お役立ち情報

こんにちは！法人パーティープロデュースの「NEO FLAG.」です。

コロナ明けで、様々な職場でもリアルなコミュニケーションへのニーズが本格的に高まって参りました。

社員同士がより打ち解け、円滑に働けることを目指したり、クライアントや取引先との信頼関係を高めるため、懇親会を企画する幹事様が多くなってきているのではないでしょうか。

今回ご紹介するのは「懇親会」について。懇親会と親睦会、交流会など他の会との意味の違いや、成功する懇親会の会場選びのコツ、参加者と主催者側のマナーなどについて解説します。ぜひ最後までお読みください。

懇親会ならイベントプロデュースのNEO FLAG.におまかせください

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

懇親会などの社内イベントでも多くの企業・団体様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのノウハウも豊富です。懇親会のプログラムやアイデアなら、当社におまかせください。一般的なイベント運営マニュアルにはない、プロの視点からお客様のお悩みを解決します。ぜひご相談くださいね。

懇親会の目的は「参加者が美味しい食事を囲み、懇親すること」

懇親会とは、一般的に“同じ目的を持つ人たちが集まり、懇親を深める会”を意味します。

情報交換をしたり、これからともに仕事やプロジェクトを進めやすくするため、交流を深める目的があります。会社の仕事仲間はもちろん、例えばPTAや地域のボランティア、趣味のスポーツチームなど、ある活動をすることを前提にした人たちで催します。

そのため懇親会は、参加者が美味しい食事を囲んで飲食をしながら会話する、カジュアルな雰囲気であることが多いです。

懇親会と親睦会・慰労会・交流会の意味&目的の違い

懇親会の他にも、同様の意味を持つ会は複数あります。

例えば…

• 親睦会
• 慰労会
• 交流会

いずれも似たような名前ですが、それぞれ、少しずつ目的が違います。

親睦会は打ち解けることが目的

親睦会は、参加者同士が打ち解けることを目的にした会。懇親会の区別はあいまいですが、懇親会に比べると、参加者が初対面であったり、知り合って日が浅かったりすることが多いです。

自己紹介や名刺交換を行ったり、お互いに顔合わせが行われます。

慰労会はオフィシャルな「お疲れ様会」

慰労会は同じ目的を持って活動してきた人たちが開く、オフィシャルな「お疲れ様会」のようなイメージです。

定例的に行うこともありますが、部署が目標を達成した時や、会社が業績を上げた時、プロジェクトや繁忙期など一定期間の業務を乗り切った後などをきっかけに開くこともあります。長年勤続した社員が退職する際の会も、慰労会のひとつです。

交流会は社内外で広く開催する会

交流会は懇親会や親睦会などと同じく、やはり人同士のコミュニケーションをより円滑にするための目的を持ちます。そのなかでも交流会は、どちらかといえば横のつながりを意識した会といえるでしょう。異業種間交流で同業他社との交流を深めることも。

社内の交流会は実務者レベルで横の繋がりを強める

新入社員同士の交流会、若手社員と先輩社員の交流会など。会社での地位がほとんど同じだったり、同じ仕事をする仲間だったりカウンターパートナーとの親睦を深めることを目的としています。業務上で連携している部署の社員同士が顔合わせをして直接コミュニケーションを持てる機会を作ったりすることができます。

懇親会のメリット

主に懇親会には、次のようなメリットがあります。

• 同じ目的を持つ参加者が楽しい時間を共有できる
• 参加者同士が打ち解けることができる
• 目標や、互いがどんな考えを持っているかなどを明確にすることができる
• 人となりを知ることができる
• 同じ目的に向かって協力しやすい人間関係を構築できる

懇親会のデメリット

一方、懇親会には以下のようなデメリットがあると感じる人もいるようです。

• 幹事の負担が大きすぎる
• 当日の司会進行を行う人や幹事が積極的には参加できない
• コストがかかる
• 参加者が大人数の場合、集まる日時の選定が難しい

懇親会の参加者

懇親会の参加者は、次のような方たちが想定できます。

• 自社の社員
• 社外の方(取引先、クライアント、関係会社など)
• 社員の家族

参加者が自社の社員のみの懇親会は“カジュアルでＯＫ”

自社の懇親会に参加するのは、お互い同じ会社に所属し、同じ事業やプロジェクトに取り組むなど、業績アップのため日頃から一緒に働く仲間です。同期や直接的な先輩後輩など、すでに良好な関係性が築けているケースも多いでしょう。

そのため、懇親会もカジュアルな雰囲気でOK。美味しい食事や飲み物を一緒に楽しむなかで、自然と社員同士の会話が弾みます。今後の仕事をスムーズに進められるような人間関係の構築につながるでしょう。

