今回はR社様が開催した「社内懇親会」のプロデュース事例をご紹介します。
| 会社名 | R社様 |
| 業種 | 半導体・電子材料事業 |
| 利用サービス | イベントプロデュース |
| 形式 | リアル開催 |
| 開催場所 | 五井グランドホテル（千葉県市原市） |
| 提供実務 | イベント企画/司会者派遣 /音響派遣/演出手配/中継カメラマン手配/スナップカメラマン手配/景品手配/ネームカード作成 |
| 開催趣旨 | 社内懇親会 |
| 参加者数 | 約230名 |
| 利用金額 | 約180万円 |
毎年恒例の「事業所の懇親会」を開催
R社様は毎年、事業所の懇親会を実施しています。昨年も当社にイベントプロデュースのご依頼をいただきました。
会の目的は、社内コミュニケーション活性化と、新人や役員をしっかり紹介すること。
今年は幹事様より「昨年を超える楽しい会を実施したい」と当社にご相談をいただきました。
昨年の事例はこちら
イベント当日までのスケジュール
- 《5ヶ月前》お問合せ/進行のご相談
- 《4ヶ月前》会場見学
- 《3ヶ月前》打ち合わせ(ゲームの詳細)
- 《2ヶ月前》打ち合わせ(クイズのデモ&景品)
- 《1ヶ月前》打ち合わせ(司会者との顔合わせ、BGMのご提案)
- 《前日》会場にて最終打ち合わせ
お客様の抱えていた課題&要望
今回の社内懇親会を開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。
- 参加者約230名がしっかりとコミュニケーションを取れる進行
- 楽しいイベントを企画したい
- 前回の反省点を活かした運営
《NEOFLAG.》課題の解決策
当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、以下の内容をご提案。実施いたしました。
1,参加者約230名がしっかりとコミュニケーションを取れる進行
→コミュニケーションの妨げになっていたのは、ビュッフェテーブル付近の渋滞が原因だと考えられたため、各テーブルへのオードブル設置を提案。スタッフを「ビュッフェチーム」と「オードブルチーム」に分け、それぞれ対応することで渋滞を緩和した。
また、コミュニケーションツールとしてネームカードを導入。さらにイベントのプログラム間にしっかりと歓談タイムを確保することで、話しやすい雰囲気と時間づくりを意識した。
2,楽しいイベントを企画したい
→巨大樽ゲームと特殊ビンゴで大盛り上がりだった前回。今回はこれを超えるべく、新人＆役員紹介を兼ねたクイズ大会と携帯電話を使った抽選会を実施した。
3,前回の反省点を活かした運営
→今回はオフィスから近い会場を確保し、時間も早めにスタートした。
また、前回は2時間の会で歓談時間が短かったため、今回は2時間半に設定し、歓談時間を多めにとった。
「R社様 社内懇親会」のプログラム
上記の解決策を踏まえ、「R社様 社内懇親会」の進行プログラムを作成。
実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。
- 開会の辞
- 役員挨拶
- 乾杯
- ビュッフェスタート
- クイズ大会
- 歓談
- りんりんテレフォン(携帯電話を使った抽選会)
- 締めの挨拶
- 集合写真撮影
- 役員退場
R社様はリピート利用のお客様です。昨年も同様の懇親会のイベントプロデュースを担当させていただきました。
今回の懇親会は前回に比べて準備期間が短かった上、人事が入れ替わる4月開催だったため、お忙しい幹事様のフォローをしながら、諸々の変更にもスピーディに対応し、準備を進めました。
懇親会当日は、新人社員の方も役員の皆様も全員大盛り上がり。
入念にシミュレーションを行ったクイズも大成功しました。前回より長めに確保した歓談タイムは、BGMが聞こえなくなるほど賑やかに。参加者の皆様が会場の各所で色々な方とコミュニケーションを楽しまれていました。
2回目の実施だったこともあり、社員の皆様の特徴を十分に把握していたため、盛り上がるイベントをご提案できました。
《お客様の声》目的を果たす、素晴らしい懇親会になった
役員と従業員が自然に交流できるようなコンテンツを盛り込んでいただき、会場全体が温かく、笑顔あふれる雰囲気に包まれました。参加者からも「楽しかった」「役員と話せて嬉しかった」といった声が多く寄せられ、まさに目的を果たす素晴らしい懇親会となりました。
限られた時間の中で、細やかな配慮と柔軟な対応をしていただき、前回同様、NEOFLAG.さんにお願いして本当に良かったと感じております。
今後もぜひ、またご一緒できる機会があればと願っております。
NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント
NEO FLAG. 司会者のコメント
またR社様の皆様にお会いできたのが本当に嬉しかったです！
私も青いコーポレートカラーのコサージュをつけて、準備万端で司会に挑みました。
「新人チャレンジクイズ」では、新人社員の皆様のお顔やお人柄を社員の皆様に知ってもらうことができたと思います。チャレンジ中は、ステージまでツッコミの声が届いておりました。改めて皆様の熱気と温かい空気を感じる会となりました。
(NEO FLAG.司会者 小原)
その他の社内懇親会の事例はこちら
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R社様は、リピートご利用のお客様です。今年もまた一緒にイベントを作れましたこと、大変嬉しかったです。
幹事の皆様の「皆に心から楽しんでもらいたい＆知り合いを増やしてもらいたい！」という想いを絶対に実現したいと思い、一緒に奮闘した4ヶ月でした。 来年はどんな仕掛けをしようか、今から構想を練っております！！
(澤 智子)