お役立ち情報

こんにちは！ 法人パーティープロデュースの「NEO FLAG.」です。

周年記念パーティーや社内表彰式など、社をあげて行うイベントは、開催頻度もそう多くありません。その上、「参加者＝全社員」という大規模なイベントになりがちです。

そのような大規模な社内イベントを開催する場合は「幹事チーム」を結成し、準備や運営を進めます。しかし、運営慣れしておらず、どのように取りまとめればいいのか不安を感じている方も少なくありません。

そこで今回は「社内イベントの大人数幹事チームのまとめ方」をご紹介します。

NEO FLAG.は過去に、27名様の幹事と参加者500名規模のイベントを作り上げた経験があります。大人数幹事のまとめ方、新人でも戸惑わない段取りの仕方をご紹介します。

社内イベントならイベントプロデュースのNEO FLAG.におまかせください

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

忘年会や周年記念パーティー、社内表彰式などの社内イベントでも多くの企業・団体様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのノウハウも豊富です。プログラムや演出/進行アイデアはもちろん、幹事チームの運営サポートも当社におまかせください。一般的なイベント運営マニュアルにはない、プロの視点からお客様のお悩みを解決します。ぜひご相談くださいね。

大人数幹事チームを結成する社内イベントとは

企業の大切な節目や交流の場となる社内イベントには、細やかな準備と多角的な視点が欠かせません。社員の心に残る特別な時間を創り出すには、部署を超えた「大人数幹事チーム」の力が鍵となります。

ここでは、以下の様な「大人数幹事チームを結成するイベント」とその理由についてご紹介します。

1. 周年記念パーティー
2. 社内表彰式
3. 社内懇親会(総会、納会)
4. 忘年会

周年記念パーティー

周年記念パーティは、会社の大切な節目を社員全員でお祝いする特別な機会です。これまでの歩みを振り返りながら、未来への希望も分かち合える温かな社内イベントといえるでしょう。

周年記念パーティーに大人数幹事チームが必要な理由

会場探しから招待状づくり、思い出の映像編集まで、たくさんの準備が必要です。いろんな部署からメンバーが集まることで、会社全体の想いが詰まった、心に残るお祝いの場を創り上げることができます。

社内表彰式

優秀な成績を残した社員を皆で称え、感謝の気持ちをかたちにする社内表彰式。参加者に「自分も頑張ろう」という前向きな雰囲気を醸成するのが大切です。

社内表彰式に大人数幹事チームが必要な理由

社内表彰式に大人数の幹事がいることで、選考の仕組みづくりや受賞者へのサプライズ演出など、細やかな演出を施すことができます。イベントに幹事たちの様々な視点を取り入れることで、社員全員が心から喜べる表彰式に仕上げられます。

社内懇親会(総会、納会)

会社の今とこれからについて語り合いながら、普段あまり話せない人ともコミュニケーションがとれる和やかな集まり。そのため社内懇親会は前半と後半で「きちんと感のある報告会や表彰パート」と「親睦会」という異なる雰囲気のプログラムにする企業様が多いです。

社内懇親会(総会、納会)に大人数幹事チームが必要な理由

イベント当日は、社内コミュニケーションの先導役を務めるケースが多いです。各部署から集まった幹事様のアイデアで、社員に「来てよかった！」と思ってもらえる楽しい時間を作り出します。

忘年会

忘年会は一年間の頑張りをねぎらい、「お疲れさま」の気持ちを伝え合う、年末恒例のお楽しみイベントです。部署の垣根を超えたコミュニケーションが実現する貴重な機会でもあるでしょう。

忘年会に大人数幹事チームが必要な理由

忘年会には20代から60代以上まで、営業や開発、総務など、年齢も立場も異なる社員が集います。大人数幹事チームを結成することで、それぞれが「楽しかった！」と笑顔になれる企画を考えられるでしょう。忙しい年末でも、参加者みんなが心からリラックスできる場づくりができます。

大人数幹事チームの役割分担

ここからは、大人数幹事チームでの役割分担についてご説明します。

イベント準備の役割

まずは、イベント準備をする際の各役割です。

1. 運営チームリーダー
2. 会場係
3. 手配係
4. 景品・備品準備係
5. 制作物係
6. 広報係

イベント当日の役割

次に、イベント当日の各役割です。

1. 統括ディレクター
2. 司会者
3. ステージ係
4. 会場係
5. 誘導係
6. 受付係
7. 機材担当者
8. カメラマン

役割をこなすには、各役割に１名では手が足りない

各役割を1名ずつ担当するとして、運営チームには最低14名以上が必要なことがわかります。参加者が10-20名程度の小規模な社内イベントであれば、1つの役割を兼任しても良いでしょうし、演出やプログラム内容に合わせて「機材係やカメラマンは不要」などと調整してもいいでしょう。

