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こんにちは！ 法人パーティープロデュースの「NEO FLAG.」です。

年の瀬が近づくと、どこの会社でも話題に上る忘年会。参加するぶんには楽しいかもしれませんが、幹事を任されると「大丈夫だろうか…」と不安になる方も多いのではないでしょうか。

実際、忘年会は他の社内イベントと比べてトラブルが起きやすく、幹事の負担も大きいのが現実です。

本記事では、「忘年会のリアルな失敗談」と「成功に導くための具体的な解決策」をご紹介します。多くの忘年会を大成功させてきたイベントのプロのノウハウをぜひ参考にしてみてくださいね。

約9割！？忘年会の幹事をやりたくない人は多い

OZmallの調査によると、「大人数の宴会の幹事をやってみたい」と回答した人はわずか13.1％にとどまり、実に9割近くの人が幹事役を敬遠していることが明らかになりました。

その理由として最も多かったのは「面倒だから」という回答で全体の51.7％を占め、続いて「時間がない・忙しい」（14.6％）、「参加者に満足してもらえる自信がない」（12.0％）という結果が出ています。

幹事業務は時間と労力を要するわりに感謝されにくく、責任も重いため、多くの人が避けたがるのが現実です。

この調査結果からも分かるように、「大規模な忘年会の幹事の負担は想像以上に大きい」と感じる人が多いのです。

参照元：https://www.ozmall.co.jp/restaurant/party/kanji/40367/

忘年会はトラブルが起きやすい理由

それもそのはず。一般的に忘年会は、トラブルが起きやすい傾向にあります。

その理由は主に以下の5つです。

理由１：年末年始＝繁忙期

年末は多くの企業にとって繁忙期にあたります。通常業務に加えて、決算処理や来年度の準備、客先への挨拶回りなど、様々なタスクが集中する時期です。

そのため幹事自身も忙しく、忘年会の準備に十分な時間を割けないことが多々あります。また参加者も仕事で疲弊しており、準備への協力を得にくいという背景もあるでしょう。

忘年会幹事を任された社員は、限られた時間と人員で準備を進めるも、スムーズにはいかず、結果としてトラブルが発生してしまう…というケースはあります。

理由２：開催頻度が少なく経験やノウハウがない

忘年会は年に一度のイベント。幹事を経験する機会も限られています。そのため社内にノウハウが蓄積されにくく、毎年手探り状態で準備を進めることになりがちです。

これにより幹事自身が「忘年会で発生しうるトラブルとその解決策」を想定できていないケースも多いです。実際に忘年会当日、トラブルに直面して初めて気づくのです。

理由３：参加者数が多い

忘年会は部署や職位の垣根を超えた、大規模な社内イベントとして行われることが多いもの。そのため参加者が数百名規模になることも少なくありません。

参加者が多いほど、食事の好み、アレルギーの有無、参加可能な日程など、調整すべき項目が増えていきます。

また、予算の管理や会場の手配も複雑になり、幹事の負担は格段に大きくなります。さらに、当日の進行管理や時間配分も難しくなるため、経験の浅い幹事には大きなプレッシャーとなるでしょう。

理由４：社長や役員も参加する忘年会は緊張する

社長や役員などの経営陣も参加する忘年会もあります。楽しい忘年会のはずが「失敗が許されない」という重圧から、幹事にとっては気が抜けない緊張の時間に…。フレキシブルな立ち回りが困難となり、トラブルを招いてしまうこともあるようです。

また、普段接する機会の少ない上層部の好みや要望を把握するのは難しく、どのような企画なら喜んでもらえるか分からず悩むことも。これに加えて、社風や参加者のニーズを反映した適切なプログラムにする必要もあり、バランス感覚が求められます。

理由５：参加者の飲酒量が増えがち

忘年会では「年忘れ」を理由に、いつもよりも酒量が増える参加者も多いでしょう。経営層から若手社員まで参加する忘年会で、それぞれがお酒を飲み、酔ってしまうとなかなか会の進行をするのが難しい場面もあります。

