お役立ち情報

こんにちは！法人パーティープロデュースの「NEO FLAG.」です。

イベントプロデュース会社の当社では、お客様との複数回の打ち合わせを経てイベント本番を迎えます。

当記事では「イベント会社の打ち合わせ段取り」と題して、打ち合わせの場で何を話し合い、どのようにイベント当日を迎えるのかを詳しく解説します。

2000件超えの実績！イベント会社NEO FLAG.は丁寧なヒアリング&打合せ対応に定評

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

社内イベントをはじめとするさまざまなイベントで、多くの企業・団体様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのノウハウや実績も豊富です。イベントの企画から当日運営までを幅広く手掛けることも。多くの場合、複数回の打ち合わせを経て、イベントを成功に導きます。過去の実績をもとに一般的なイベント運営マニュアルにはない、プロの視点からお客様のお悩みを解決します。ぜひご相談くださいね。

イベントプロデュース会社 NEOFLAGの問合せ〜本番までの流れ

まずは、当社に問合せをいただいてから、イベント本番までの流れについて簡単にご説明します。以下の図をご参照ください。

イベント会社に企画・準備・運営を外注すると複数回の打ち合わせがある

当社を含め一般的にイベント会社に制作を外注すると、イベント当日までに複数回の打ち合わせがあります。

幹事やイベント会社の担当者との打ち合わせでは、企画の内容や準備・運営の段取り、演出面など、スケジュールに沿って各ポイントを詰めていきます。

イベント準備期間の打ち合わせは平均3-4回

複数回の打ち合わせを経て、準備を進めていきます。各打ち合わせ内容の詳細は後述しますが、平均3-4回の打ち合わせを経て準備・確認を進めます。

初回ヒアリング	イベント想定内容と概算お見積りのご提案
打ち合わせ《2回目》	進行状況の確認・相談や各種手配物の確認
打ち合わせ《3回目》	進行状況の相談や作成物の確認、幹事様の役割分担を決定
打ち合わせ《最終》	司会者を交えた最終確認

また、ご依頼時にイベント会場が未定の際は、会場相談＆会場下見などで上記の打ち合わせ回数に2回ほどプラスされます。

イベント会社との打ち合わせはオンラインが主流

コロナ禍で定着したオンラインでのコミュニケーションは、イベント会社との打ち合わせでも同様です。

イベント会社と幹事様、運営担当者様との打ち合わせは、今やオンラインが主流。イベント会場の下見や演出面のすり合わせなど、対面での確認が必要な場合を除き、Zoom等を活用したオンライン打ち合わせを実施しているケースが多いですね。

イベント会社との打ち合わせ参加者

イベント会社との打ち合わせには、以下のメンバーが参加します。

制作を依頼する会社側(お客様サイド)

• 幹事
• 運営チーム全員

制作を委託されたイベント会社側

• イベントプロデューサー

上記の他に、イベントで流す映像の撮影・編集やペーパーアイテム等の制作などがあると、ここに映像クリエイターやデザイナーも加わります。

イベント会社NEO FLAG.打ち合わせ段取り１：初回ヒアリング

ここからは、具体的な打ち合わせの内容をご説明します。まずは1番最初に行う「初回ヒアリング」について。

初回ヒアリングで幹事様と話す内容

まずお電話やメールなどで幹事様からイベントの概要を伺ってから、初回ヒアリングに臨みます。その内容を元に、イベント会社(当社)で「ご提案書」と「概算お見積り」を作成。

初回の打ち合わせで更に詳しくヒヤリングをしながら、これらを提示し、イベントの想定内容や予算項目について説明します。

特に、イベントの想定内容については、幹事様が希望するイベントに近い映像やイメージを膨らませることができるアイテムなどを見せながら説明しています。

イベント会社NEO FLAG.打ち合わせ段取り２：企画・準備に関する打ち合わせ

初回ヒアリングを経て、正式にイベント制作の依頼をいただきます。

その後、イベントの企画・準備期間に入ります。企画・準備に関する打ち合わせは、平均2-3回程度です。この打ち合わせでイベントの内容を具体的に共有してもらったのち、プログラム内容を決定し、進行台本に落とし込んでいきます。

