お役立ち情報

こんにちは！ 法人パーティープロデュースの「NEO FLAG.」です。

新年会の案内文作成は、総務・人事担当者にとって年始の重要な業務のひとつです。しかし「どんな内容を盛り込めばいいのか」「参加率を上げるにはどう書けばいいのか」と悩まれる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、メールでそのまま使える新年会の案内文例文を複数パターンご紹介。参加率を高める書き方のポイントや、案内文作成後のフォローアップ業務まで詳しく解説します。

忙しい年始の業務を効率化し、社員が楽しみにする新年会を実現するためのヒントが詰まった内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

新年会ならイベントプロデュースのNEO FLAG.におまかせください

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

新年会などの社内イベントでも多くの企業・団体様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのノウハウも豊富です。新年会のプログラムや演出/進行アイデアなら、当社におまかせください。一般的なイベント運営マニュアルにはない、プロの視点からお客様のお悩みを解決します。ぜひご相談くださいね。

新年会の案内文を作成する前に押さえておきたい基本

新年会の案内文を作成する際には、単に日時や場所を伝えるだけではなく、参加者の行動を促し、スムーズな運営につなげるための工夫が必要です。ここでは案内文作成の基本となる考え方と、必ず押さえておきたい3つのポイントを解説します。

• 新年会案内文の目的と役割
• 案内文で必ず伝えるべき項目
• 送信タイミング

新年会案内文の目的と役割

新年会の案内文には、大きく分けて3つの重要な役割があります。

イベント情報の正確な伝達

日時・場所・参加費用・服装など、参加者が判断に必要とする情報を漏れなく提供することが基本。情報が不足していると、参加者から個別に問い合わせが来て担当者の負担が増えるだけでなく、参加を躊躇する要因にもなります。「会場はどこですか」「会費はいくらですか」といった基本的な質問に個別対応する時間は、本来他の業務に充てられるはずです。

参加意欲の喚起

新年会は任意参加のケースが多いため、案内文の書き方次第で参加率が大きく変わります。新しい年の始まりを祝う場であること、チームの親睦を深める機会であることなど、参加することの価値を自然に伝えることが大切。強制的な印象を与えず、前向きに参加したいと思わせる表現を心がけましょう。

出欠確認と情報収集

参加人数の把握は会場手配や料理の発注に直結する重要な情報です。回答期限を明確に示し、確実に返信してもらえるような構成にすることで、その後の準備作業がスムーズに進みます。また、アレルギー情報や特別な配慮が必要な事項についても、この段階で収集しておくと当日のトラブルを防げるでしょう。

これらの役割を果たすためには、読み手の立場に立った分かりやすい案内文を作成することが何より重要です。忙しい業務の合間に読むことを想定し、一目で要点が理解できる構成を意識しましょう。

案内文で必ず伝えるべき6つの項目

新年会の案内文には、参加者が判断に必要とする情報を確実に盛り込む必要があります。以下の6つの項目は必須要素として押さえておきましょう。

開催日時

日付だけでなく、開始時刻と終了予定時刻まで明記しましょう。「1月○日(金) 18:00~20:00(予定)」のように具体的に記載することで、参加者はスケジュール調整がしやすくなります。特に平日開催の場合は、業務終了後の時間設定であることを考慮し、余裕を持った開始時刻を設定することがおすすめ。終了時刻を明示することで、家庭の事情がある方も参加を検討しやすくなります。

開催場所

会場名だけでなく、住所や最寄り駅からのアクセス方法まで記載します。社内会議室や自社施設で開催する場合でも、普段利用しない部屋の場合は詳細な場所を明示しましょう。「○○ビル3階 大会議室A」のように、フロアと部屋名まで書くことで、迷う参加者を減らせます。オンライン開催の場合は、使用するツール名(Zoom、Microsoft Teamsなど)と、当日のアクセス方法を案内しましょう。

参加費用

会費制の場合は金額を明記し、会社負担の場合もその旨を明確に記載します。「会費:5,000円(当日受付にて集金)」のように、支払い方法まで書いておくと親切です。会費に含まれる内容(飲食費、景品代など)を補足すると、参加者は費用に対する納得感を持ちやすくなるでしょう。「会費5,000円(飲み放題・お食事・景品代込み)」という表記により、内容と価格のバランスが伝わります。

