イベント事例

今回は、情報・通信業を営む弥生株式会社様が開催した「キックオフイベント」のプロデュース事例をご紹介します。

東京・大阪・札幌の３会場をつなぐ「キックオフイベント」を開催

今回は、情報・通信業を展開する弥生株式会社様のイベントプロデュース事例です。弥生様は、リピート利用のお客様です。

今回のキックオフイベントは、東京・大阪・札幌の３会場。総勢810名が参加します。

幹事様より、「新体制の始動にあたり、全社員がイベントでの“体感”を通して、一体感と文化の共有の場となるキックオフイベントを開催したい」とご相談いただきました。

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25名のプロジェクトメンバーを先導し、充実の社内懇親会に(弥生株式会社様)

イベント当日までのスケジュール

1. 《2ヶ月前》進行のご提案
2. 《1ヶ月半前》演出打ち合わせ
3. 《1ヶ月前》映像打ち合わせ&撮影
4. 《2週間前》進行台本打ち合わせ
5. 《1週間前》全体のすり合わせ
6. 本番

お客様の抱えていた課題&要望

今回のキックオフイベントを開催するにあたり、お客様には以下のような課題と希望がありました。

• 東京・大阪・札幌の3会場をシームレスに繋ぎ、まるで同じ会場にいるかのような体験を提供したい
• 3会場の距離の壁を超えて、参加者に「全員が主役」「お互いに高め合える」と思わせられる演出がしたい
• 新体制の始動にあたり、全社員が“体感”を通じて一体感と文化を共有する場にしたい
• 未来を感じさせられる、新しいコンテンツを盛り込みたい

《NEOFLAG.》課題の解決策

当社の担当イベントプロデューサーは、上記の課題に対し、「AI配席と双方向システムが導く『未来の共創体験』」をご提案。実施いたしました。

まずは、6時間に及ぶキックオフイベントを参加者全員に当事者意識を持ちながら楽しんでいただくため、テクノロジーと進行演出を融合させた3つの核心的な解決策をご提案しました。

まずは、全員参加を促す体験型コンテンツとして、キーノートメッセージとトークライブを実施。

今回はサスティナブルの観点からスマホで閲覧できる「デジタルガイドブック」を採用しました。さらにスマホでリアルタイムで参加できる「Slide投票システム」や「質問投稿」を行うなど、810名全員がイベントの”傍観者”ではなく”当事者”として参加できる仕掛けをしました。

次に、シームレスな3拠点双方向配信です。

物理的な距離を感じさせない配信技術と「3会場の司会者」の連携プレーにより、スムーズな運営と双方向のインタビューを実現。会場間の距離を超え、参加者が常に一体感を感じられる場を創り上げました。

最後は、AIによる「最高のチーム編成」です。

「共創」をテーマにしたワークショップでは、AIを活用した「パーソナルテーブル」システムを導入。事前アンケートに基づき、AIが「最高の相乗効果を生む」チームを自動編成しました。これにより、偶然の出会いによる新たな化学反応を創出しました。

「弥生様 キックオフイベント」のプログラム

上記の解決策を踏まえ、「弥生様 キックオフイベント」の進行プログラムを作成。

実際に行われたイベント内容は以下のとおりです。

1. オープニングムービー
2. オープニングトーク
3. キーノートメッセージ
4. トークライブ
5. 事業発表
6. 表彰

会場転換＆休憩

• 3拠点同時乾杯
• ビュッフェスタート
• ワークショップ
• クロージングメッセージ
• ライブエンドロール

今回の弥生様のキックオフイベントのテーマは「共創」です。これを実現すべく、AIを活用したチーム編成を提案しました。

また、リアルタイムの投票システムや、3会場の意見を集約する「ライブキャンバス」を導入。810名全員が飽きることなく、自分ごととしてイベントを楽しめるようにしました。

イベントのフィナーレを飾ったのは、当日の様子を即座に編集したライブエンドロールです。３会場のスクリーンには6時間におよぶイベントのハイライトとして、参加者の皆様の真剣な表情や笑顔のインタビューが流れ、最後はワークショップで生まれた「未来へのキーワード」を投影しました。東京・大阪・札幌の810名様が一体となり、大きな驚きと感動が生まれました。

新体制の輝かしいスタートを象徴する瞬間として、印象的な時間となりました。

《お客様の声》エンドロールに感動

特にエンドロールはとても感動しました。

当日のスタッフの皆さまの細やかな心配りに助けられ、無事会を終了することができたこと、重ねて厚くお礼申し上げます。

NEO FLAG.イベントプロデューサーのコメント

弥生様のイベントには、3年連続で携わらせていただいております。

今回は、約800名が参加予定の新体制になって初めての会とのこと。幹事様の意図を汲み取り、多くの提案＆ディスカッションをしながら、約2ヵ月間かけて作り上げました。

プログラムには新たなコンテンツ（デジタルガイドブック/slide投票システム/AI配席システム/ライブキャンバス）を追加。参加者様に大いに楽しんでいただきながらも、会社の想いをしっかり伝えることができました。

当日の運営も、ディレクター・スタッフ・MC・配信・会場と最強のチームプレーでスムーズに進めることができ、役員や幹事の皆様にも大変喜んでいただけました。

来年も、弥生様の社員の皆様の活力となるような最高の会を作れることを楽しみにしております。

(澤 智子)

NEO FLAG. 司会者のコメント

2年ぶりに弥生様のイベントの司会をさせていただきました。

今回は前回よりも社員の皆様に勢いがあり、輝いている印象がありました。

初の3拠点同時配信で、幹事様には不安ごとも多かったことと存じます。当日は参加者様が笑顔で交流される姿を拝見し、とても幸せな気持ちになりました。

来年はさらに高みを目指されると伺っております。皆さまの結束力ならスパイラルアップしていけると信じております！(NEO FLAG.司会者 小嶋)

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