しかし、数百名以上が参加する大規模イベントの場合、そうはいきません。大きな会場で行われるため、受付や案内には複数名が必要ですし、事前に数百名分の配布物を準備しておかなければなりません。

大規模社内イベントでスムーズな準備と進行を実現するには、各役割に１名では手が足りないケースが多いです。そのため主幹事様は、各役割に基づいた適切な人員配置とその段取りも行う必要があるでしょう。

大人数幹事チームは若手社員中心の構成でもいい？

社内イベントの幹事チームを20代の若手社員中心で構成するケースも多いでしょう。ここでは、「大人数幹事チームを若手中心で構成する際のメリット/デメリット」をご紹介します。

チーム構成を考える際の参考にしてみてくださいね。

幹事チームを若手社員中心にするメリット

• 経験がない分、ゼロから新鮮な気持ちで社内イベントを作れる
• 若手視点から新鮮味のある社内イベントを作れる
• 若手社員同士の絆が深まる
• 社内のことや社員をよく知るきっかけ作りになる
• 社内折衝のスキルが得られる　など

幹事チームを若手社員中心にするデメリット

• 社内の人間関係や肩書の理解が浅く、挨拶者や登壇者の任命が難しい
• 慣れない幹事業による業務圧迫
• イベント経験が少なく、進め方や作り方が分からない
• 過去の社内イベントを知らないので、筋道が立てにくい　など

若手社員に幹事チームを任せる際のコツ

幹事チームを若手に任せる場合のコツは、以下の６つです。これらを押さえた上でチーム構成を行うだけでなく、社内イベントが無事に終わった暁には、必ず労いと賞賛を送りましょう。

1. 先輩社員を1名or複数名入れる
2. 過去の社内イベント事例を伝える
3. 何をいつまでに準備するのかイメージさせる
4. やりがいを感じてもらう
5. 業務とのバランスを考慮する
6. リーダーを決める

先輩社員を1名or複数名入れる

若手社員だけでは経験が浅く、社内のルールや適切な担当者がわからないことがあります。先輩社員をメンバーに加えることで、経験を元にしたアドバイスやサポートが得られるだけでなく、部署間の調整や上層部との交渉もスムーズに進みます。

先輩の存在は若手の安心感にもつながり、チーム全体の効率と質を高めます。

過去の社内イベント事例を伝える

若手社員の負担を減らすため、過去の社内イベントの企画書や写真、予算書などの資料を共有しましょう。「前回はこうだった」という具体例があると、若手社員も全体像をつかみやすく、アイデアも出しやすくなります。また、過去の反省点を知ることで、同じ失敗を防ぐこともできます。

何をいつまでに準備するのかイメージさせる

予算や必要手配物、スケジュールなど骨子を伝えて、何をいつまでに準備するのかイメージさせましょう。

そして社内イベント全体スケジュールを視覚化し、各タスクの締切や依存関係を明確にします。「会場は3ヶ月前までに確保」「案内は1ヶ月前に配布」など、具体的なマイルストーンを設定することで、若手社員も計画的に動けるようになります。

やりがいを感じてもらう

社内イベントの幹事を「面倒な雑用」ではなく「スキルアップや人脈形成の機会」と位置づけましょう。プログラムや演出など「若手社員がある程度自由にやってもいい部分」を伝えることで、自らのアイデアがかたちになる喜びを得られます。また、幹事としての貢献を上司からも評価してもらえる仕組みがあると、さらにやりがいが増します。

業務とのバランスを考慮する

社内イベントの幹事に割ける時間は人それぞれです。繁忙期やプロジェクトに参画中のメンバーには配慮し、負担が特定の人に集中しないよう役割分担を工夫しましょう。また、幹事会議の時間や頻度も効率よく設定し、本業に支障が出ないよう心がけることが大切です。

リーダーを決める

チーム内の意思決定をスムーズにし、窓口を一本化するためにリーダーは必須です。ただし、リーダーも若手社員であることに変わりありません。過度なプレッシャーがかからないよう、先輩社員のバックアップ体制を整えましょう。

また、リーダーだけでなく、「会場係」「制作係」など役割ごとの責任者も決めましょう。リーダーの負担を分散させる他に、責任の明確化につながります。

社内イベントの幹事チームは各種ツールを積極的に活用しよう

スムーズに社内イベントの実施を進めるには、各種ツールが必要不可欠です。

その理由や具体的なツール例をご紹介します。

その１：スケジュール管理ツール

社内イベント専用の共有スケジュールを作りましょう。幹事チームが大人数の場合、イベント当日までのスケジュール感やタスクの進捗について、全員がきちんと把握する必要があります。

