お役立ち情報

こんにちは！法人パーティープロデュースの「NEO FLAG.」です。

徐々に涼しい日も増え、夏の終わりを意識するのと同時に、年の瀬のことを考え始めた方もいるでしょう。

今回は、年末の恒例イベント「忘年会」について。特に参加者100名以上の大規模忘年会を企画している幹事様、運営担当者さまに役立つ情報をお届けします。

全社員参加型の大規模な忘年会を開催したい企業が増えている

アフターコロナの今年、久しぶりに忘年会を計画されている企業様も多いのではないでしょうか？
コロナ前は部署単位や全社員参加型で行われていた忘年会も、コロナ禍の数年は感染不安やクラスター発生リスクを鑑みて、開催を控えがちになったり、オンライン忘年会にシフトする傾向が強かったように思います。

しかし、今年は対面での懇親会や大規模な歓送迎会も復活しつつあります。そのため全社員参加型の大規模忘年会を開催する企業も多いのではないでしょうか？

例えば、折角なら全社で集まろう…となった場合、人数が100名、200名を超える場合もあります。

気軽に出来る少人数と違って、大人数になれば、会場選定・予算管理・出欠管理・進行・景品…など、考えるのに時間が掛かることも増えてきます。

大規模忘年会もイベントプロデュースのNEO FLAG.におまかせください

当社では、コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで入社式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

忘年会などの社内イベントでも多くの企業・団体様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのノウハウも豊富です。全社員参加型の大規模忘年会アイデアなら、当社におまかせください。一般的なイベント運営マニュアルにはない、プロの視点からお客様のお悩みを解決します。ぜひご相談くださいね。

大規模忘年会とは？

大規模忘年会とは一般的に、100人以上の参加者がいる大掛かりな忘年会のこと。

社員が全員参加する他、クライアント様やお客様、取引先企業様などもご招待する場合があります。

大規模忘年会の魅力

大規模忘年会の魅力は、なんといってもそのオフィシャルな性質。会社を挙げて行う社内イベントのため、他の冬のイベントとは異なる以下のような魅力があります。

1. 豊富な予算が確保できる
2. 非日常を感じられる会場で参加者のモチベーションが高まる
3. 社内コミュニケーション活性化と従業員エンゲージメントの向上
4. 取引先の接待にも使える

魅力1：豊富な予算が確保できる

大規模忘年会は、全社イベントとして行われるケースがほとんどです。そのためイベント運営予算をしっかり確保できるケースが多く、他の社内イベントと比較しても豪華な内容にすることができます。

魅力2：非日常を感じられる会場で参加者のモチベーションが高まる

全社員や取引先を招待して大規模な忘年会を行う企業は少なくありません。しかも忘年会はその1年間の労をねぎらったり、感謝を伝える場でもあります。

そのためホテルやレストラン、クルーズ船などの大型施設で華やかに開催するイベントであることも魅力のひとつです。非日常を楽しむことで、参加者のモチベーションを高めてくれるでしょう。

魅力3：社内コミュニケーション活性化と従業員エンゲージメントの向上

「年の瀬に会社が社員に感謝や労いを伝える場」という性質上、大規模忘年会は従業員エンゲージメントを高める効果もきて対できます。また、イベントが社員同士の交流の場となり、社内コミュニケーションが活性化し、ひいては離職率を下げる効果があります。