企画・準備の打ち合わせ前に幹事が用意しておくとスムーズなもの

当社では、各打ち合わせ時に幹事様とすり合わせていますが、以下のようなもの・ことについて、事前に把握し、用意しておいていただくと打ち合わせもスムーズです。

• 参加人数
• 参加メンバー
• イベントの趣旨を明確化しておく
• イベントで実現したいこと
• イベントで実施したくないこと
• 幹事様のリーダー
• イベント予算

特に上記の中でも大切なのは、「イベントの趣旨」や「イベントで実現したいこと/実施したくないこと」。これらに基づき、当社のイベントプロデューサーがイベントの企画を考え、ご提案し、進行台本を作る段取りです。

そのため事前に幹事チームでよく話し合い、方向性を定めておくとスムーズです。

イベント会社NEO FLAG.打ち合わせ段取り３：会場提案

当社にイベント制作のご相談をいただく際、まだ会場が決まっていないケースもあります。その場合、打ち合わせで当社より会場を提案します。

会場提案の打ち合わせの確認事項

開場提案の打ち合わせでは、主に以下のポイントについて幹事様/運営担当者様に確認しています。

1. 開催日時
2. 会場の希望エリア
3. イベントで実施したい内容
4. 参加人数
5. 会場内の希望レイアウト
6. 食事の有無

これらの確認事項をもとに、まずはホテルやレンタルスペース、貸し会議室、自社会議室などのさまざまなイベント会場候補の中から、要望にマッチする会場を絞ります。

希望する会場がある程度定まったのち、当社が会場の空き状況を確認。開催趣旨やイベントのテーマ、使い勝手、イベントの実現性を踏まえた上で、幹事様に会場費とともに提案しています。

このあと、イベント会場への下見に同行するケースも多いですね。

イベント会社NEO FLAG.打ち合わせ段取り４：制作物打ち合わせ

イベントでは、プログラムの他にさまざまな制作物を作るケースが多いです。これら制作物の企画や準備の進捗も打ち合わせを通して確認すべき大切なことのひとつです。

イベントの主な制作物

イベントで作る主な制作物は以下のようなものがあります。

当社のイベントプロデューサーは、これら制作物の進行状況や各種〆切をきちんと把握した上でフォローします。

映像関連	・オープニング映像 ・会社歴史映像 ・感謝映像　など
ペーパーアイテム	・席次表 ・席札 ・記念冊子　など
会場装飾	・テーブル装飾 ・ステージ装飾　など
その他	・フォトブース ・ネームカード　など

イベントの制作物打合せのポイント

当社の制作物の打ち合わせでは、過去の実例サンプルなどを見ながら、まずはお客様の希望するイベントにマッチするものを提案しています。そこから幹事様と相談してオリジナリティあるものを作っていきます。

制作物の中にはクリエイターやデザイナーも加わって本格的に作りこむアイテムも。幹事様のご希望に、プロのエッセンスを入れて仕上げていきます。

イベント会社NEO FLAG.打ち合わせ段取り５：司会進行打ち合わせ

いよいよイベントの準備も佳境です。本番を間近に控えたタイミングで、司会者を交えた「司会進行打ち合わせ」を行います。

司会者はイベントの空気感や雰囲気を作り上げる上でのキーパーソンともいえます。そのため事前に司会者へイベントのイメージを共有しておくと安心です。

司会進行打ち合わせで話す内容

司会者を含む司会進行打ち合わせでは、主に以下の点について話し合います。

• イベント主催者の社風
• 具体的な参加者、ゲスト像
• イベントを通して達成したいゴール
• 進行台本に記載のある言葉、流れに問題はないか
• 幹事が司会者に期待していること
• 司会者の衣装　など

イベント会社NEO FLAG.打ち合わせ段取り６：当日打ち合わせ

いよいよイベントの本番当日です。当日の打ち合わせは、イベントの演出を担う技術スタッフとの打ち合わせです。イベントの形式や会場にもよりますが、音響スタッフ&照明スタッフとの打ち合わせとリハーサルを行います。