出欠回答の期限と方法

「○月○日(○)までに」と具体的な日付で期限を示します。回答方法も「このメールに返信」「専用フォームから入力」「Googleフォームにアクセス」など、明確に指定しましょう。期限が曖昧だと回答率が下がり、催促の手間が増えてしまいます。回答フォーマットを提示することで、参加者の返信作業を簡略化できます。

服装・ドレスコード

「平服でお越しください」「業務終了後そのままの服装で構いません」など、参加者が迷わないよう具体的に伝えます。特にフォーマルな会場を使用する場合や、カジュアルな雰囲気を重視する場合は、明示することで参加者の不安を軽減できます。服装の指定があいまいだと、「どこまでカジュアルでいいのか」と悩む社員が出てくるでしょう。

プログラム内容(概要)

当日の流れを簡単に紹介しましょう。「社長挨拶→乾杯→歓談→お楽しみ抽選会→中締め」のように、主な内容を箇条書きで示すことで、参加者はイベントのイメージを持ちやすくなります。特別なゲストやサプライズ企画がある場合は、参加意欲を高める要素として適度に情報を開示しましょう。ただし、サプライズ要素を残したい場合は「お楽しみ企画あり」という表現に留めることもできます。

これらの情報を漏れなく盛り込むことで、参加者の疑問を事前に解消し、高い参加率とスムーズな運営を実現できます。

送信タイミングはいつがベスト?

新年会の案内文を送るタイミングは、参加率と準備のしやすさの両面に影響します。

理想的な送信時期は開催日の3〜4週間前です。この時期に案内を送ることで、参加者は十分な検討時間を持てますし、他の予定との調整もしやすくなります。年末年始を挟む場合は、年内に一度案内を送り、年明けにリマインドを送る二段階のアプローチも効果的です。

年始の新年会の場合、12月中旬から下旬に初回の案内を送るケースが多くなります。ただし年末は誰もが忙しく、メールが埋もれやすい時期。そのため「仮案内」として日程と概要のみを先に共有し、年明けに詳細情報を含めた正式案内を送るという方法もあります。

仮案内では「1月17日(金)に新年会を開催予定です。詳細は年明けにご案内しますので、日程を確保いただけますと幸いです」というシンプルな内容で構いません。

一方で、送信が遅すぎると参加率の低下を招きます。開催日の1週間前に案内を送ると、すでに他の予定が入っている社員が多く、参加できる人数が限られてしまうでしょう。特に規模の大きい新年会では、会場の収容人数や料理の手配に影響するため、早めの案内が不可欠です。

送信する曜日や時間帯にも配慮しましょう。月曜日の午前中や金曜日の夕方は避け、火曜日から木曜日の午前中に送ると、比較的落ち着いた状況で読んでもらえます。月曜日の午前中は週初めの業務が立て込んでおり、金曜日の夕方は週末モードで見落とされがち。また、業務時間外に送信すると見落とされる可能性が高いため、就業時間内の送信を心がけましょう。

出欠回答の期限は、開催日の1〜2週間前に設定するのが一般的。これにより、最終的な参加人数を確定させ、会場や料理の最終調整を行う時間を確保できます。回答が集まりにくい場合は、期限の3日前に催促のリマインドメールを送ると効果的です。

【シーン別】新年会の案内文 例文集

実際にメールで送信できる新年会の案内文を、シーン別に複数パターンご紹介します。自社の状況に合わせてカスタマイズしてご活用ください。

【例文1】全社向け・オーソドックスな新年会案内文

件名:【ご案内】2025年 新年会開催のお知らせ 各位 お疲れ様です。総務部の○○です。 新年を迎えるにあたり、下記の通り全社新年会を開催いたします。 新しい年の門出を祝い、部署を越えた交流を深める貴重な機会となりますので、 ぜひ多くの皆様のご参加をお待ちしております。   記 ■日時 2025年1月17日(金) 18:30~20:30(予定) ■場所 ○○ホテル 3階 鳳凰の間 東京都○○区○○1-2-3 (JR○○駅東口より徒歩5分) ■会費 5,000円(当日受付にて現金で集金いたします) ■服装 平服でお越しください(業務終了後そのままの服装で構いません) ■プログラム(予定) ・開会挨拶(代表取締役) ・乾杯 ・お食事 ・歓談 ・お楽しみ抽選会 ・中締め挨拶(取締役副社長) ■出欠回答 1月10日(金)までに、このメールに返信する形で出欠をご連絡ください。 アレルギーや食事制限がある方は、併せてお知らせいただけますと幸いです。 ■その他 ・当日は名刺をご持参ください ・駐車場のご用意はございませんので、公共交通機関をご利用ください 新年を気持ちよくスタートするための楽しい会にしたいと思います。 皆様のご参加を心よりお待ちしております。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 総務部 ○○(内線:○○○○)

