今回は保育園や学童を運営する社会福祉法人 敬愛学園様が開催した「記念祝賀会」の事例をご紹介します。
| 会社名 | 社会福祉法人 敬愛学園様 |
| 業種 | 認可保育園並びに学童保育所の運営 |
| 利用サービス | イベントプロデュース |
| 形式 | リアル開催 |
| 開催場所 | 東京たま未来メッセ |
| 提供実務 | イベント企画/当日運営/司会者派遣/照明・音響サポート/映像制作/会場手配/ケータリング手配 |
| 開催趣旨 | 創立100周年記念パーティー |
| 参加者数 | 約400名以上 |
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団体創立から100周年の節目を祝う「記念祝賀会」
敬愛学園様は東京都八王子市周辺で20の認可保育園、学童保育所の運営を行っています。
今回は団体の創立100周年記念祝賀会でのご利用でした。
通常の社内イベントは、これまで内製化していたとのこと。しかし、「創立100周年」という特別な節目に、400名以上の職員様が集まるということもあり、外部のイベント会社を探していたそうです。
このような背景から、イベント運営とケータリングの両面においてノウハウのある当社へお問い合わせをいただきました。
イベント当日までのスケジュール
- 《6ヶ月前》初回問合せ、ヒアリング
- 《6ヶ月前》進行提案、料理試食
- 《5ヶ月前》運営メンバーとのキックオフ、会場下見、料理提案
- 《4ヶ月前》進行の大枠決定
- 《3ヶ月前》準備物の共有
- 《2ヶ月前》会場レイアウト提案、料理決定
- 《1ヶ月前》司会者打ち合わせ、進行の最終確認
- 本番
お客様の抱えていた課題&要望
今回の記念祝賀会を開催するにあたり、お客様は以下のような課題と希望がありました。
- 大人数でも入場時間を短縮する方法を知りたい
- 食事、運営、会場など、各種調整をする仕切り役がいない
- ゲスト全員が楽しめる食事を提案してほしい
《NEOFLAG.》課題の解決策
当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。
1,大人数でも入場時間を短縮する方法を知りたい
→会場内のレイアウトに工夫を施した。法人ロゴをイメージしたテーブルクロスでエリアを色分け、参加者が自身のテーブルがどこにあるかわかりやすいように配置した。
2,食事、運営、会場など、各種調整をする仕切り役がいない
→会場や各担当者とのすり合わせ、確認などをイベントプロデューサーに集約。これにより、スムーズな連携と準備を実現した。
3,ゲスト全員が楽しめる食事を提案してほしい
→自社の飲食部門(NE O DINING.)より、オリジナルケータリングプランをご提案。また、ビュッフェテーブル周辺の混雑防止のため、食事の提供方法を会場に合わせてコーディネートした。
「敬愛学園様 創立100周年記念式典」のプログラム
上記の解決策を踏まえ、「敬愛学園様 創立100周年記念式典」の進行プログラムを作成。
実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。今回は二部構成での開催。第1部は基調講演、第2部はフードフェスがコンセプトです。
第１部
- 開会の言葉
- 理事長挨拶
- ヒストリームービー
- 基調講演
- 永年勤続表彰
- 閉会の言葉
休憩
第2部
- 開会の言葉
- オープニングアクト
- 乾杯
- 職員インタビュー
- 余興練習風景映像の上映
- 職員による余興
- フィナーレ
- 締めの挨拶
敬愛学園様は、普段のイベントは内製化しているということもあり、幹事の皆さまのチームワークを生かしつつ、準備/運営面を当社がサポートさせていただきました。
幹事様はゲストである職員全員が楽しめるお食事のご提供をご希望されていらっしゃいました。これをうけ、NEO DINING.よりオリジナルプランのケータリングをご提供しました。
本イベントの参加人数は、400名以上。規模の大きいイベントということもあり、幹事様は「参加者がスムーズに着席できないのでは？」と心配していました。これをうけ、当社はテーブルクロスの色分けをご提案。工夫ひとつで、会場入場時に一目でご自身の席が分かるようになりました。
また、ビュッフェテーブル周辺が混み合わないよう、配置にも気を配りました。
参加者の皆さまの笑顔や盛り上がりもとてもよく、後日実施したアンケートでは、「参加者満足度93％」と高い評価をいただきました。
《お客様の声》会場設営に制限がある中、精一杯対応してくれた
使用する会場は当社で指定しました。
公共の施設ということもあり、設営等かなり制限がありましたが、その中で精一杯対応してくれました。
NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント
NEO FLAG. 司会者のコメント
記念すべき100周年の祝賀会。第1部は表彰やセミナーがありカッチリめに。第2部はフードフェスがテーマだったので、お揃いの記念Tシャツを着てテンション高く進行しました。
職員の中でも愛されキャラの先生とのダブル司会でした。そのため打ち合わせの段階から共通点をみつけて結束を深めました。
台本作成からお任せいただきましたが、重要なポイントや見せ場のセリフは、先方の司会に委ねることで、スポットを浴びていただき、先生方から大好評でしたね！
園ごとのステージ発表では、司会台に留まらず、いち観客として全力で楽しみました。そうすることで、最初は控えめに見ていた方々も、徐々に前のめりに参加するようになり、まさにフェス状態に！幹事の方々からも大絶賛のお声をいただき大成功でした。
(NEO FLAG.司会者 小嶋 八千代)
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この度は100周年という大切な節目に携わらせていただき ありがとうございました。
幹事チームの皆様の「来場する職員全員を楽しませたい」という想いは、打合せの際にもすごく伝わってきました。
当日は私たちもとても楽しい一日となりました！
100年の歴史を振り返り、未来への活力へ繋げるイベントになったかと思います！ (髙橋 彩)