音響スタッフとの打ち合わせで話すこと

• BGMや登場シーンで流す音楽のタイミング
• マイク、スピーカーの音量確認
• ラインの確認　など

照明スタッフとの打ち合わせで話すこと

• スポットライトの位置
• 各種照明の色、タイミングの確認　など

イベント会社NEO FLAG.は打ち合わせの回数も柔軟に対応しています

当社では、平均3-4回のお打ち合わせがあります。イベントの規模や準備期間、内容にもよりますが、これは他社と比較しても一般的な回数かと思われます。

しかし、当社は打ち合わせの回数に制限を設けていません。

イベントの準備をじっくり行いたい幹事様や制作物が多い場合は、計10回程度打ち合わせを行う事もあります。

逆に、イベントの開催当日まで短期間である場合や、幹事様が忙しく打ち合わせの時間が取れない場合は、回数を減らすことも可能です。

当社が打ち合わせ回数を柔軟に設定している理由

特に社内イベントの準備では、幹事様が通常業務と並行してイベントの準備を行うケースがほとんどです。そのため当社は、打ち合わせの回数もなるべく希望や都合に合わせて柔軟に対応できるようにしています。

また、当社にはイベント経験豊富なイベントプロデューサーが多数在籍しています。そのため打ち合わせ回数に左右されない、イベントプロデュース力にも自信があります。

イベント会社NEO FLAG.が幹事様との打ち合わせを重視する理由

当社は「幹事様がイベントで達成したいゴール」に向けて、その想いをしっかり具現化するために打ち合わせを行っています。

また最近は、複数人の幹事様で運営チームを構築するケースも少なくありません。その際、運営チームの各メンバーから意見を促したり、それらをとりまとめ、イベントのプログラムや演出に反映するのもプロデューサーの重要な役割だと考えています。

当社がお手伝いをさせていただくイベントの幹事様には、「イベント＝準備期間を含めてとても充実した時間だった」と感じていただきたいと思っています。

そのため活気ある楽しい打合せを心がけ、複数回お打ち合わせをすることで当社メンバーも含め、ワンチームとなって当日を迎えられるように務めています。

しかし、イベントの準備を進めてきた張本人である幹事様や運営チームの皆様が満足するのは当然かもしれません。そのため私たちは必ず「参加者がいかに楽しめるか」という視点に基づき、打ち合わせを進めていきます。

参加者の「行って良かった」「交流できて有意義だった」「明日からまた頑張れそう」という声が、幹事様まで届くようNEO FLAG.は丁寧にお打ち合わせを行っております。

イベントの実施を検討されている幹事様は、ぜひご相談くださいね。

「イベント会社の打ち合わせ段取り《NEO FLAG.編》」解説：澤智子(NEO FLAG.イベントプロデューサー)

本記事は、当社所属のイベントプロデューサー・澤が解説しました。

【ダウンロードOK】社内イベントやコミュニケーション活性化に役立つ資料も無料配布！

以下のページでは、コロナ禍の社内イベントや社内コミュニケーション活性化に役立つPDF資料を配布中です。すべてダウンロードは無料です(内容の改ざん、二次配布は禁止とさせていただきます)

オンライン懇親会・オンラインイベントについて詳しく知りたい方は「デリマガ」もチェック

NEO FLAG.のサービス

• オンライン懇親会向け料理宅配 DeliPa(デリパ)：https://delipacool.neodining-catering.com/
• オンライン懇親会用MC付き料理宅配 Parti(パルティ)：https://delivery-p2.neodining-catering.com/
• 会議室懇親会 DeliPa BIZ(デリパビズ)：https://delivery-p4.neodining-catering.com/
• ケータリング宅配のNEO DINING.：https://party.neodining-catering.com/
• オードブル宅配のNEO DINING.：https://delivery.neodining-catering.com/
• イベントプロデュースのNEO FLAG.：https://event.neo-flag.com/
• NEO FLAG.のハイブリッド型懇親会：https://delivery-p3.neodining-catering.com/