この例文のポイント解説

この例文は、全社規模の新年会に適したフォーマルかつ丁寧な案内文です。

構成の特徴として、冒頭で新年会の意義を簡潔に述べ、参加を促す文言を入れています。「部署を越えた交流を深める機会」という表現は、新年会の価値を具体的に伝えるもの。特に大きな組織では、普段接点のない部署の社員と知り合える機会として、新年会の意義を強調することが有効です。

【例文2】部署・チーム向けカジュアルな案内文

件名:【営業部】新年会のお知らせ   営業部の皆さん   お疲れ様です!営業企画の○○です。   昨年は皆さんのおかげで目標達成できました!本当にありがとうございました。 今年もチーム一丸となって頑張っていきたいと思いますので、 まずは新年会で親睦を深めましょう!   【開催概要】 – 日時:1月15日(水) 19:00~21:00 – 場所:居酒屋「○○」個室(○○駅北口徒歩2分) – 会費:4,000円(飲み放題付き) – 服装:カジュアルでOKです!   【当日の流れ】 19:00~ 乾杯・お食事スタート 20:30~ 今年の抱負を一言ずつ発表 20:50~ 締めの挨拶   【お願い】 出欠を1月8日(水)までに返信でお知らせください。 「参加」または「不参加(理由は不要です)」だけでOKです! 苦手な食べ物やアレルギーがあれば教えてください。   新年最初のチームイベント、楽しい時間にしましょう! たくさんの参加をお待ちしています！   営業企画 ○○(内線:○○○○)

この例文のポイント解説

この例文は、部署やチーム単位の小規模な新年会に適した親しみやすい案内文です。

カジュアルなトーンが最大の特徴で、絵文字の使用や「!」マークの活用により、堅苦しさを排除しています。ただし、カジュアルさの中にも必要な情報はしっかり網羅されており、ビジネスコミュニケーションとしてのバランスを保っています。

【例文3】オンライン・ハイブリッド開催の案内文

件名:【全社】オンライン新年会のご案内   各位   お疲れ様です。人事部の○○です。   2025年の新年会を、全社員が参加しやすいオンライン形式で開催いたします。 在宅勤務の方、遠方の拠点にいらっしゃる方も、ぜひお気軽にご参加ください!   【開催形式】 オンライン開催(Zoomを使用) ※本社会議室からの配信もあり、出社可能な方は会議室での参加も歓迎します   【日時】 2025年1月18日(土) 17:00~18:30   【参加方法】 ■オンライン参加の場合 ・事前に送付する「お楽しみBOX」をご自宅でお楽しみください ・ZoomのURLは前日にメールでお送りします ・カメラON推奨ですが、ONが難しい方はOFFでも構いません   ■会場参加の場合 ・本社3階大会議室にお越しください ・軽食とドリンクをご用意します   【プログラム】 17:00 オープニング・社長挨拶 17:15 乾杯 17:20 オンラインゲーム大会(チーム対抗戦) 18:00 新年の抱負リレー(希望者のみ) 18:25 締めの挨拶 18:30 終了   【お楽しみBOXについて】 オンライン参加の方には、事前にご自宅へお楽しみBOXをお届けします。 (内容:おつまみセット、ドリンク、ゲーム用アイテムなど) 配送先住所の確認のため、出欠と合わせて最新の住所をお知らせください。   【出欠回答期限】 1月8日(水)まで 下記を返信でお知らせください。 ①参加/不参加 ②参加される場合:オンライン参加/会場参加 ③オンライン参加の方:配送先住所(変更がない場合は「変更なし」とご記入ください)   オンラインでも楽しめる企画をたくさん用意しています! 2025年を明るくスタートしましょう。 皆様のご参加をお待ちしております。   人事部 ○○(内線:○○○○ / メール:○○@○○.co.jp)

この例文のポイント解説

この例文は、オンラインとオフラインを組み合わせたハイブリッド開催に対応した案内文です。

開催形式の明確化が最重要ポイントで、冒頭でオンライン開催であることを明示し、参加のハードルを下げています。「全社員が参加しやすい」という表現は、働き方の多様性に配慮した姿勢を示しています。