酔った参加者を幹事ひとりでまとめ上げるのは至難の業です。「社員が酔って備品を壊してしまった」「ほろ酔いの社長のスピーチが長引き、会場に追加費用を請求された」というトラブルがないよう、複数名で対策にあたり、注意したいものです。

忘年会幹事の失敗談その１：ドタバタの準備で当日トラブルが連発…

ここからは、実際に寄せられた失敗談と解決策をセットでご紹介します。まずは忘年会の準備に関するトラブルです。

A社：田中さんのケース

解決策：事前に「忘年会準備チェックリスト」と「全体スケジュール」を用意しよう

忘年会の準備を成功させるためには、体系的なチェックリストと明確なスケジュールが不可欠です。忘年会の開催2ヶ月前から当日まで、時系列で必要なタスクを書き出し、整理するのがおすすめです。

例えば…

• 参加者への案内送付
• 会場予約の段取り
• 料理の内容確認
• 当日の進行表作成　など

各項目には、必ず担当者と期限を設定しましょう。

特に重要なのは、予約の再確認です。会場、料理、備品など、約1週間前には最終確認を行うと安心ですね。

忘年会幹事の失敗談その２：予算オーバーor大幅に余った

幹事経験者から、忘年会の予算にまつわる失敗談も寄せられました。

B社：山田さんのケース

C社：佐々木さんのケース

解決策：忘年会のゴールから逆算して、何に/いくら使うか判断しよう

まずは予算配分を決める前に、“今年の忘年会は何を最重視するか”を明確にしましょう。

例えば以下のように、ゴールから逆算して、予算組みをするイメージです。

• 社員同士の親睦を深めたい→交流促進につながるレクリエーションを重視
• 会社の業績アップを祝いたい→料理&ドリンクで社員へ還元することを重視
• 周年記念祝いも合わせて祝いたい→記念品や写真撮影で記憶と記録に残すことを重視

忘年会の目的が明確になれば、どの項目にどれくらいの予算を割くべきかが見えてきます。メリハリのある予算配分にすれば、参加者満足度も上がりますよ。

解決策：忘年会費の予算管理表を作り適切に管理しよう

予算管理の失敗を防ぐには、詳細な予算管理表の作成が重要です。まずは予想される全ての費用項目を洗い出し、それぞれに予算を配分します。

以下の項目は一例です。

会場費	ホテル宴会場やイベントスペースなどの会場予約にかかる費用
飲食費	参加者に提供する料理と飲み物代
ゲスト/司会費	余興ゲストや司会者に支払う費
備品レンタル費	マイクやプロジェクター、スクリーンなどの備品使用代
景品代	参加者に贈る景品代
その他 雑費	各種演出や余興で使用する物品

また、会場や各業者に見積もりを取る際は、税込み価格で計算し、10%程度の予備費も確保しておきましょう。

参加者数の変動に備えて、最少催行人数と最大参加人数での予算シミュレーションも行っておくとさらに安心です。

解決策：余った予算は景品やプチギフトに回して参加者満足度アップ

予算が余った場合は、参加者全員に喜んでもらえるアイテムに活用しましょう。ゲームやレクリエーションの景品を豪華にしたり、全員に配布するプチギフトを用意しても◎。

おすすめのプチギフトは、お菓子の詰め合わせや文具類、入浴剤セットなど。実用的で持ち帰りやすいものがいいですね。

忘年会幹事の失敗談その３：びっくりするほど盛り上がらなかった…

1年を締めくくる忘年会だからこそ、盛り上がって終えたいもの。しかし、そう上手くはいかなかった失敗談もあります。

D社：佐藤さんのケース

解決策：プロ司会者を呼んで盛り上げてもらう

盛り上がりに欠ける忘年会を避けたいなら、プロ司会者にMCを依頼することをおすすめします。

NEOFLAG.では、忘年会への司会者派遣も行なっています。

経験豊富な司会者が、参加者の年齢層や社風に合わせて、自然に場を盛り上げてくれます。司会者がいることで、幹事も当日は忘年会を楽しむことができ、全体の雰囲気も良くなりますよ。