参加者として社外の方を招く懇親会はフォーマルに

取引先、クライアント、関係会社など社外の方が参加する懇親会は、会社の印象を決めたり、今後の取引にも関わる大事な機会です。そのため招待客への接待の意味合いが強く、懇親会を通して日頃の感謝を示したり、信頼関係を深めるきっかけにもなります。そのためフォーマルな雰囲気でとり行われるケースも少なくありません。

料理や飲み物は、一定以上のグレードのものを用意し、きちんとした招待状を郵送する幹事様も多いですね。

社員の家族が参加する懇親会は、社員へ日頃の感謝を伝える良い機会に

家族参加型の懇親会は、社員だけが参加する懇親会よりも、もっとオープンでカジュアルな雰囲気です。

例えば「ファミリーデー」では、日頃、業務に励む社員を支えている家族を交えて食事を囲みます。

そのため仕事の付き合いがほとんどの社員でも、お互いのプライベートな一面を知るきっかけに。会社が家族への感謝を伝えれば、社員のモチベーションアップや家族の仕事の理解を深めることにもつながります。

懇親会を開催する会場

それでは実際に、懇親会を開催できる会場をご紹介しましょう。

1. 自社の社内
2. ホテル宴会場
3. 飲食店
4. 外部のレンタルスペース、イベント会場
5. その他 社外の会場

自社の社内

参加者が社員のみの懇親会では、社内スペースが最も手軽な懇親会会場といえるでしょう。社内開催では、次のようなスペースを活用することが多いです。

• 大規模共有スペース
• 社員食堂
• 会議室
• 社内のホール

会議室などがない場合は、オフィス内での開催も可能です。

自社の社内で行う懇親会のメリット&デメリット

会場例	共有スペース、オフィス、社員食堂、社内ホールなど
メリット	会場費が無料。参加者の移動が楽
デメリット	会場や料理の準備、片づけに手間がかかる

ホテル宴会場

社外の方を招待する際などフォーマルな懇親会には、ホテル宴会場がおすすめです。一般的に予算は高めになりますが、お食事や飲み物のグレードは高いものまで揃えているので社外のお客様へのおもてなしは安心です。着席スタイルやブッフェスタイルなどが選べます。

クロークサービスなどホテルグレードのホスピタリティを利用できるうえ、音響・映像などの設備も揃っていて、進行の面でも利便性が高いでしょう。参加人数も、大規模なものまで催すことができます。

ホテル宴会場で行うメリット&デメリット

会場例	ホテル宴会場、ホテルレストラン
メリット	料理含めた設備利用の手配が楽。フォーマルな開催ができる
デメリット	会場費が有料、高額

飲食店

参加する人数の規模によっては、飲食店を貸切って懇親会の会場にすることもできます。

社員のみなど、内輪で催す懇親会の会場としては十分でしょう。ポイントは、社員の食の好みに答えられるような幅広いメニューを取り揃えているお店をチョイスすることです。宴会用の料理プランや、飲み放題のプランがあればなお利用しやすいです。

飲食店で行うメリット&デメリット

会場例	レストラン、カフェバー
メリット	料理のチョイスが豊富、ほぼ飲食代の実費に収まる
デメリット	飲食以外の手配は自前で完結する必要がある

外部のレンタルスペース、イベント会場

外部のレンタルスペースやイベント会場では、お料理や飲み物、装飾などを懇親会の目的に合わせて自由にカスタマイズしやすいです。

幹事は懇親会の規模に合わせたサイズの会場を選びましょう。また、会場ごとに雰囲気も様々なので、カジュアルからフォーマルまで、懇親会の目的に合わせた会場選びをしましょう。

映像や音響の機材が整っているため、流したい映像やかけたい音楽などこだわりがある場合には、おすすめです。

外部のレンタルスペース、イベント会場のメリット&デメリット

会場例	レンタルスペース、イベント会場
メリット	映像・音響機材の設備がついていることが多く、演出が自由
デメリット	飲食はケータリングを別途手配する必要がある

その他の会場

社外の会場でも懇親会は開催できます。例えば、公園で季節イベントやカジュアルな懇親会はいかがでしょう。春にはお花見、夏や秋にはバーベキューなどをすることができます。少し足を伸ばして、海や川でバーベキューという方法も。

その他、社外の会場で行うメリット&デメリット

会場例	公園、海、川
メリット	屋外で季節感ある懇親会を楽しむことができる
デメリット	天候や気温に左右されやすい

懇親会の規模×参加者別 おすすめ会場例

では次に、懇親会の規模ごとにおすすめの開催例を見てみましょう。以下はあくまでモデルケース。参考になさってくださいね。

小規模な懇親会

参加人数	〜20名程度
参加者	自社の社員が中心(部署やチーム単位)
おすすめの会場	社内(共有スペース、社員食堂、オフィス)、近隣の飲食店など

中規模な懇親会

参加人数	50〜100名程度
参加者	自社の社員、家族、外部の方（クライアント、取引先など）
おすすめの会場	レンタルスペース、ホテルなど

大規模な懇親会

参加人数	100名以上
参加者	自社の社員、家族、外部の方（クライアント、取引先など）
おすすめの会場	ホテルなど

懇親会におすすめの料理の選び方(ケータリング/飲食店/ホテル宴会場)