また、オンライン参加者への配慮として、「お楽しみBOX」の事前配送という工夫を取り入れています。これは、オンライン参加でも会場参加と同等の満足感を提供するための施策です。おつまみやドリンクを事前に送ることで、画面越しでも一体感のある乾杯が実現できるでしょう。

【例文4】社外ゲストを招く新年会の案内文

件名:【重要】2025年 新年会開催のご案内(社外ゲストあり)   各位   お疲れ様です。総務部の○○です。   2025年の新年会を下記の通り開催いたします。 今回は、日頃お世話になっている取引先の皆様もお招きしての開催となります。   記   ■日時 2025年1月24日(金) 18:00~20:00   ■場所 ○○ホテル 5階 グランドホール 東京都○○区○○2-3-4 (地下鉄○○線○○駅直結)   ■会費 無料(会社負担)   ■服装 ビジネススーツ着用でお願いします   ■招待ゲスト 主要取引先企業の代表者・役員の方々(約20名)   ■プログラム 18:00 開会・社長挨拶 18:10 来賓代表挨拶 18:20 乾杯 18:25 歓談・お食事 19:30 社長による今期方針発表 19:50 中締め挨拶 20:00 終了   ■出欠回答 1月10日(金)17:00までに必ずご回答ください ※社外ゲストをお招きする重要な場となりますので、   可能な限りご参加いただけますようお願い申し上げます   ■その他注意事項 ・名刺は多めにご用意ください(20枚程度) ・社外の方とのご歓談の機会となりますので、積極的な交流をお願いします ・お車でのご来場はご遠慮ください   社外の方々との貴重な交流の場となります。 皆様のご参加をお待ちしております。   総務部 ○○(内線:○○○○)

この例文のポイント解説

社外ゲストを招く新年会は、通常の社内イベントよりもフォーマルな対応が求められます。

件名に「重要」の表記を加えることで、通常の新年会とは異なる位置づけであることを明示。社外ゲストがいることを件名や冒頭で伝えることで、参加者は適切な心構えで臨むことが可能です。

【例文5】会費制の新年会案内文

件名:【営業本部】新年会のご案内(会費制)   営業本部の皆様   お疲れ様です。営業企画部の○○です。   新年の幕開けを祝い、営業本部全体での新年会を開催いたします。   記   ■日時 2025年1月20日(月) 19:00~21:00   ■場所 レストラン「○○」2階貸切フロア (○○駅西口より徒歩3分)   ■会費 6,000円(飲み放題・コース料理・景品代込み) ※当日受付にて集金いたします ※お釣りの用意がございますので、1万円札でも構いません   ■服装 業務終了後そのままの服装でお越しください   ■プログラム 19:00 開会・本部長挨拶 19:10 乾杯 19:15 お食事・歓談 20:15 ビンゴゲーム大会 20:50 中締め 21:00 終了(二次会はありません)   ■出欠回答 1月13日(月)までに返信でお知らせください ①参加/不参加 ②アレルギー:有(具体的に)/無   今回は会費制とさせていただいておりますが、 豪華なコース料理と楽しいゲーム企画をご用意しております。 ぜひ多くの皆様のご参加をお待ちしております!   営業企画部 ○○

この例文のポイント解説

会費制の新年会では、金額の明示と内容の説明が重要。

会費の内訳を明記することで、参加者は費用対効果を判断しやすくなります。「飲み放題・コース料理・景品代込み」という表記により、6,000円という金額が適正であることを理解してもらえるでしょう。

参加率を高める案内文の書き方 5つのポイント

新年会の案内文を作成する際、参加率を高めるための具体的なテクニックがあります。ここでは実務で即活用できる5つのポイントを詳しく解説。

ポイント1: 件名で内容と重要度を明確に伝える

メールの件名は、開封率を左右する最重要要素。特にビジネスメールが日々大量に届く環境では、件名だけで内容と重要度を判断されることがほとんどです。

効果的な件名の構成要素は以下の通りです。

まず、【】を使ったカテゴリ表示により、一目で内容を把握できるようにします。「【全社】」「【営業部】」「【重要】」といったタグを冒頭に配置することで、対象者と重要度が瞬時に伝わるでしょう。

次に、具体的なイベント名と開催月を含めます。「新年会」という言葉に加えて「2025年1月」と月を明示すると、時期の感覚が掴みやすくなります。

効果的な件名の実例を比較してみましょう。

• 改善前:「イベントのお知らせ」
• 改善後:「【全社】2025年 新年会開催のご案内(1/17開催)」

改善後の件名では、対象者(全社)、イベント内容(新年会)、開催時期(1/17)という3つの重要情報が一目瞭然。特に日付を含めることで、参加者はすぐに自分のスケジュールと照らし合わせることができます。