魅力4：取引先の接待にも使える

会社運営をする上で、顧客や取引先との接点を作ることはとても大切です。大規模忘年会に招待することでお客様に会社のことをよく知っていただけるキッカケにもなります。

このような接待を含めた戦略的な使い方ができるのも大規模な忘年会の魅力といえるでしょう。

大規模忘年会におすすめの会場

企業が大規模忘年会を開催する社外会場としておすすめなのは、以下の2箇所です。

1. ホテル宴会場
2. イベント会場

各会場の特徴をご説明します。

大忘年会のおすすめ会場１：ホテル宴会場

ホテル宴会場とは、ホテル内にある宿泊用の部屋とは別に設けられている広間のことです。時間貸しが可能で、主にイベントやパーティなどに用いられます。

施設によっては一般客室やレストランなどと別の導線が用意され、宴会場用の受付やロビーが併設されていることもあります。

一般的にホテルは、複数の宴会場を保有しています。ホテルの規模にもよりますが、客室とは別に4〜30程度の宴会場があります。

大忘年会に最適なホテル宴会場は、中宴会用と大宴会場

ホテル宴会場は、収容可能人数ごとに、小宴会場、中宴会場、大宴会場があります。一般的に、大規模忘年会に適しているのは、中宴会場と大宴会場になります。

隣り合った中宴会場を複数連結して、大宴会場として貸し出す方法によって、大人数に対応するホテルもあります。

大忘年会のおすすめ会場２：イベント会場

イベント会場とは、パーティーやイベント等の催しを行う目的で作られた会場のことです。

収容人数は場所によって異なり、100名規模のところから、1000名以上を収容できるところまでさまざま。また、いずれも時間貸しが可能です。

イベント会場で忘年会を開催するメリットは費用面

規模や立地によりますが、イベント会場を利用した忘年会は、ホテルに比べ全体的にコストダウンできるケースが多いです。

イベント会場で忘年会を開催するデメリット

イベント会場には、NG条件やオプション料金などの設定があるため注意が必要です。

また、パーティーで提供する料理は、ケータリングなどで別に注文する必要があり、幹事様やイベント運営担当者の負担が増えることも考えられます。

イベント会場での忘年会開催時に気になる設備面

イベント会場には、音響や映像、照明の設備を備えている場所が多いため、自分たちで機材を搬入せずに済ませることも可能です。また、イベント会場にはスタッフがいるところも多く、機材の設置や当日の操作などをお願いできるケースもあります。

イベント会場選びに大切なこと

忘年会をイベント会場に設定する場合、「参加者たちが来やすい立地か」、「最寄り駅から近い場所か」という、アクセス面を考慮するのが大切です。

また、イベント会場は、サービス内容や料金設定が様々です。まずはアクセス面からおおよそのエリアを絞り込み、目的に合う施設を探してみることをおすすめします。

大規模忘年会のプログラムを考える際に必要な視点

部署単位の数十人が参加する忘年会とは異なり、大規模な忘年会には100名以上が参加します。そのため、「お互いのことをよく知らない社員/参加者がいる」ことを念頭においたプログラムの構築が必要不可欠です。

下記で紹介する「大人数でも楽しめる！忘年会アイデア」を参考に、ベストなプログラムを考えてみてくださいね。

大人数でも楽しめる！忘年会アイデア

ここからは「大人数でも楽しめる！忘年会アイデア」をご紹介します。

1. 名札の配布
2. ほしいもの投票
3. フォトブース
4. ゲーム
5. パフォーマーによるパフォーマンス

忘年会のアイデアと進行次第で、その後の歓談時での参加者同士がコミュニケーションが活発になったり、参加者満足度が変わってきますよ。

忘年会アイデア１：名札の配布

名札を付けて、お名前や部署名・出身地や趣味などを記入し、コミュニケーションツールとして使用します。名前だけに留まらず、初めて会う人同士でも会話の糸口になりそうな情報をちょっと載せるのがコツです。

忘年会アイデア２：ほしいもの投票

まずは受付に賞品を並べます。参加者はほしいものに投票。くじ引きで当選者を決定します。

忘年会アイデア３：フォトブース

会場内にフォトブースを設置し、多くの参加者と写真撮影を楽しめるツールとして使用します。

忘年会アイデア４：ゲーム

忘年会は大掛かりな仕掛けと演出で、ゲームを楽しみましょう！

例えば、ハラハラドキドキ危機一髪ゲームなどはいかがでしょう。

危機一髪ゲームで用いるのは、おなじみの「黒ひげ危機一髪」。まずは代表の5名を選出。その他の参加者は誰が当てるかを予想し、投票します。5名が順番に樽に剣を刺し、当たるとクラッカーが３m吹き出します。

