歓談タイム②
14:55	閉会の挨拶
15:00	お開き

【当日準備】イベントプロデューサーのスタッフマネジメント

いよいよ迎えた本番当日。3ヶ月間ものあいだ、幹事様と二人三脚で準備にあたってきた尾山(NEO FLAG.イベントプロデューサー)は、総勢16名のスタッフに指示を出していました。

大勢の参加者さまを迎え入れる緊張感の中にも、プロとしての前向きな姿勢が光ります。

参加者の入場開始は、12時45分。尾山をはじめとするスタッフは受け入れ準備を急ぎます。

大規模イベントだからこそ、明確な役割分担とマネジメントが特に重要だとわかりますね。

【ケータリング準備】見栄えと味にこだわる姿勢

その頃、会場の入口付近では、参加者さまをお迎えするドリンクとフードテーブルが華やかに飾り付けられていました。

スタッフは「見栄えも味も、すべては美味しく召し上がっていただくためです」と語ります。

NEO DINING.のスタッフが大切にしているのは、「乾杯の瞬間に全員がお好みのドリンクを手に持っていること」と「スムーズに楽しんで気持ちよくお帰りいただくこと」。そのために笑顔を忘れず、お客様に届く瞬間に料理がベストな状態であるよう努めています。

ケータリングはNEO DINING.のキッチンで製造し、現場で美しく盛り付けます。中でもホットミールは、温かい状態で召し上がっていただくため、仕込みから盛り付けまでの流れを緻密に管理。この日はビーガン対応のメニューも提供しました。大人数のイベントだからこそ、多様な参加者に配慮した、きめ細やかなサービスを心がけています。

【司会者準備】会場の空気を作るプロ司会者

今回のイベントは、当社からプロ司会者(小原)を派遣。この頃、他のスタッフと同様に、小原も準備を進めていました。社内イベントの司会者の役割は、単に台本を読み上げることではありません。

【イベント開始】2大コンテンツと歓談タイムで交流が深まる時間に

開始時刻の13時になり、大勢の参加者さまでにぎわう中、大懇親会がスタートしました。まずは開会の挨拶&乾杯。その後、歓談タイムに移行します。乾杯を終えると、参加者の皆さまは料理を取りに各テーブルへ。

グリーンの装飾で美しく彩られたビュッフェテーブル周辺では、多くの方々が「美味しそう！」「何を食べようかな」とうれしい声をあげていました。皆さまドリンクと料理を手に、会話を楽しんでいたのが印象的です。

13:35 マグロの解体ショー

大懇親会の目玉プログラム、マグロの解体ショーが始まりました。

職人に抱えられ183cm 80kgの大きなマグロが入場すると、参加者さまの目はステージに釘付け。司会者と職人がテンポよく掛け合いをしながら、解体ショーが進んでいきます。

解体が進み、マグロが大トロや赤身に切り分けられていくと、会場のあちこちから大きな歓声があがりました。

13:50 お寿司の提供スタート

解体ショーの後は、皆さまお待ちかねのお寿司の時間です。捌きたてのマグロを握り寿司にし、盛り合わせて提供します。

握り寿司の提供は、社内イベントで特に人気のプログラムのひとつ。いち早く握りたてのお寿司を食べようと、テーブル付近に参加者さまが集まります。

本イベントでは、渋滞を作らずスムーズに提供できるよう、段取りにひと工夫。各座席に番号を割り当て、番号順での提供としました。

これによりお寿司が全員に行き渡り、皆さまに等しく楽しんでいただけました。

14:25 マジックショー

お寿司を食べ、ドリンクを数杯飲んだ頃、2つ目のイベントコンテンツ「マジックショー」がはじまりました。

メディアで活躍する3名のプロマジシャンが各卓を周り、テーブルマジックを披露します。参加者さまを巻き込むテーブルマジックは大盛り上がり。会場内に笑顔と驚きの声があふれていました。

14:45 歓談タイム〜閉会の挨拶

２回目の歓談タイムは、すっかり打ち解けたムードなか、和気藹々と進んでいきました。

楽しい時間はあっという間に過ぎ、閉会の時間がやってきました。

事前に幹事様より「各テーブルの交流の邪魔はしたくない。(参加者には)それぞれ盛り上がってもらいたい」と要望を伺い、プログラムにも反映しました。会の終盤には、終わりを惜しむ声やにぎやかな笑い声があちこちから上がっており、幹事様の思いが届いた証だと感じました。

【イベント終了後】撤収し、現場スタッフの声を共有

イベントが無事に終わった後も、チームの仕事は終わりません。スタッフ総出で撤収作業にあたります。

司会者の小原は「参加者の皆さまから感謝の気持ちを伝えていただけた」といい、大勢の参加者を一つにまとめた充実感が伝わりました。

終了後の振り返りでは、現場スタッフそれぞれがどう動いたか、何がうまくいき何が課題だったかを共有。この積み重ねがイベントの品質向上につながっています。

NEO FLAG.は柔軟な対応力で御社のイベントを成功に導きます

「大規模イベントを成功させる」と一言で言うのは簡単です。しかしその裏側には、多くの判断と準備と連携があります。マニュアルどおりに動くだけでなく、幹事様の声に耳を傾け、現場の空気を読み、柔軟に対応する力こそが、イベントのプロの仕事です。

イベントプロデュースのNEO FLAG.は、社内イベントの企画・演出・進行からケータリングまで一気通貫でサポートする会社です。イベントの成否を左右するのは、料理や飲み物だけではありません。司会進行・照明・演出を含めた「空間の空気感」もまた、重要な要素です。

「誰かと相談しながらイベントを作り上げたい」という気持ちをお持ちの幹事様は、ぜひ当社にご相談ください。会の成功まで、私たちが二人三脚でサポートします。

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