ポイント2: 結論ファーストで要点を冒頭にまとめる

ビジネスパーソンは日々多くのメールを処理しているため、長い前置きは読み飛ばされる可能性が高くなります。重要な情報は冒頭に配置し、読み手が短時間で要点を把握できる構成にしましょう。

効果的な冒頭文の構造は、挨拶の後すぐに「何のメールか」を明示すること。「新年会を開催します」「下記の通り新年会を実施いたしますので、ご案内申し上げます」といった直接的な表現で始めることで、読み手は即座にメールの目的を理解できます。

その後、1〜2文程度で新年会の意義や参加を促す言葉を添えましょう。「新年の門出を祝い、チームの結束を高める機会にしたいと考えております」のような文章を入れることで、単なる事務連絡ではなく、参加価値のあるイベントであることを印象づけます。

改善例を見てみましょう。

改善前の構成:

お疲れ様です。総務部です。 早いもので今年も残りわずかとなりました。 本年は皆様のご協力により、様々なプロジェクトを成功させることができました。 つきましては、新年を迎えるにあたり、下記の通り新年会を開催したいと考えております。

改善後の構成:

お疲れ様です。総務部です。 2025年1月17日(金)に全社新年会を開催いたします。 新しい年の始まりを全員で祝い、部署を越えた交流を深める機会にしたいと思います。 ぜひご参加ください。

改善後の文章では、2文目で開催日と内容が即座に伝わり、3文目で参加の価値が提示されているのが分かります。

ポイント3: 参加しやすさを具体的に示す

参加を躊躇する理由を事前に解消することが、参加率向上の鍵。参加者が抱きがちな不安や疑問に先回りして答えることで、心理的なハードルを下げられます。

時間的な参加しやすさの示し方として、開始時刻と終了予定時刻の両方を明記します。

「18:30〜20:30(予定)」のように終了時刻を書くことで、「長時間拘束されるのでは」という不安を解消可能。また、二次会の有無についても触れておくと、予定を立てやすくなるでしょう。

金銭的な負担の明確化も重要です。会費制の場合は金額を具体的に示し、何が含まれるかを説明します。「会費5,000円(飲み放題・お食事・景品代込み)」のように内訳を示すと、参加者は費用対効果を判断しやすくなります。

ポイント4: 回答期限を明記し、アクションを促す

出欠確認の回答率を高めるためには、明確な期限設定と回答方法の指示が不可欠です。曖昧な表現は後回しにされる原因となり、催促の手間も増えてしまいます。

期限の示し方では、「早めに」「なるべく早く」といった曖昧な表現は避け、「○月○日(○)まで」と具体的な日付を指定しましょう。さらに、「○月○日(○)17:00まで」のように時刻まで指定すると、より明確です。

回答方法の明確化も重要です。「このメールに返信」「専用フォームに入力」「Googleフォームから回答」など、具体的な手段を指定します。また、回答に必要な項目を箇条書きで示すことで、回答者の手間を減らせます。

回答フォーマットの提示例:

【回答方法】 以下の内容を1月10日(金)までに、このメールに返信する形でお知らせください。   ①出欠:参加 / 不参加 ②参加の場合、アレルギーや食事制限:有(具体的に記載) / 無 ③その他、連絡事項があれば記載   例) ①参加 ②無 ③途中退出の可能性あり(19:30頃)

このように具体的なフォーマットを提示することで、回答者は何を書けばいいか迷わず、短時間で返信できます。

ポイント5: ポジティブな表現で参加意欲を引き出す

新年会の案内文は、単なる事務連絡ではなく、参加者の気持ちを前向きにするコミュニケーションツール。言葉選びひとつで、参加意欲は大きく変わります。

まず、強制感を避ける表現が基本です。「必ず参加してください」「全員参加が原則です」といった命令口調は、反発を招きやすく、本来参加したい人の意欲すら削いでしまいます。代わりに「ぜひご参加ください」「多くの皆様のご参加をお待ちしております」といった勧誘型の表現を使いましょう。

参加することの価値を具体的に伝えることも効果的です。「普段話す機会の少ない他部署の方と交流できます」「今年の新しいプロジェクトについて、社長から直接話を聞けます」「豪華景品が当たる抽選会も予定しています」など、参加者にとってのメリットを明示します。