懇親会に欠かせない美味しい料理。これを楽しみに参加する方も少なくありません。そのため幹事は、目的やシーンに合わせた料理選びを心がけましょう。

懇親会の料理の提供例

• ケータリング
• 飲食店
• ホテル宴会場

1,ケータリングを活用する

ケータリングは、会社やイベントスペースで開催される懇親会におすすめ。

ケータリングといえば、参加者が料理のあるテーブルを周って好きな料理を持ってくる「ブッフェ形式」を思い浮かべる方が多いかもしれませんが、この他にも参加者の席へあらかじめ料理を用意しておく「卓盛り形式」などがあります。

また、様々なプランから料理を選べるのもケータリングの良いところ。つまんで食べられるピンチョスフードやヴィーガン用メニュー、有名店の高級フレンチなど、選択肢も豊富です。

当社が運営するケータリングNEO DINING.では、数十名規模の社内懇親会から、参加者500名を超える大規模なイベントへのケータリングなど多数の実績があります。

2,飲食店の料理を利用する

飲食店で開催する場合は、その飲食店のメニューの中からチョイスする場合が多いです。人数ごとの宴会プランを用意しているところもあれば、一人あたりの金額設定をしているお店もあります。飲み放題の有無など飲み物のメニューも確認しましょう。

また、お店で出しているメニューをテイクアウトできる飲食店もあります。

事前にオードブル等を予約しておき、懇親会当日に受け取り、提供するケースもあります。しかし、参加人数が多ければ多いほど料理の手配と運搬に手がかかるため、20名以下のごく小規模な懇親会以外はあまりおすすめできません。

3,ホテル宴会場の料理を利用する

ホテルは、和洋中のほか、お料理のグレード別に用意しているケースが多いです。

ケータリングや飲食店と比べて料金は高めですが、食事、飲み物ともに、一定以上のクオリティを用意してくれる安心感があります。

料理提供形式もフルコース形式、ブッフェ形式などの選択肢があり、アレルギーへの配慮や代替メニューもあるのが一般的です。

懇親会の料理は「予算×会の趣旨×参加者の属性」で決めよう

懇親会で提供する料理について、主な３パターンをご紹介しました。「会場がホテル宴会場だからホテルの料理にする」というケースを除き、どのようなメニューを、どう提供するかは幹事次第です。

当社がおすすめする懇親会の料理の選び方は、「イベント予算×会の趣旨×参加者の属性」を考慮して選ぶことです。この3つを掛け合わせれば、参加者満足度の高い料理を提供できます。

以下のモデルケースを参考にしてみてくださいね。

予算	10万円未満	20万円	50万円以上
会の趣旨	部内のメンバーで小規模な打ち上げ	複数部署が参加するプロジェクトのキックオフ	社外の取引先を招いた懇親会
参加者属性	後輩、部下のみ(8名)	部署合同(17名)	社員、取引先、役員(33名)
料理	飲食店・デリバリー	ケータリング	ケータリング

ケータリングの中には、「出張寿司職人」や「スイーツビュッフェ」など、会を華やかに演出できるプランが備えられているケースもあります。

そのため、予算に余裕があり、参加者へのおもてなしを必要とする懇親会では、そのようなケータリングを活用するのも良いでしょう。

懇親会当日の流れ/プログラム

次は懇親会の全体の流れについてご紹介します。主に懇親会のプログラムは、次のような流れで行われます。

1. 開会の挨拶
2. 主催者、来賓スピーチ
3. 乾杯
4. 歓談タイム【1回目】
5. 余興(ゲーム、レクリエーションなど)
6. 歓談タイム【2回目】
7. 閉会の言葉

懇親会は「開会の挨拶」ではじまる

懇親会は、「開会の挨拶」で始まります。幹事や社員代表の他に、会社の社長自ら「開会の挨拶」をするケースもあります。

主催者や来賓によるスピーチ

主催者である会社の社長が、懇親会に集まった参加者への礼を述べつつ、スピーチをします。クライアントや取引先がスピーカーとして招かれることもあります。

あまり長い時間はとらず、スピーチから「乾杯」にスムーズに移行できるような、会のはじまりにふさわしい内容が良いでしょう。

歓談タイムを2回に分けた方が良い理由

懇親会では、歓談の時間を設けるのが一般的です。

当社は歓談タイムを２回に分けてとることをおすすめします。理由は、参加者同士の交流を促す目的があるからです。

１回目の歓談タイムでは、顔見知りの参加者同士がなんとなく集まって話すのが普通です。そこで２度目の歓談は、余興後に行います。

余興によって共通の話題ができた後、ある程度打ち解けた雰囲気の中で、今日はじめて話すような参加者同士が会話しやすくなります。

懇親会の余興はシンプルなルールのゲーム、レクリエーションがおすすめ

懇親会の目的は、参加者たちが親しくなること。余興は、シンプルなルールのゲームやレクリエーションがおすすめです。定番の自己紹介ゲームや伝言ゲームなどは、備品も必要なく、参加者同士の会話を促すことができて◎