スケジュール管理ツール例：Trello

カード形式のタスク管理ツール。イベント準備の進捗が一目でわかります。締切日設定、担当者の割り当て、チェックリスト機能があり、幹事チーム内の役割分担も明確になります。

スケジュール管理ツール例：Google スプレッドシート

多くの企業ですでに導入しているため、新しいツールを覚える手間がありません。タスク、担当者、期限、進捗率などを管理でき、複数人での同時編集も可能です。ガントチャート形式に整えれば全体のスケジュールを視覚的に把握しやすくなります。同じファイル内で予算管理ができる点も魅力です。

スケジュール管理ツール例：Microsoft Teams + Planner

チャット、ファイル共有、タスク管理が一体化しており、幹事チームのコミュニケーションがスムーズになります。グループでの会話履歴が残るため、欠席者も後から議論の流れを確認できます。Teams内のPlannerでタスクのバケット分けや進捗管理ができるため、会議の準備状況や当日の運営フローなど、目的別に整理できます。

その２：議事録ツール

幹事チームでミーティングを行ったら、必ず議事録を取りましょう。タスクの漏れを防ぎ、不参加者に情報を周知できるだけでなく、タスクの抜け漏れを防げます。

議事録ツール例：Notion

Notionにはテンプレート機能があり、幹事会議の形式を統一できます。そのため議題や決定事項を整理しやすいです。ページ内にタスクリストやスケジュール表も埋め込めるため、議事録と各種プランニングを一元管理できます。過去の議事録も検索しやすく、イベント終了後の振り返りにも便利です。

議事録ツール例：Google ドキュメント

Google ドキュメントは複数人での同時編集が可能で、リアルタイムで議事録を作成できます。コメント機能でフィードバックや質問も残せるため、会議後の確認事項も管理しやすいです。目次機能で長文の議事録も整理でき、ドライブ内の他ファイル（イベント予算表や企画書など）へのリンクも簡単に貼れるため、関連資料への参照がスムーズです。

議事録ツール例：Microsoft OneNote

タブを分ければ「企画会議」「予算会議」「当日運営」など、目的別に議事録を整理できます。手書きメモやスケッチ、音声メモなども取り込めるため、会場レイアウトの図や口頭での決定事項も記録できます。Outlookとの連携で会議の予定と議事録を紐づけられるので、どの会議でどんな決定がされたか追跡しやすくなります。

その３：アンケート&投票ツール

幹事たちの意見やアイデアを取りまとめるのに便利なのが、「アンケート&投票ツール」です。大勢の幹事たちの意見を効率的にまとめ、社内イベントの準備や演出に活かしましょう。

また、このようなツールを使うことで、「収集がつかなくなる」「せっかく打ち合わせをセッティングしたのに遠慮して誰も発言をしない」ということも回避できます。

アンケート&投票ツール例：Google フォーム

シンプルな操作性で多種多様なアンケートが作成できます。集めた回答はスプレッドシートで自動集計もOK。社内イベントの打ち合わせの日程確認や料理のメニュー決め、企画アイデアの投票など様々な用途に対応します。回答状況はリアルタイムでグラフ化できるので、集計作業の手間も省けます。

アンケート&投票ツール：Microsoft Forms

Office 365の導入企業は親和性が高いMicrosoft Form。分岐機能を使えば「参加する」と答えた人だけに追加質問を表示するなど、状況に応じた質問設計が可能です。匿名/記名の切り替えもできるので、目的に合わせた使い方が可能です。

イベント会社に幹事チームの取りまとめなどをお願いするのも◎

冒頭で書いた通り、大規模な社内イベントは開催頻度が少ないです。そのため丹念な準備をし、大人数の幹事チームを組んでも、たくさんの不安を抱えた幹事様も少なくありません。

その様な場合、NEO FLAG.のようなイベントのプロに幹事チームの取りまとめをお願いしても良いでしょう。全体のサポートを依頼しつつ、当日の受付やギフトのお渡しなどは幹事チームが担うのもおすすめです。

また、以下のように要所要所でサポートを求めてもいいでしょう。

例えば…

• ゲームやプログラムの提案のみお願いする
• イベント当日の運営を任せる
• 会場探し
• プロ司会者の派遣
• 映像制作　など

大人数の幹事チームを結成し、大規模な社内イベントを準備運営するのは大変なこともあります。しかし、イベントが成功したあとのやりがいはひとしおです。

本記事や以下の動画を参考にしたり、プロの手を借りたりしながら、社内イベントを成功に導きましょう！

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