表現の比較例を見てみましょう。

ネガティブな印象を与える表現:

• 「全員参加が望ましいです」→ 強制感が強い
• 「不参加の場合は理由を明記してください」→ 参加しづらい雰囲気
• 「二次会もあるので覚悟しておいてください」→ 負担感を強調

ポジティブな印象を与える表現:

• 「ぜひ多くの皆様にご参加いただきたいです」→ 歓迎の姿勢
• 「ご都合が合わない場合は遠慮なくお知らせください」→ 配慮が感じられる
• 「二次会は自由参加ですので、お時間のある方はぜひ」→ 選択肢を提示

言葉のニュアンスを少し変えるだけで、受け取る側の印象は大きく変わります。参加者が「参加したい」と自然に思えるような、前向きで温かみのある表現を心がけましょう。

新年会案内文でよくある失敗と改善例

実際の現場では、案内文の不備が原因でトラブルが発生することがあります。ここでは典型的な失敗パターンとその改善方法を解説します。

失敗例1: 情報が不足していて質問が殺到する

新年会の案内文を送った後、個別に多数の質問メールや電話が来るケースは、情報不足が原因。担当者の業務負担が増えるだけでなく、参加者にとっても不便な状況を生み出します。

よくある情報不足の例として、以下のようなケースがあります。

開催場所の詳細が不足している案内文では、「会場の最寄り駅はどこですか」「駅からの所要時間は?」「駐車場はありますか」といった質問が多発します。会費に関する情報が曖昧な場合も、「会費はいくらですか」「当日支払いですか」「お釣りの用意は必要ですか」といった質問が来ます。

改善例を見てみましょう。

改善前:

■場所:○○ホテル ■会費:5,000円 ■服装:平服

改善後:

■場所 ○○ホテル 3階 鳳凰の間 〒100-0001 東京都千代田区○○1-2-3 ・JR東京駅八重洲口より徒歩5分 ・地下鉄○○線○○駅A1出口直結 ・駐車場はございませんので、公共交通機関をご利用ください ・会場地図:https://○○○○.com/map ■会費 5,000円(飲み放題・お食事・景品代込み) ・当日、受付にて現金で集金いたします ・お釣りの用意がございますので、1万円札でも構いません ・領収書が必要な方は受付でお申し出ください ■服装 業務終了後そのままの服装で構いません (スーツ・オフィスカジュアル・私服いずれもOKです)

このように、想定される質問に事前に答える情報を盛り込むことで、質問への個別対応の手間を大幅に削減できます。

失敗例2: 文章が長すぎて読まれない

情報を詰め込みすぎた結果、案内文が長文になり、重要な情報が埋もれてしまうケースがあります。

改善のポイント

• 前置きは2〜3文に絞る
• 箇条書きを積極的に活用
• 一文一義を心がける
• スマートフォン表示を意識し、3〜4行ごとに改行を入れる
• 「記」以下の構成で情報を整理

改善前:

お疲れ様です。総務部の○○です。早いもので今年も残りわずかとなり、新しい年を迎える準備の時期になりました。本年は皆様のご協力により、多くのプロジェクトを成功させることができました。心より感謝申し上げます。つきましては、新しい年の門出を祝うとともに、日頃の感謝の気持ちを込めて、また部署を越えた交流を深める機会として、下記の通り新年会を開催したいと考えております。開催日は1月17日の金曜日で、時間は18時30分から20時30分の予定です。場所は○○ホテルの3階にある鳳凰の間で、JR○○駅の東口から徒歩5分程度の場所にあります。会費は5,000円で、当日受付にて現金で集金させていただきます。

改善後:

お疲れ様です。総務部の○○です。 1月17日(金)に全社新年会を開催します。 新しい年の門出を祝い、部署を越えた交流を深める機会にしたいと思います。 記 ■日時:1月17日(金) 18:30~20:30 ■場所:○○ホテル 3階 鳳凰の間(JR○○駅東口より徒歩5分) ■会費:5,000円(当日受付にて集金) ■出欠回答:1月10日(金)まで   皆様のご参加をお待ちしております。 総務部 ○○