解決策：チーム対抗戦ゲームで自然とコミュニケーション活性化につながる

チーム対抗戦ゲームは、社内コミュニケーション活性化に効果的です。クイズ大会、ビンゴゲーム、簡単な体を使ったゲームなど、誰でも参加しやすい内容を選びましょう。

チーム戦にすることで、普段あまり話さない同僚とも自然に会話が生まれ、一体感も生まれます。景品は豪華な1位の賞品だけでなく、参加賞も用意して、全員が楽しめるような工夫をすることがポイントです。

忘年会幹事の失敗談その４：料理が微妙で社長の顔から笑顔が消えた

会社主導で行うことの多い忘年会。多くの参加者は、美味しい料理に対する期待値が高いのではないでしょうか。料理に関する失敗談も寄せられています。

E社：鈴木さんのケース

解決策：参加者層に合う料理選びを心がけよう

忘年会の料理選びは、参加者の年齢層や好みを十分に考慮することが重要です。

役員や年配の方が多い場合は、和食や上品な洋食を中心としたメニューが好まれる傾向があります。一方、若手中心の会社であれば、ボリューミーな主食があるコースやプランを選ぶと良いでしょう。

また、アレルギーや宗教的な制約がある参加者がいないかも事前に確認すると◎。全員が安心して食事を楽しめる環境を整えられると良いですね。

解決策：ビュッフェ形式のケータリングなら食べる量も個人で調整できる

ビュッフェ形式のケータリングサービスを利用すれば、参加者それぞれが好みの料理を好きな分だけ取ることができます。年配の方は控えめに、食べ盛りの若手はたっぷりと、個人のペースに合わせて食事を楽しめるのが大きなメリットです。

当社が運営するケータリングの「NEODINING.」は料理の種類も豊富で、和洋中様々な選択肢があるため、多様な好みにお応えできます。

また通常のケータリングメニューに加え、ご要望に応じて提供する「オリジナルケータリングプラン」にも対応しているため、参加者満足度の高い料理をお届けできます。

忘年会幹事の失敗談その５：直前まで会場が決まらず、会社から徒歩20分の居酒屋に…

大人数が参加する社内忘年会。会場に関する失敗談は、参加者数が増えるほど深刻かもしれません。

F社：高橋さんのケース

会場は収容人数が多ければ多いほど競争率が高い(ホテル宴会場、レストラン貸切など)

大人数での忘年会を成功させるには、早めの会場確保が絶対条件です。

特に100名以上を収容できるホテル宴会場やレストランは、11月～12月に予約が殺到します。幹事は開催3ヶ月前、遅くとも2ヶ月前には仮予約を入れておきましょう。

複数の候補会場を押さえておき、参加人数が確定した段階で最適な会場を選択するという方法もあります。

アクセスやロケーションが良く、コストとのバランスが優れた人気の会場ほど早い者勝ちになります。そのため忘年会の日程が決まったらすぐに行動を起こすことが重要です。

解決策：オフィスを会場に「社内忘年会」にしても◎

忘年会の会場確保に苦労している場合は、オフィス内での忘年会開催も一つの選択肢です。

大会議室や社員食堂などを会場にすれば、移動の手間もゼロ。そのため社員の参加率も向上します。ワークスペースを会場にする際も、デスクの配置を変えてパーティースペースを作り、照明や装飾を工夫すれば、いつものオフィスとは違った特別な雰囲気を演出できます。