その方に投票していた方の中から何名かにプレゼントを贈れば最後まで盛り上がります。

忘年会アイデア５：パフォーマーによるパフォーマンス

例えば、フレアカクテルショーで、お酒を使ったショーは大人の華やかさ満載。

その日誕生日の社員や社長など、特別な方への1杯を作ってもらうのも◎

また、マグロの解体ショーも人気です。巨大マグロは迫力満点！　ショーのあとに美味しいお寿司を振る舞えば幸福感倍増です。

大規模忘年会を実施する際の注意点と解決策

上記のような理由から、大規模な忘年会を開催したいと思っている企業も多いでしょう。しかし、大規模忘年会を実施する上で考慮しなければならない注意点があります。

主な注意点は以下の2つです。

1. 全員の参加がなかなか難しい
2. 大型の会場が少ない

これらの注意点に対して、プロの視点から解決策をご説明します。

注意点1：大規模な忘年会は全員の参加がなかなか難しい

大規模忘年会は、ある程度の人が集まれる日程で開催する必要がありますが、全員の参加はなかなか難しいのが現状です。

年の瀬の忙しい時期に行われるため、仕事やプライベートの予定などが重なり、なかなか都合がつきにくい人も多いもの。そのため少人数制のイベントより、参加率が低くなることもあります。

解決策1：忘年会の参加率向上施策を打つ

注意点2：大人数が収容できる忘年会会場が少ない

大規模忘年会の悩みのもう1つに、会場の問題があります。通常、全社員が参加するとなれば、社内会議室や飲食店のキャパシティでは実施が難しくなります。

ホテルの大宴会場や大型イベントスペースなどの会場は、そもそも会場数がそう多くありません。開催時期や企画が固まっていない段階で予約を取らなくてはならないうえに、人気で空いていないこともあります。

解決策2：忘年会の会場探しは“プロの手を借りる”

大規模忘年会には他にも注意すべきポイントがある

その他にも、大規模忘年会では注意した方が良いポイントがいくつかあります。

例えば…

• 会場が広く、ステージから席が離れていると、ステージが見づらい
• 司会者を立ててマイクを使ってアナウンスしないと参加者に声が届かない
• 受付や退出に時間がかかり、時間が押してしまう
• 参加者全員が集中して楽しめるイベント選定が難しい　など

これらの大規模忘年会に関するお悩みは、NEO FLAG.のようなプロに相談するのがおすすめ。このようなハードルを丸ごと回避しつつ、最適なイベントプロデュースをご提案します。

久々に開催される大規模な忘年会を参加者全員が楽しめる会にしよう

今回は、100名以上の大型忘年会の魅力、注意点、大人数でも楽しめるイベントアイディアをご紹介しました。参加者全員が楽しめて、後日会社で会った時も会話が弾むような素敵な会にしてくださいね。

大規模忘年会の会場探し＆ケータリング手配はNEO FLAG.におまかせOK！

忘年会は、規模が大きくなればなるほど、内容を充実させたり豪華なものにする楽しみがあるもの。しかしその反面、会場探しは幹事様にとってひと苦労。

年末は他社にとっても忘年会シーズンとなり、特にホテル宴会場を中心に、競争率がぐっと高まるのが悩ましいところですね。

NEO FLAG.ならケータリングと会場の同時注文も可能

「ホテルを会場に大規模忘年会を開催すると会場費用と料理代で予算がかさむ」「でもイベント会場ではミスなくファシリテートするのが難しそう…」という幹事様は、ぜひプロの手を借りることをご検討ください。

NEO FLAG.では、ケータリング事業「NEO DINING.」を展開しています。そのためケータリングと会場の同時注文が可能です。

幹事様の会場探し、ケータリング会社探しの手間が省けるだけでなく、イベント運営のプロであるスタッフがいるため安心です。さらに、会場のレイアウトや料理の配置など細かい部分までお任せできるなどメリットが盛りだくさんです。

お困りの方はぜひ一度ご相談くださいね。

【ダウンロードOK】社内イベントやコミュニケーション活性化に役立つ資料も無料配布！

以下のページでは、コロナ禍の社内イベントや社内コミュニケーション活性化に役立つPDF資料を配布中です。すべてダウンロードは無料です(内容の改ざん、二次配布は禁止とさせていただきます)

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