改善後の文章は、情報量は同等ですが、箇条書きと改行により格段に読みやすくなっています。

失敗例3: 強制感が強く参加率が下がる

表現方法によっては、参加を促すつもりが逆に参加意欲を削いでしまうケースがあります。

改善前

新年会は全社的な行事ですので、全員参加を原則とします。 やむを得ない事情で参加できない場合は、不参加の理由を具体的に記載してください。 二次会も予定していますので、時間を確保しておいてください。

改善後

新年を全員で祝いたいと考えておりますので、ご都合がつく方はぜひご参加ください。 出欠を○月○日までにお知らせください。不参加の場合、理由の記載は不要です。 なお、一次会のみの開催で、20:30には終了予定です。

改善後の文章では、参加を歓迎する姿勢は維持しつつ、強制感を排除。「全員で祝いたい」という願望と「ご都合がつく方は」という配慮を組み合わせることで、適度なバランスを保っています。

案内文送信後のフォローアップ業務

新年会の案内文を送信した後も、スムーズな運営のために必要な業務があります。ここでは出欠管理からリマインド、当日準備までの流れを見ていきましょう。

出欠確認の管理方法

出欠の回答を効率的に管理することは、その後の準備作業に直結する重要なプロセスです。

管理ツールの選択

• 小規模な新年会(30名以下):Excelやスプレッドシートでの管理
• 中規模以上(30名以上):Googleフォームやマイクロソフトフォームなどのアンケートツール
• 大規模:専用のイベント管理システム

管理すべき情報項目

• 基本情報(氏名・所属部署・役職)
• 出欠状況(参加・不参加・未回答)
• 特別な配慮が必要な情報(アレルギー・食事制限・その他の要望)

定期的な集計と報告も重要です。回答期限の中間地点で一度集計し、現時点での参加予定人数を把握しましょう。これにより、予想外に参加率が低い場合は早めに対策を講じられます。

リマインドメールの送り方

回答期限が近づいても未回答者がいる場合、リマインドメールを送ることで回答率を高められます。

リマインドを送るタイミングは、回答期限の2〜3日前が一般的。「明日が期限です」という直前の催促よりも、数日の余裕を持たせることで、受け取る側も対応しやすくなります。

リマインドメールの例文:

件名:【リマインド】新年会出欠のご確認(1/10期限)   各位   お疲れ様です。総務部の○○です。   先日ご案内しました新年会について、念のため再度ご連絡いたします。 (行き違いで既にご回答いただいている場合は、ご容赦ください)   ■日時:1月17日(金) 18:30~20:30 ■場所:○○ホテル 3階 鳳凰の間 ■会費:5,000円   出欠を1月10日(金)までに、このメールへの返信でお知らせください。   お忙しいところ恐縮ですが、準備の都合上、 期限内のご回答にご協力いただけますと幸いです。   総務部 ○○

リマインドは基本的に1回のみとし、それでも未回答の場合は、電話や直接の声かけなど、別の手段でのフォローを検討しましょう。

当日の最終確認事項

新年会当日の数日前から前日にかけて、最終確認を行います。

開催3日前の確認事項:

• 参加人数の最終確定
• ケータリングや会場への最終連絡
• 料理の内容と数量の確認
• アレルギー対応食の手配漏れがないかチェック
• 飲み物の種類と量の確認
• 会場のレイアウトや設備の確認

前日のリマインド例文:

件名:【明日開催】新年会のご案内   新年会参加予定の皆様   お疲れ様です。総務部の○○です。   明日の新年会について、最終のご案内をいたします。   ■日時:1月17日(金) 18:30~ ■場所:○○ホテル 3階 鳳凰の間 ■持ち物:会費5,000円(お釣りの用意あり)   皆様にお会いできることを楽しみにしております!   総務部 ○○

当日の受付準備:

• 参加者名簿
• 会費の領収書
• 名札(必要な場合)
• 筆記用具

万が一のトラブルに備えて、担当者の連絡先を参加者に共有しておくことも有効です。

社内新年会の準備を効率化するケータリングサービスの活用

新年会の案内文作成と並行して進める必要があるのが、会場や料理の手配です。特に総務・人事担当者にとって、イベント準備の負担は大きく、本来業務を圧迫する要因にもなります。

総務・人事の負担を軽減するケータリングのメリット

新年会の準備には、会場選定、料理の手配、当日の運営など、多岐にわたる業務が発生します。

時間的な負担の軽減

ケータリングサービスを活用する最大のメリットは、時間的な負担の軽減です。通常、新年会の準備には会場探しから始まり、複数の飲食店への見積もり依頼、メニューの選定、人数変更への対応など、多くの時間が必要です。ケータリングサービスを利用すれば、これらの工程を一括で任せられます。