閉会の言葉＋手締めで閉会する懇親会も多い

懇親会の終わりは、閉会の言葉と一本締めや三本締めなどの手締めで閉会する会も多いです。

手締めは、会社の発展や、これから続いていく人間関係の進展など、上向きをイメージさせるので、景気づけにぴったりです。

主催者&幹事が気をつけたい懇親会マナー

懇親会を開く際、主催者や幹事が気をつけたいマナーがいくつかあります。

1. 社外の招待客には案内状を送付する
2. 時間通りに開始/終了する
3. 懇親会の趣旨に合わせた会場を選ぶ

社外の招待客には案内状を送付する

フォーマルな懇親会の場合、社外の招待客には案内状が必要です。案内状は、郵送でお送りするのがマナーです。

しかし、社外の方でも特別に親しい方を招待する際や会のテーマ・趣旨がカジュアルなもの(ハロウィンパーティーや打ち上げなど)は、郵送にこだわらずに、メールによる案内の送付で問題ありません。そのため案内状には、会の趣旨を記載しましょう。

星付きホテルなど、会場のランクが高い場合は、そこに相応しい装いが求められるケースもあります。ドレスコードの指定が必要な場合は、案内の中に必ず記載しましょう。

時間通りに開始/終了する

時間管理は、主催者や幹事の大事な役目のひとつ。会を時間通りに開始させることはもちろん、終了時間は厳守しましょう。

進行の途中で時間がズレたり、予期せぬトラブルが起きても終了時間が後ろ倒しになることは避けられるよう、イベント進行表を作る際は余裕を持った予定を組みましょう。歓談の時間などにバッファを入れておいたり、逆に時間が余った時の余興なども用意しておくと安心です。

懇親会の趣旨に合わせた会場を選ぶ

懇親会の趣旨に合った会場選びが大切です。参加者が社内のみの場合は、会社やレンタルルーム、近隣の飲食店などカジュアルな会場でOK。

一方、取引先やクライアントなど社外のお客様や、肩書が上級の方を招待する場合は、相応の格式が求められます。ホテルの宴会場などを選びましょう。

参加者が注意したい懇親会マナー

カジュアルな雰囲気のわいわいした懇親会もあれば、きちんとした大人の振る舞いが求められるフォーマルな会もある懇親会。そのため懇親会に参加する側にも、マナーが必要です。

1. 会場や趣旨に合わせた服装を
2. 飲酒、喫煙マナーを守る

会場や趣旨に合わせた服装を

参加者は、会場の格式や雰囲気、会の趣旨に合わせた服装を心がけましょう。ドレスコードがある場合はそれに従います。

ドレスコードがない場合でも、会の趣旨や会場に合わせた服装を。ドレスコードがない場合や、「略礼服」や「平服」の指定があっても、ラフすぎる服装はNGです。オフィスカジュアルでまとめるのがスマートです。

男性はジャケット着用が一般的

男性は、ジャケット＋パンツスタイルが安心です。

オフィスカジュアルでは、堅苦しくスーツを着こむ必要はありませんが、ジャケットを着用していると好感が持てるスタイルに。

女性はワンピースやジャケット＋パンツが◎

女性は、ワンピースやスカート、パンツなどのボトムスにジャケットを合わせるスタイルが一般的です。懇親会の趣旨に合わせてセレクトしましょう

飲酒、喫煙マナーを守る

飲食は、あくまで場を和ませるためのもの。過度な飲酒や暴食はNGです。喫煙する方は、会場の指定に従いましょう。

参加者も主催者も大満足の懇親会を開催するコツ

懇親会を成功に導く第一の秘訣は、会の目的・趣旨をはっきりさせることです。

目的が明確であれば、会場選び、参加者やお客様、当日のプログラム、挨拶の内容など、すべてがスムーズに運びます。

参加者は、お互いに打ち解けることができれば満足につながりますし、社外の招待客は、懇親会を通してより良い関係を築くことができたと感じられれば大満足されるでしょう。

参加者全員にとって充実した会となるよう、主催者は懇親会で参加者が交流を深められるようなホスピタリティに徹するのが成功への近道です。

そのためお料理の手配や、余興の手配などのディテールは、ぜひプロにご相談ください。

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