イベント事例

今回はトヨタ・ブロックチェーン・ラボ様が開催した「グループ横断イベント」のプロデュース事例をご紹介します。

前回に引き続き、二度目のご利用です。

トヨタグループ企業横断型バーチャル組織のグループ横断イベントは「新しい仲間との議論の場」

今回は、トヨタ・ブロックチェーン・ラボ様のケータリング&イベントプロデュース事例です。

「トヨタ・ブロックチェーン・ラボ」とは、トヨタグループ企業の横断型バーチャル組織です。2024年5月、グループ発足から5周年を記念し、対面でのイベントを初開催。

同年11月に行われた今回のイベントは、テーマをさらに発展させ「グループ内外を巻き込んだ、新しい仲間との議論の場」として開催されました。

準備期間約1ヶ月&初開催でも「クオリティの高いイベントを実現できた」 (トヨタ・ブロックチェーン・ラボ様)

イベント当日までのスケジュール

1. 《9月中旬》お問合せ/ヒアリング
2. 《10月上旬》正式お申し込み、運営メンバーとのキックオフ
3. 《10月上旬》料理メニュー提案、全体予算のすり合わせ
4. 《10月下旬》会場レイアウトの策定、進行内容/リハーサルスケジュールの確定、準備物の共有
5. 《11月上旬》最終打ち合わせ、会場下見
6. 《11月中旬》本番

本イベントでは、本番までに打ち合わせを3回実施(オンライン2回、対面1回)。その他、メール等にて幹事様と連携をとりました。

お客様の抱えていた課題&要望

今回のグループ横断イベントを開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

1. 前回の反省を踏まえたレイアウトやオペレーションを相談したい
2. 運営における負担削減

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。

1, 前回の反省を踏まえたレイアウトやオペレーションを相談したい

→まずは参加者の導線を考慮した会場レイアウトを提案。受付やクロークの混雑解消案も併せて案内した。

2,運営における負担削減

→幹事様にイベント運営で必要とされるポジションを提示。当社が担える部分は積極的に提案し、巻き取った。

「トヨタ・ブロックチェーン・ラボ様 グループ横断イベント」のプログラム

上記の解決策を踏まえ、「トヨタ・ブロックチェーン・ラボ様グループ横断イベント」の進行プログラムを作成。

実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。

第1部

1. オープニング
2. セッション

第2部

1. セッション
2. プレゼンテーション

※第2部終了後、懇親会に移行

《手配項目》
音響機材追加手配、スナップ写真、NEO DINING.ケータリング

まずは幹事様と打ち合わせをし、前回のイベント内容を振り返りました。

一度イベントを開催したからこそ見えてきた課題(参加者様の導線やお食事の進捗など)を踏まえ、改めて会場特性を活かしたレイアウト提案をしました。

本イベントは、第2部を終えた後、懇親会へと移行します。その際の会場レイアウトの転換や参加者様へのドリンク配布もスムーズに行うことができました。

ケータリングは、今回のイベントコンセプトに合わせた“ゲスト同士の繋がり”を支えるメニューをご提案。ミシュラン獲得の鈴木剛志シェフが監修した「オリジナルフレンチケータリング」をカスタムしてご提供しました。

前回同様、グループ企業の課長～部長級、取引先のお客様も参加されていたため、おもてなし感、きちんと感を演出できるケータリングに仕上げました。

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

この度は二度目のご利用、まことにありがとうございました。

まずは前回のイベント内容の振り返りから着手し、ゲスト導線や季節柄のクローク対応、お料理内容などを中心に打ち合わせを行いました。

定期開催だからこそ、前回の改善点や良かった点が活かせただけでなく、当日いらっしゃる参加者様に合わせたご提案ができたと思います。  (髙橋 彩)

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