コストの明確化と予算管理のしやすさ

飲食店での宴会では、飲み放題の追加オーダーや延長料金など、予期せぬ追加費用が発生することがあります。ケータリングサービスでは、事前に料金が確定するプランが多く、予算オーバーのリスクを抑えられます。

社内新年会に最適なケータリングプランの選び方

ケータリングサービスを選ぶ際には、新年会の規模や目的に合ったプランを見極めることが重要です。

まずは参加人数に応じたプラン選択が基本。少人数(10〜20名)の部署新年会と、大規模(100名以上)の全社新年会では、求められるサービス内容が異なります。

少人数の場合は、着席形式でゆっくり食事を楽しめるプランが最適。一人一人にしっかりと料理が行き渡り、歓談しやすい雰囲気を作れます。コース料理形式のケータリングや、個別プレートでの提供が便利です。

中〜大人数の場合は、ビュッフェ形式が一般的。参加者が自由に料理を取りに行けるため、堅苦しさがなく、立食形式での交流が促進されます。

メニュー内容の選定では、新年会らしい華やかさと、食べやすさのバランスが重要です。和洋折衷のメニュー構成が無難で、幅広い年齢層に対応できます。寿司やてまり寿司などの和食メニューに、ローストビーフやオードブルといった洋食を組み合わせることで、見た目の華やかさと味のバリエーションを確保できます。

フィンガーフードの充実も、立食形式の新年会では重要です。片手で食べられる料理は、歓談しながらの食事に適しており、参加者の利便性を高めます。

配送・設営のタイミングも確認ポイントです。開始時刻の何時間前に配送されるか、設営にどの程度時間がかかるかを把握しておきましょう。

NEO DININGのケータリングサービスが選ばれる理由

当社は、ケータリング事業NEO DINING.を展開しています。

NEO DININGは、企業の社内イベントに特化したケータリング・イベントプロデュースサービスとして、多くの総務・人事担当者から支持をいただいています。イベント事業(NEO FLAG.)とウェディング事業(NEO FLAG. Wedding)で培ったノウハウを活かし、会場装飾や音響機材の手配、司会進行のサポートなど、新年会の企画・運営全体にも対応。「新年会の準備を丸ごとプロに任せたい」というニーズにお応えしています。

NEO DINING.の特徴

まず、豊富なメニューバリエーションが特徴のひとつです。和洋中からエスニックまで、多彩なジャンルのメニューを取り揃えており、新年会のコンセプトや参加者の好みに合わせた料理構成が可能。季節感を大切にした新年らしいメニュー提案も行っており、見た目にも華やかな料理で新年会を盛り上げます。

柔軟な人数変更対応も、NEO DINING.の強みです。新年会では、直前になって参加人数が変動することが少なくありません。一定期間内であれば人数変更に柔軟に対応できる体制を整えているため、担当者の不安を軽減できます。

新年会の料理や準備でお悩みの際は、ぜひ当社にお気軽にご相談ください。経験豊富なスタッフが、貴社の新年会を成功に導くお手伝いをいたします。

まとめ:新年会の案内文は丁寧さと分かりやすさが重要

新年会の案内文作成は、単なる事務連絡ではなく、参加者の意欲を引き出し、スムーズな運営につなげるための重要なコミュニケーションです。

必要な情報を漏れなく伝えることは基本です。日時・場所・会費・服装・出欠回答方法という6つの必須項目を確実に記載し、参加者が迷わない案内文を作成しましょう。情報不足は、個別の問い合わせ対応という余計な業務を生み出します。

参加率を高める工夫として、結論ファーストの構成、参加しやすさの具体的な提示、ポジティブな表現の活用が効果的です。強制感を避け、自発的に参加したいと思わせる表現を心がけることで、高い参加率を実現できます。

送信後のフォローアップも、成功する新年会の重要な要素。出欠管理、リマインドメール、当日の最終確認という一連の流れを、チェックリストに沿って確実に進めましょう。

イベントプロデュースサービスの活用は、総務・人事担当者の負担を大幅に軽減します。時間的な余裕が生まれることで、案内文作成や参加者とのコミュニケーションに、より多くの時間を割けるようになるでしょう。

新年会は、新しい年の始まりを祝い、チームの結束を高める大切な機会です。丁寧な案内文と、行き届いた準備によって、参加者全員が楽しめる新年会を実現しましょう。

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