NEODINING.のようなケータリングを利用すれば、料理やドリンクも問題ありません。

会場費が浮いた分、スイーツケータリングやローストビーフカッティングを追加するなど、料理を豪華にすれば参加者からも喜ばれます。

忘年会幹事の失敗談その６：参加者が想定の1/3に。忘年会の会場がスカスカ

せっかく企画した忘年会。大人数でにぎやかに楽しいひと時を過ごしたいものですが…参加率が上がらず悩んだ失敗談をご紹介します。

G社：伊藤さんのケース

解決策：１ヶ月前には開催日を決定しよう

参加者数を正確に把握するためには、早めの日程確定と案内の送付が不可欠です。

理想的には開催2ヶ月前、遅くとも1ヶ月前には開催日時と会場を決定し、参加可否の回答期限を設定しましょう。

年末は他社の忘年会やプライベートの予定も集中します。そのため早めに忘年会の案内をすることで参加を促すことができます。

また、複数の候補日を提示して事前アンケートを実施し、最も参加率の高い日程を選ぶという方法をとってもよいでしょう。

解決策：数回に分けてリマインドメールを送ろう

前述した通り、師走は忙しい方が多いもの。そのため忘年会の案内も一度だけでは回答率が低くなりがちです。初回案内の後、忘年会2週間前、7日前、3日前など、段階的にリマインドメールを送信しましょう。

ただし、毎回同じ内容では効果が薄いため、メッセージの内容を変えることが重要です。

「過去最高に楽しい忘年会企画を準備中」「ビンゴは豪華景品をご用意」「美味しい料理をお楽しみに」など、参加への期待感を高める内容を盛り込むのがベストです。

また、未回答者には個別にフォローの連絡を入れることで、最終的な参加率を向上させることができます。

忘年会幹事の失敗談その７：景品選びのセンスが悪かったのかも…

参加者が期待を寄せる忘年会の景品。だからこそ選ぶ側のセンスが試され、プレッシャーもかかります。

H社：中村さんのケース

解決策：複数名の幹事で景品の内容と点数を話し合おう

忘年会の景品選びの失敗を避けるためには、幹事一人の判断に頼らず、複数名で相談することが重要です。例えば年齢層、性別、家族構成が異なる幹事メンバーで景品アイデアを出し合い、客観的な視点で評価すると良いでしょう。

また、商品券やギフトカードなど、受け取った人が自由に使えるアイテムを上位景品に設定すれば、好みの違いによる失敗を避けることができますよ。

失敗やトラブルを回避したいなら忘年会の準備&案内は早めが吉

今回ご紹介した失敗談から学べるのは、「早めの準備」「詳細な計画立案」「参加者目線での企画」の重要性です。

特に会場確保や参加者への案内は、できるだけ早期に行うことがトラブル回避の鍵となります。また、一人で全てを抱え込まず、複数の幹事で役割分担したり、プロのサービスを活用することで、負担を軽減しながら質の高い忘年会を開催できるでしょう。

忘年会の幹事は確かに大変な役割ですが、事前準備と適切なアクションをとることで成功に導くことができます。

年に一度の大切な忘年会を成功させ、参加者全員に喜んでもらえるよう、ぜひ今回の解決策を参考にしてみてください。お困りの際は一人で抱えこまず、ぜひ当社にご相談くださいね。

忘年会で失敗したくないならイベントプロデュースのNEOFLAG.にご相談を

イベントプロデュースのNEOFLAG.は、社内コミュニケーションを活性化させるイベント関連サービスを複数展開しています。開催形式もオンライン・リアル・ハイブリッドなど、あらゆる形式に対応OK。これまで社内表彰式や周年記念パーティーなど、さまざまな規模のイベントを合計2000件以上手がけてまいりました。

年に一度の忘年会でも多くの企業・団体様にご利用いただいています。

そのため多種多様なイベントのノウハウも豊富です。忘年会のプログラムや演出/進行アイデアなら、当社におまかせください。一般的なイベント運営マニュアルにはない、プロの視点からお客様のお悩みを解決します。ぜひご相談くださいね。

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